Team beheren (Basis): Toegang & Toegewezenen

Het beheren van heel veel taken door veel teamleden kan snel verwarrend worden. Door klanten, taken, klussen en facturen aan specifieke teamleden toe te wijzen, blijven bedrijfseigenaars en de administratie op de hoogte van wie wat doet en naar wie ze moeten gaan als er vragen opduiken. Leer alles over het toewijzen van teamleden Toegewezenen.

Hier behandeld:

• Account toegang geven
• Volgende rekeningen
• pijplijn toegang geven
• selecteren Opdracht Toegewezenen
• Taak selecteren Toegewezenen
• Factuur selecteren Toegewezenen

Webinar - Effective team management and communication! Friday, 1 pm EST. Register here

Account toegang geven

Teamleden zijn beperkt tot TaxDome totdat ze daadwerkelijk aan een account zijn toegewezen. Zodra dat het geval is, kunnen ze klant informatie bekijken en bewerken, documenten uploaden, facturen maken, berichten versturen, notities maken, gekoppelde contactpersonen bekijken en nog veel meer. Kijk hier voor meer informatie.

Alleen een bedrijfseigenaar of admin kan teamleden toegang geven tot accounts. Er zijn verschillende manieren:

• Geef teamleden standaard toegang (d.w.z. toegang tot alle accounts).
• Teamleden toewijzen aan specifieke accounts.
• Teamleden toewijzen tijdens het aanmaken of importeren van accounts.
• Teamleden in bulk toewijzen aan bestaande accounts.
• Gebruik pijplijn automatiseringen om teamleden tijdelijk toegang te geven tot accounts.

Kijk hier voor meer informatie.

Volgende rekeningen

Wanneer teamleden een account volgen, ontvangen ze meldingen over de activiteit van de account (of ze nu aan de account zijn toegewezen of niet). Kijk hier voor meer informatie.

To learn how to add and delete account followers, go to the detailed article.

pijplijn toegang geven

Teamleden krijgen toegang tot pijplijnen in het Bewerk pijplijn venster Beschikbaar voor sectie (hieronder) in plaats van dat ze aan hen worden toegewezen.

Het volgende gebeurt wanneer een teamlid wordt toegevoegd aan hetBewerken pijplijn aan het veld Beschikbaar voor:

• They see the pipeline on their Workflow > Pipelines page.
• Ze kunnen taken toevoegen, bewerken en verplaatsen van fase naar fase voor de aan hen toegewezen accounts.
• They have access to the Workflow section, where they can see and access all pipelines and jobs for their assigned accounts.

Tip: Om de taken van de account te kunnen zien in een pijplijn, moet een teamlid toegang hebben tot zowel de pijplijn als de account. Er is een snelle manier om hen toegang te geven: vermeld hen in een reactie op Opdracht . Ze krijgen een melding in hun Inbox+of ze toegang hebben of niet en kunnen ze toegang aanvragen. Eenmaal toegestaan, hebben ze toegang tot zowel de account als de pijplijn.

selecteren Opdracht Toegewezenen

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Met Opdracht Toegewezenen kun je zien wie verantwoordelijk is voor een specifieke Opdracht. Je kunt ook filteren op Toegewezene. Je kunt zoveel Toegewezenen instellen als je wilt voor elke Opdracht.

Hier zijn enkele voorbeelden van hoe je kunt profiteren van het toevoegen van Toegewezenen aan vacatures:

• Opdracht tracker: als je medewerkers hebt die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van de voortgang op Opdracht , kun je alle taken aan hen toewijzen. Deze persoon kan dan alle taken van alle pijplijnen op één pagina zien.
• Een toegewijd team: omdat de Opdracht verschillende Toegewezenen kan hebben, wil je het misschien toewijzen aan alle mensen die eraan zullen werken.
• Onafhankelijk teamwerk: Als verschillende mensen een deel van een Opdracht op verschillende fasen van het proces uitvoeren, kan Toegewezenen worden gewijzigd wanneer dat nodig is. U kunt bijvoorbeeld een Opdracht toewijzen aan de klant manager bij de eerste fase, dan aan de voorbereider bij de volgende fase, dan aan de reviewer, enzovoort. Teamleden kunnen opmerkingen voor elkaar achterlaten op de Opdracht kaart. Ze kunnen ook documenten, notities, enz. linken zodat de persoon die aan de volgende stap van de Opdracht werkt een volledig beeld heeft.

Teamleden kunnen op vijf manieren aan taken worden toegewezen:

• Door een pijplijn automatisering te gebruiken
• In een Opdracht kaart in het Toegewezenen veld
• Binnen een Opdrachtsjabloon in het Toegewezenen veld

• On the Workflow > Jobs page. Click on the name in the JOB ASSIGNEE column and select one or more assignees. If more than one is selected, you will see the number of additional assignees to the right. Hover over it to see their names.

• On the Workflow > Job recurrences page. Click on the Assignee field in the ASSIGNEES column and select one or more assignees. If more than one is selected, you will see the number of additional assignees to the right. Hover it over to see their names.

Je kunt zelfs kiezen of je de Toegewezene op de Opdracht kaart wilt zien. Lees meer over het aanpassen van Opdracht kaarten.

Filter je lijst met vacatures op Toegewezene met behulp van de Teamfilter op de pagina Vacatures .

Je kunt ook alle taken binnen een pijplijn volgen met het Opdracht Toegewezene filter:

Opmerking: Onthoud dat taken naar pijplijnen gaan. Teamleden die aan taken zijn toegewezen, moeten ook toegang hebben tot de pijplijnen die deze taken bevatten.

Taak selecteren Toegewezenen

Wijs zoveel teamleden toe aan een taak als nodig is in het Taakvenster in het Toegewezenen veld (hieronder).

Als een taak is gekoppeld aan een Opdracht, kan de Toegewezene op elk moment eenvoudig worden gewijzigd binnen de Opdracht . Kijk hier voor meer informatie.

Schakel Taak toewijzen aan Opdracht Toegewezene in de automatisering Taak maken in de instellingen pijplijn in, zodat de Opdracht en taak Toegewezene dezelfde persoon zijn.

Team members can see their tasks on one page by navigating to  Workflow > Tasks from the left menu bar. They don’t need access to the accounts or pipelines the tasks are for to view and edit them.

Tip: The Update Account Access pipeline automation allows you to create tasks for specific team members, giving them temporary access to accounts. For example, a stage in a pipeline might include a Review documents task for a specific team member. To learn more, go here.

Factuur selecteren Toegewezenen

Het teamlid dat aan een factuur is toegewezen, krijgt krediet voor het uitvoeren van de diensten die op de factuur staan. Standaard wordt de factuur toegewezen aan de persoon die de factuur aanmaakt. Meer informatie vind je hier. 

Een bedrijfseigenaar, admin of teamlid met toegang tot Facturen beheren en Teamgenoten toewijzen kan de Toegewezene wijzigen.