e-mail (Basis): Overzicht

Met deze e-mail functie hoef je je Gmail of een app van derden niet te gebruiken terwijl je werkt. Synchroniseer je e-mail account met TaxDome om al je TaxDome business op één plek te bewaren en je heen-en-weer geloop met klanten te verbeteren.

e-mailuitgelegd

e-mail is een beveiligde geïntegreerde functie die e-mails verstuurt vanuit je e-mail account en waarmee je correspondentie rechtstreeks op je TaxDome portaal kunt bekijken (e-mails die je hebt verzonden en klanten' antwoorden daarop).

Om e-mails te versturen vanaf TaxDome, moet je eerst je huidige e-mail account synchroniseren met TaxDome.

Voordat je begint: e-mail sync

Hoe het werkt

e-mail sync is een van de belangrijkste kenmerken van je reis op TaxDome :

Het doorzoekt al je e-mails in je externe e-mail account (bijv. Google).
Het vindt e-mails die zijn verzonden naar/ontvangen van je klanten.
Het kopieert e-mails naar je TaxDome web portaal en houdt ze gesorteerd op klanten.
Je kunt ook de communicatiefunctionaliteit e-mail gebruiken (berichten versturen, e-mails namens jou versturen, e-mail bijlagen automatisch opslaan en een handtekening aanpassen).

Sync is niet ingesteld	✓ Sync is ingesteld
Je kunt e-mails niet verzenden en ontvangen via TaxDome	Je verstuurt e-mails vanaf TaxDome en gebruikt alle functies die aan dit type communicatie zijn verbonden
Je maakt handmatig mappen aan voor elke individuele klant in de inbox van je e-mail provider.	Alle e-mails van je klanten worden automatisch gekopieerd uit de inbox van je provider en gesorteerd in TaxDome
Je controleert je e-mail inbox en riskeert iets tijdgevoeligs te missen	Je ontvangt meldingen over nieuwe e-mails van je klanten in Inbox+
Teamleden die werken aan klanten sturen je cc's en je inbox e-mail zit er vol mee.	Je bekijkt e-mails van de klanten van teamleden onder het e-mail tabblad in klant profielen
Je downloadt bijlagen (documenten en andere bestanden) die zijn verzonden door klanten handmatig.	Bijlagen worden automatisch opgeslagen in het TaxDome web. portaal
Teamleden kunnen geen e-mails namens jou versturen en het verstoort de automatisering	Teamleden sturen e-mails zonder jou erbij te betrekken en Opdracht kaarten van fase naar fase kunnen automatisch worden verplaatst.
U beheert e-mail handtekeningen aan de kant van uw e-mail provider, en het is van toepassing op alle e-mails	U kunt de e-mail handtekening aanpassen, die alleen wordt toegepast op e-mails verzonden vanaf TaxDome

Wie heeft het nodig?

Zodat alle e-mails nauwkeurig worden gesynchroniseerd en weergegeven in TaxDome:

1. Schakel synchronisatie in voor het account van de eigenaar van het bedrijf.

2. Vraag teamleden om hun accounts te synchroniseren.

3. Activeer de synchronisatieknop wanneer u klanten ' contacten toevoegt.

Merk op dat e-mail synchroniseren voor klanten niet betekent dat ze het bericht zullen ontvangen dat je hebt verzonden in hun TaxDome klant portaal . Ze kunnen e-mails alleen bekijken in hun e-mail accountinbox. Als de e-mail sync toggle is uitgeschakeld, zal er geen e-mail tabblad in de klant profielen (tussen Facturen en Voorstellen & EL's).

Hoe synchroniseren

Het maakt niet uit welke e-mail provider je gebruikt. TaxDome ondersteunt een IMAP-verbinding en kan gesynchroniseerd worden met alle e-mail providers. Als je echter een van de grote providers gebruikt (Google, Outlook, Microsoft 365), verloopt de synchronisatie soepel en gemakkelijk in een paar klikken.

In een notendop, vind de e-mail sync sectie in je Accountinstellingen. Geef vervolgens je e-mail adres op, klik op Uw e-mail synchroniseren en volg de instructies. Wanneer de synchronisatie is voltooid, kun je de verbonden functies beheren:

Stuur e-mails (individueel en in bulk)

Wanneer je alles hebt ingesteld wat nodig is (e-mail synchronisatie en configuraties), kun je beginnen met het verzenden van e-mails naar je klanten. TaxDome geeft flexibiliteit en keuze.

Je kunt e-mail een individuele klant of veel klanten tegelijk gebruiken met in-bulkverzending. Je kunt e-mail inhoud vanaf nul maken of e-mail sjablonen gebruiken om shortcodes om berichten te personaliseren.

Daarnaast kun je een e-mail inplannen om op een toekomstige datum te versturen.

automatiseren e-mails

e-mails behoren tot de meest voorkomende acties in de boekhoudsector (en daarbuiten). Je kunt eenvoudig e-mails automatiseren met TaxDome. In het 1040 (belastingaangifte)-proces wordt het geautomatiseerd versturen van e-mail bijvoorbeeld vaak gebruikt voor de volgende acties:

Welkom bij de portaal
Groet die terugkeert klanten
Bericht dat een manager de ontvangen documenten bekijkt
Succesvolle afronding van de belastingaangifte
Verzoek om de kwaliteit van het werk te evalueren

Let op! Automatisering kan vereisen dat teamleden namens jou e-mails kunnen versturen. Om een automatiseringsfout te voorkomen, moet je teamleden toestaan om namens jou e-mails te versturen.

Hoe te werken met e-mails nadat ze zijn verzonden

Correspondentie met de klant wordt verzameld in het e-mail tabblad in het profiel van klant(als e-mail is gesynchroniseerd). Er zijn drie subtabbladen:

Inbox: Hier zijn alle huidige chatdiscussies (je e-mails en eventuele antwoorden)
Verzonden: Hier zijn alle e-mails die je hebt verzonden naar een klant (als er een antwoord is, wordt dit weergegeven in de thread)
Gepland: Hier zijn alle geplande e-mails

U kunt naar het e-mail tabblad van de specifieke klant door te klikken op Ga naar thread na het verzenden van een e-mail.

Om de inhoud van een e-mail of een chat thread te bekijken, klikt u erop. Klik op drie stippen om een thread af te drukken of om deze te dempen als u geen meldingen wilt ontvangen.

Afhankelijk van je voorkeuren voor meldingen, ontvang je mogelijk een melding van een antwoord van klant op e-mail of/en in de Inbox+ sectie.

e-mail FAQ

Kunnen we sommige e-mails verwijderen van TaxDome?

Je kunt een specifieke e-mail niet verwijderen uit een klant, en dat is ook niet mogelijk, omdat de e-mail sync de e-mails uit je e-mail inbox spiegelt.