Automatisch Verplaatsen (Basis): Verplaats Opdracht automatisch wanneer klant verzoek wordt ingediend

Als je werkt aan een Opdracht, moet je misschien dringend ontbrekende informatie opzoeken. Je bent bijvoorbeeld bezig met een belastingaangifte en je vindt geen documentatie ter ondersteuning van aftrekposten, zoals ontvangstbewijzen voor medische kosten. Met de functie klant kun je snel de ontbrekende informatie vinden. Het is echter belangrijk om het onderdeel van het proces te maken, zodat wanneer de benodigde informatie is ontvangen, de Opdracht kaart automatisch naar de volgende pijplijn fase gaat. Laten we dieper ingaan op deze automatiseringsmagie. 

Stap 1. Verzend verzoeken en koppel ze aan vacatures

1. Zodra je ontdekt dat je belangrijke informatie nodig hebt van de klant, maak je een verzoek aan en verstuur je het. Nuttige tips voor het opstellen van een verzoek:

• Verduidelijk een paar vragen die gebruikers direct kunnen beantwoorden. Als je veel details moet weten, is deze aanvraagfunctie misschien niet geschikt voor jou en kun je beter een organizer te sturen. 
• Zorg ervoor dat de vragen verplicht zijn, zodat klanten ze niet kan overslaan (standaard zijn ze dat). Om dit te controleren klik je op het tandwielpictogram en controleer je of de optie Verplicht is ingeschakeld.
• Bepaal of het mogelijk is dat een klant een vraag beantwoordt zonder autorisatie in de portaal en schakel in dat geval Aanmelden vereist uit.

2. Koppel het verzoek aan de Opdracht waaraan je werkt. Je kunt dit doen wanneer je een verzoek aanmaakt of op elk gewenst moment later vanuit de lijst Verzoeken in het profiel van klant.

Wanneer een klant het verzoek indient, of wanneer je het verzoek status wijzigt in Voltooid, gaat de Opdracht naar de volgende fase. Maar dit werkt alleen als Automatisch Verplaatsen is ingeschakeld. 

Stap 2. Zorg ervoor dat Automatisch Verplaatsen is ingeschakeld

Om de magie van de automatisering te laten gebeuren, moet de knop Automatisch Verplaatsen jobs voor de huidige fase ingeschakeld zijn. Dit zorgt ervoor dat wanneer de klant antwoorden op je onderzoeksvragen verstuurt, de Opdracht automatisch naar de volgende fase gaat. 

Dat is het. Wanneer jouw klant een antwoord indient, gaat de Opdracht kaart automatisch naar de volgende fase na het herladen, zoals voorspeld. Hieronder hebben we gedemonstreerd hoe het werkt: links zie je het zicht van de klant's kant, en rechts dat van jou.