Automatiseringsvoorbeelden (Basis): bijwerken Opdracht Toegewezenen

When your firm has many employees, the different people maintain the job on different pipeline stages. It is really easy to make a mistake when you reassign jobs manually. Instead, you can have job assignees added and removed automatically at certain stages of the workflow.

Hier behandeld:

• Stap 1. Definieer Opdracht Toegewezenen voor specifieke pijplijn fasen
• Step 2. Set up the "Update job assignee" automation
• Stap 3. Noteer de volgorde van de automatiseringen
• Opdracht Toegewezenen wijzigen bij het verplaatsen of toevoegen van taken

Stap 1. Definieer Opdracht Toegewezenen

Met Opdracht Toegewezenen kun je zien wie verantwoordelijk is voor een specifieke Opdracht en kun je ook filteren op elke Toegewezene. Je kunt zoveel Toegewezenen instellen als je wilt voor elke Opdracht en je kunt ze allemaal laten weergeven in je Opdracht kaarten zolang je die optie hebt ingeschakeld in je pijplijn's instellingen.

Before adding the automation, you have to decide which team member should be assigned to a job and when they need it. That depends on your team member's role or responsibilities, since your sales manager/tax preparer/reviewer/etc. could be responsible for a job only during a certain workflow stage. For example, you can have a job assigned to a client manager in the first stage, then to the preparer in the next one, then to the reviewer, and so on.

Step 2. Set up the "Update job assignee" automation

Volg deze stappen om ervoor te zorgen dat al je medewerkers worden toegewezen aan de Opdracht terwijl ze hun taak uitvoeren:

1. Go to the pipeline settings, choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update job assignees in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

2. Selecteer tijdens het aanmaken van de automatisering medewerkers die je automatisch wilt toevoegen of verwijderen als Opdracht Toegewezenen .

De automatisering kan op verschillende manieren worden geconfigureerd:

• Wis bestaande Toegewezenen op + Voeg Toegewezenen leeg toe:
  Als een Opdracht deze fase binnenkomt, worden toegewezen werknemers niet meer toegewezen en wordt de Opdracht niet meer toegewezen.
• Wis bestaande Toegewezenen op + Add Toegewezenen ingevuld:
  Wanneer een Opdracht deze fase invult, worden toegewezen werknemers niet langer toegewezen en worden de werknemers die vermeld staan in het veld Toegewezenen toevoegenin plaats daarvan toegewezen aan Opdracht .
• Wis bestaande Toegewezenen uit + Vul Toegewezenen in:
  Wanneer een Opdracht deze fase invult, blijven toegewezen medewerkers toegewezen aan de Opdracht en worden degenen die in het veld Toegewezenen toevoegenvermeld staan ook toegewezen.
• Wis bestaande Toegewezenen uit + Verwijder Toegewezenen gevuld:
  Als een Opdracht deze fase invult, worden de werknemers die vermeld staan in het veld Verwijderen Toegewezenen niet langer aangesteld.
• Toevoegen Toegewezenen gevuld + Verwijderen Toegewezenen gevuld:
  Wanneer een Opdracht deze fase invoert, worden de werknemers die vermeld staan in het veld Toevoegen Toegewezenen toegewezen aan de Opdracht en worden de werknemers die vermeld staan in het veld Verwijderen Toegewezenen niet toegewezen.

Zodra een Opdracht de fase binnenkomt, wordt de Opdracht Toegewezene automatisch bijgewerkt.

Note! For the Update job assignee automation,it doesn't matter if the automove jobs toggle for the stage is turned on. The automation is triggered automatically and doesn't require actions from either the client or the firm side to be completed. Also, no elements are linked to the job when the automation is triggered.

Stap 3. Noteer de volgorde van de automatiseringen

When building complex pipelines using Update job assignees automation and conditional stages and automations, be aware of the order of automations. Take into consideration that automations are triggered one by one, from first to last. 

Vergelijk de twee afbeeldingen hieronder voor een beter begrip. 

• In het voorbeeld links wordt een taak aangemaakt voor een teamlid dat op een vorige fase is toegewezen aan Opdracht en vervolgens wordt de Opdracht toegewezen aan een ander teamlid.
• In het voorbeeld rechts wordt de Opdracht eerst toegewezen aan een nieuw teamlid en vervolgens wordt de taak aangemaakt voor dit specifieke teamlid.

Om de volgorde van automatiseringen te wijzigen, klik je op een automatisering in de fase, beweeg je de muis over het pictogram Verplaatsen en sleep je de automatisering. 

Tip! If, during the task template creation, you are uncertain about the specific task assignee, you can leave it blank and then enable the Assign task to job assignee toggle in Create task automation in conjunction with the Update job assignees automation. This way, the task will be assigned to a team member who was assigned to a job after the automation is triggered. Read more on matching task assignee with job assignee.

Opdracht Toegewezenen wijzigen bij het verplaatsen of toevoegen van taken

De opties die je kiest in de instellingen pijplijn zijn de standaardopties. Je kunt echter altijd beslissen welke teamleden worden toegewezen of verwijderd wanneer je je taken handmatig verplaatst of toevoegt aan de pijplijn.

If there is an Update job assignee automation created inside a selected stage you are moving jobs to, it is displayed on a pop-up. You have the following options:

• Als je wilt dat de automatisering wordt gestart met de standaardinstellingen, laat het dan zoals het is
• Als je niet wilt dat de automatisering wordt geactiveerd, schakel je het selectievakje uit
• Als je de instellingen voor Toegewezenen wilt wijzigen, voeg dan de gewenste instellingen toe of verwijder ze.
• Als u alle bestaande Toegewezenen voor de Opdracht wilt wissen, schakelt u aanWis bestaande Toegewezenen

Je kunt ook de toegewezen teamleden zien vanuit de kanban-weergave en Toegewezenen toevoegen of verwijderen door ter plekke een Opdracht kaart te bewerken.