Instellingen (geavanceerd): Uw TaxDome instellen - gegenereerd e-mails
Er zijn verschillende soorten door het systeem gegenereerde e-mails op TaxDome. Hoewel hun standaardinstellingen zijn geconfigureerd voor de meest benodigde instellingen, kun je ze ook aanpassen.
e-mails van TaxDome tot bedrijfseigenaar
Deze door het systeem gegenereerde e-mails informeert de bedrijfseigenaar over TaxDome trial, registratie, abonnement en teamlidregistratie.
- De taal van deze e-mails komt overeen met de taal die is ingesteld voor de account van de eigenaar in Instellingen.
- Je ontvangt deze meldingen altijd op je login e-mail, niet op de e-mail die is gesynchroniseerd met TaxDome.
Standaard e-mails van uw bedrijf aan klanten
Deze door het systeem gegenereerde e-mails worden verzonden naar klanten wanneer ze worden gevraagd een organizer in te vullen, een document te uploaden of een voorstel te ondertekenen of wanneer ze worden herinnerd aan een lopende actie die ze moeten voltooien. Ze worden verzonden naar alle contactpersonen van een klant account die Verwittigen hebben ingeschakeld. Controleer of meldingen zijn ingeschakeld door de Verwittigen kolom in de lijst met accounts.
De taal van deze letters komt overeen met de taal die de bedrijfseigenaar heeft gekozen voor zijn portaal of Windows app.
In door het systeem gegenereerde e-mails:
- Het woord "TaxDome" komt niet voor
- Je bedrijfsnaam wordt bovenaan weergegeven
- Als de contactpersoon naar wie de e-mail wordt gestuurd aan meer dan één account is gekoppeld, wordt de accountnaam naast de bedrijfsnaam weergegeven (zodat de klant weet bij welke account hij of zij moet inloggen).
- Het adres, telefoonnummer en website van je bedrijf worden weergegeven in de voettekst (in je Instellingen > Bedrijfsinstellingen in Contactgegevens sectie).
- Het veld Reply to bevat het e-mail dat is opgegeven in Default reply-to address for system e-mails (in uw Instellingen > Bedrijfsinstellingen in Contactgegevens sectie);
- Het BCC-veld van door het systeem gegenereerde e-mails bevat de e-mail die is opgegeven in Kopieën ontvangen (BCC) van systeem e-mails verzonden naar klanten (in uw Instellingen > Bedrijfsinstellingen in Contactgegevens sectie);
Aangepaste e-mails van uw bedrijf naar klanten
Je kunt alle door het systeem gegenereerde e-mails die van je bedrijf naar klanten wordt gestuurd aanpassen door de voettekst te wijzigen. Deze instellingen kunnen worden gewijzigd door een bedrijfseigenaar of admin.
- Verberg het adres, telefoonnummer en website van je bedrijf (de informatie die je hebt opgegeven in je Instellingen > Bedrijfsinstellingen in Contactgegevens sectie)
- Toon je sociale netwerk links (voeg ze toe in je Instellingen > Bedrijfsinstellingen in Sociale media links sectie)
- Toon het logo van je bedrijf bovenaan (upload het in je Instellingen > Bedrijfsinstellingen in Logo uploaden sectie)
- De inhoud van het bericht, samen met de takenlijst van klant, opnemen in e-mail meldingen over nieuwe berichten in de chat thread (hieronder beschreven in Context weergeven in e-mail meldingen);
Configureer systeemgegenereerd e-mails in je Instellingen > Bedrijfsinstellingen in Systeemgegenereerd e-mails sectie , schakel je voorkeuren in;
e-mails van bedrijf naar teamleden
Teamleden ontvangen e-mails van twee soorten:
Melding e-mails op klant activiteit
Deze door het systeem gegenereerde e-mails informeren je over alle TaxDome activiteit met betrekking tot klanten, zoals nieuwe berichten, automatisch aangemaakte taken, ingediende organizers, enzovoort.
- De taal van deze e-mails komt overeen met de taal die is ingesteld voor de account van het teamlid in Instellingen.
- Je ontvangt deze meldingen altijd op je login e-mail, niet op de e-mail gesynchroniseerd met TaxDome
- Je kunt meldingen in- en uitschakelen op basis van je voorkeuren voor meldingen
- Je kunt meldingen voor specifieke klanten in- en uitschakelen door de volgende accountinstellingen te wijzigen
Melding e-mails op account teamlid
Deze door het systeem gegenereerde e-mails informeren teamleden over hun eigen TaxDome portaal accounts - bijvoorbeeld wanneer ze hun wachtwoord resetten, hun account activeren, enz. Dit omvat ook e-mails over de toegewezen klanten acties van teamleden, zoals het beantwoorden van een bericht, het ondertekenen van een voorstel, enz. Teamleden kunnen kiezen welke e-mail meldingen ze willen ontvangen.
De taal van deze e-mails komt overeen met de taal die is ingesteld voor de account van het teamlid in Instellingen van de portaal. Voor alle door het systeem gegenereerde e-mail:
- Het woord "TaxDome" verschijnt niet (behalve als het e-mail gaat over een accountactivering, een wachtwoord update of een uitnodiging onboarding ).
- De bedrijfsnaam wordt bovenaan weergegeven.
- De velden Reply-to en BCC zijn leeg.
- Berichtinhoud in e-mail meldingen over nieuwe berichten in de chat thread wordt standaard weergegeven (meer informatie in Context weergeven in e-mail meldingen)
Context weergeven in e-mail meldingen
Deze instelling kan in twee stappen worden in- of uitgeschakeld door een bedrijfseigenaar of beheerder:
-
Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen
- Update de context schakelt naar uw voorkeursinstellingen in Systeemgegenereerde e-mail;
Zo wordt de e-mail melding met berichtcontext weergegeven op klant:
Standaardtaal van uw e-mails
De standaardtaal voor alle e-mails die vanaf TaxDome wordt verzonden, wordt bepaald tijdens de registratie. Een bedrijfseigenaar of beheerder kan dit echter op elk moment wijzigen. Ga hiervoor naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen in de linker menubalk en ga naar Internationale instellingen sectie, selecteer vervolgens de gewenste taal.
Dit zal de taal veranderen van e-mails zoals:
- De uitnodiging om een nieuwe account aan te maken voor een klant
- De uitnodiging om een nieuwe account aan te maken voor een teamlid
- De melding over een factuur die is aangemaakt
- De melding over een verzonden organizer
- De melding over een nieuw chat thread of nieuw bericht
- De melding over het uploaden van een nieuw document of een document dat moet worden goedgekeurd
Opmerking: Als je teamleden en klanten een andere taal selecteren voor hun portaal, ontvangen ze e-mails in de taal van hun keuze.