e-mail Bijlagen Beveiliging
e-mail bijlagen: zijn ze veilig? Laten we eens kijken hoe TaxDome omgaat met de bestanden die je bijvoegt bij e-mails verzonden vanaf je portaal of wanneer je documenten deelt met derden.
Ten eerste zijn er twee opties voor het bijvoegen van bestanden bij e-mails verzonden vanaf TaxDome:
- Selecteer bestanden van uw computer bij het samenstellen van een e-mail. Wanneer u deze optie gebruikt, worden bestanden als een gewone bijlage bij de e-mail gevoegd (hetzelfde als hoe Gmail het doet).
- Selecteer bestanden die eerder zijn geüpload naar TaxDome wanneer u de functie Documenten delen met derden gebruikt. In dit geval worden bestanden bijgevoegd via een link:
- Als ELKE e-mail ontvanger een account heeft op TaxDome, is de link beveiligd - d.w.z. de gebruiker moet inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord om de link te zien.
- Als ten minste één ontvanger geen TaxDome account heeft, wordt het bestand nog steeds ingesloten via een link, maar deze is onveilig (iedereen met de link heeft toegang tot het bestand). Je kunt een vervaldatum instellen om het risico van een datalek te verkleinen.
Samengevat is het versturen van gevoelige bestanden als e-mail bijlage onveilig. Bestanden versturen met een share link in plaats van een e-mail bijlage is veel veiliger. Overweeg dus om bestanden te selecteren op TaxDome wanneer je e-mails verstuurt en controleer dubbel of de ontvanger een TaxDome klant account heeft.
Bovendien bieden gedeelde links veel meer controle over verzonden bestanden dankzij het bestand audit trail. Je kunt altijd het IP-adres, de browser, het besturingssysteem en de tijdzone achterhalen van een persoon die het document heeft bekeken via de verzonden link. Bij beveiligde koppelingen kun je ook hun naam en e-mail bekijken.
