Automatiseringsvoorbeelden (Basis): bijwerken Opdracht Toegewezenen

Wanneer je bedrijf veel werknemers heeft, onderhouden de verschillende mensen de Opdracht op verschillende pijplijn fasen . Het is heel gemakkelijk om een fout te maken als je taken handmatig opnieuw toewijst. In plaats daarvan kunt u Opdracht Toegewezenen automatisch laten toevoegen en verwijderen op bepaalde fasen van de workflow.

Hier behandeld:

• Stap 1. Definieer Opdracht Toegewezenen voor specifieke pijplijn fasen
• Stap 2. De automatisering "Update Opdracht Toegewezene " instellen
• Stap 3. Noteer de volgorde van de automatiseringen
• Opdracht Toegewezenen wijzigen bij het verplaatsen of toevoegen van taken

Stap 1. Definieer Opdracht Toegewezenen

Met Opdracht Toegewezenen kun je zien wie verantwoordelijk is voor een specifieke Opdracht en kun je ook filteren op elke Toegewezene. Je kunt zoveel Toegewezenen instellen als je wilt voor elke Opdracht en je kunt ze allemaal laten weergeven in je Opdracht kaarten zolang je die optie hebt ingeschakeld in je pijplijn's instellingen.

Voordat je de automatisering toevoegt, moet je beslissen welk teamlid een Opdracht toegewezen moet krijgen en wanneer ze het nodig hebben. Dat hangt af van de rol of verantwoordelijkheden van je teamlid, want je verkoopmanager/fiscalist/revisor/etc. kan alleen verantwoordelijk zijn voor een Opdracht tijdens een bepaalde periode. workflow fase. Je kunt bijvoorbeeld een Opdracht toewijzen aan een klant manager in de eerste fase, dan aan de voorbereider in de volgende, dan aan de beoordelaar, enzovoort.

Stap 2. De automatisering "Update Opdracht Toegewezene " instellen

Volg deze stappen om ervoor te zorgen dat al je medewerkers worden toegewezen aan de Opdracht terwijl ze hun taak uitvoeren:

1. Ga naar de instellingen oppijplijn , kies de fase waaraan je de automatisering wilt toevoegen, klik op de link Automatiseringen toevoegen en kies vervolgens Update Opdracht Toegewezenen in het vervolgkeuzemenu. Kies het teamlid of de teamleden uit de accountlijst.

2. Selecteer tijdens het aanmaken van de automatisering medewerkers die je automatisch wilt toevoegen of verwijderen als Opdracht Toegewezenen .

De automatisering kan op verschillende manieren worden geconfigureerd:

• Wis bestaande Toegewezenen op + Voeg Toegewezenen leeg toe:
  Als een Opdracht deze fase binnenkomt, worden toegewezen werknemers niet meer toegewezen en wordt de Opdracht niet meer toegewezen.
• Wis bestaande Toegewezenen op + Add Toegewezenen ingevuld:
  Wanneer een Opdracht deze fase invult, worden toegewezen werknemers niet langer toegewezen en worden de werknemers die vermeld staan in het veld Toegewezenen toevoegenin plaats daarvan toegewezen aan Opdracht .
• Wis bestaande Toegewezenen uit + Vul Toegewezenen in:
  Wanneer een Opdracht deze fase invult, blijven toegewezen medewerkers toegewezen aan de Opdracht en worden degenen die in het veld Toegewezenen toevoegenvermeld staan ook toegewezen.
• Wis bestaande Toegewezenen uit + Verwijder Toegewezenen gevuld:
  Als een Opdracht deze fase invult, worden de werknemers die vermeld staan in het veld Verwijderen Toegewezenen niet langer aangesteld.
• Toevoegen Toegewezenen gevuld + Verwijderen Toegewezenen gevuld:
  Wanneer een Opdracht deze fase invoert, worden de werknemers die vermeld staan in het veld Toevoegen Toegewezenen toegewezen aan de Opdracht en worden de werknemers die vermeld staan in het veld Verwijderen Toegewezenen niet toegewezen.

Zodra een Opdracht de fase binnenkomt, wordt de Opdracht Toegewezene automatisch bijgewerkt.

Let op! Voor de Update Opdracht Toegewezene maakt het niet uit of de knop Automatisch Verplaatsen jobs voor fase is ingeschakeld. De automatisering wordt automatisch geactiveerd en vereist geen acties van de klant of de firmakant om te worden voltooid. Er zijn ook geen elementen gekoppeld aan de Opdracht wanneer de automatisering wordt geactiveerd.

Stap 3. Noteer de volgorde van de automatiseringen

Als je complexe pijplijnen bouwt met behulp van Update Opdracht Toegewezenen automatisering en voorwaardelijke fasen en automatiseringen, moet je rekening houden met de volgorde van automatiseringen. Houd er rekening mee dat automatiseringen een voor een worden geactiveerd, van de eerste naar de laatste. 

Vergelijk de twee afbeeldingen hieronder voor een beter begrip. 

• In het voorbeeld links wordt een taak aangemaakt voor een teamlid dat op een vorige fase is toegewezen aan Opdracht en vervolgens wordt de Opdracht toegewezen aan een ander teamlid.
• In het voorbeeld rechts wordt de Opdracht eerst toegewezen aan een nieuw teamlid en vervolgens wordt de taak aangemaakt voor dit specifieke teamlid.

Om de volgorde van automatiseringen te wijzigen, klik je op een automatisering in de fase, beweeg je de muis over het pictogram Verplaatsen en sleep je de automatisering. 

Tip! Als u tijdens het aanmaken van Taaksjabloon niet zeker bent over de specifieke taak Toegewezene, kunt u deze leeg laten en vervolgens de optie Taak toewijzen aan Opdracht Toegewezene in Automatisering van taak aanmaken inschakelen in combinatie met de Update Opdracht Toegewezenen automatisering. Op deze manier wordt de taak toegewezen aan een teamlid dat is toegewezen aan een Opdracht nadat de automatisering is geactiveerd. Lees meer over het matchen van taak Toegewezene met Opdracht Toegewezene .

Opdracht Toegewezenen wijzigen bij het verplaatsen of toevoegen van taken

De opties die je kiest in de instellingen pijplijn zijn de standaardopties. Je kunt echter altijd beslissen welke teamleden worden toegewezen of verwijderd wanneer je je taken handmatig verplaatst of toevoegt aan de pijplijn.

Als er een Update Opdracht Toegewezene automatisering is gemaakt in een geselecteerde fase waarnaar je taken verplaatst, wordt deze weergegeven in een pop-upvenster. Je hebt de volgende opties:

• Als je wilt dat de automatisering wordt gestart met de standaardinstellingen, laat het dan zoals het is
• Als je niet wilt dat de automatisering wordt geactiveerd, schakel je het selectievakje uit
• Als je de instellingen voor Toegewezenen wilt wijzigen, voeg dan de gewenste instellingen toe of verwijder ze.
• Als u alle bestaande Toegewezenen voor de Opdracht wilt wissen, schakelt u aanWis bestaande Toegewezenen

Je kunt ook de toegewezen teamleden zien vanuit de kanban-weergave en Toegewezenen toevoegen of verwijderen door ter plekke een Opdracht kaart te bewerken.