Instellingen (geavanceerd): Uw TaxDome instellen -Gegenereerd e-mails
Er zijn verschillende soorten door het systeem gegenereerde e-mails op TaxDome. Hoewel hun standaardinstellingen zijn geconfigureerd voor de meest benodigde instellingen, kun je ze ook aanpassen.
Hier behandeld:
- e-mails Van TaxDome tot bedrijfseigenaar
- Standaard e-mails Van uw bedrijf naar klanten
- Aangepaste e-mails van uw bedrijf naar klanten
- e-mails Van uw bedrijf naar teamleden
- Context weergeven in e-mail meldingen op berichten
- Standaardtaal van uw e-mails
e-mails Van TaxDome tot bedrijfseigenaar
Deze door het systeem gegenereerde e-mails informeert de bedrijfseigenaar over TaxDome trial, registratie, abonnement en teamlidregistratie.
- De taal van deze e-mails komt overeen met de taal die is ingesteld voor de account van de eigenaar in Instellingen (zie het artikel).
- Je ontvangt deze meldingen altijd op je login e-mail, niet op de e-mail die is gesynchroniseerd met TaxDome.
Standaard e-mails Van uw bedrijf naar klanten
Deze door het systeem gegenereerde e-mails worden verstuurd naar klanten wanneer ze worden gevraagd een organizer in te vullen, een document te uploaden of een voorstel te ondertekenen, of wanneer ze worden herinnerd aan een actie die ze moeten voltooien. Ze worden verstuurd naar alle contactpersonen van een klant account die Verwittigen hebben ingeschakeld. Hier vindt u meer informatie over meldingen.
De taal van deze e-mails komt overeen met de taal die door de bedrijfseigenaar is ingesteld voor het bedrijf (zie het artikel).
In door het systeem gegenereerde e-mails:
- Het woord "TaxDome" komt niet voor.
- Je bedrijfsnaam wordt bovenaan weergegeven.
- Als de contactpersoon naar wie de e-mail wordt gestuurd aan meer dan één account is gekoppeld, wordt de accountnaam naast de bedrijfsnaam weergegeven (zodat de klant weet bij welke account hij of zij moet inloggen).
- Het adres, telefoonnummer en telefoonnummer van uw bedrijf website worden weergegeven in de voettekst (wat u in uw Instellingen > Bedrijfsinstellingen in de Contactgegevens sectie). Voor meer details, klik hier.
- Het veld Antwoord aan bevat de e-mail die is opgegeven in Standaard antwoord-naar e-mail voor systeem e-mails (in uw Instellingen > Bedrijfsinstellingen in de Contactgegevens sectie).
- De BCC veld van door het systeem gegenereerde e-mails bevat de e-mail gespecificeerd in Wilt u een kopie ontvangen van systeemwaarschuwingen die TaxDome naar klanten stuurt? (in uw Instellingen > Bedrijfsinstellingen binnen de Contactgegevens sectie).
Aangepaste e-mails van uw bedrijf naar klanten
Je kunt alle door het systeem gegenereerde e-mails die van je bedrijf naar klanten wordt gestuurd aanpassen door de voettekst te wijzigen. Deze instellingen kunnen worden gewijzigd door een bedrijfseigenaar of admin.
- Verberg het adres, telefoonnummer en telefoonnummer van uw bedrijf website (de informatie die u in uw Instellingen > Bedrijfsinstellingen in de Contactgegevens sectie).
- Toon uw koppelingen naar sociale netwerken (voeg ze toe in de Sociale-mediakoppelingen sectie in Instellingen > Bedrijfsinstellingen).
- Toon het logo van je bedrijf bovenaan (upload het in de Logo upload sectie in Instellingen > Bedrijfsinstellingen).
- Berichtinhoud inclusief de klant takenlijst opnemen in e-mail meldingen over nieuwe berichten in de chat thread (hierboven beschreven in Context weergeven in e-mail meldingen)
Om de door het systeem gegenereerde e-mails te configureren:
- Navigeer naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen.
- Schakel in het gedeelte Systeemgegenereerd e-mails sectie uw voorkeuren in.
Als je alle opties inschakelt, ziet je door het systeem gegenereerde e-mails er zo uit:
e-mails Van het bedrijf naar teamleden
Teamleden ontvangen e-mails van twee soorten:
Melding e-mails op klant Activiteit
Deze door het systeem gegenereerde e-mails informeren je over alle TaxDome activiteit met betrekking tot klanten, zoals nieuwe berichten, automatisch aangemaakte taken, ingediende organizers, enzovoort.
- De taal van deze e-mails komt overeen met de taal die is ingesteld voor de account van het teamlid in Instellingen (zie het artikel).
- Je ontvangt deze meldingen altijd op je login e-mail, niet op de e-mail die is gesynchroniseerd met TaxDome.
- Je kunt meldingen voor verschillende gebeurtenissen in- en uitschakelen (zie het artikel).
- Je kunt meldingen voor specifieke klanten in- en uitschakelen door de volgende accountopties te wijzigen (zie het artikel).
Melding e-mails op account teamlid
Deze door het systeem gegenereerde e-mails informeren teamleden over hun eigen TaxDome portaal accounts, bijvoorbeeld wanneer ze hun wachtwoord resetten, hun account activeren, enz. Dit omvat ook e-mails over toegewezen klanten teamleden die acties uitvoeren, zoals het beantwoorden van een bericht, het ondertekenen van een voorstel, enz. Teamleden kunnen kiezen welke e-mail meldingen ze willen ontvangen.
De taal van deze e-mails komt overeen met de taal die is ingesteld voor de account van het teamlid in Instellingen (zie het artikel).
Met alle teamleden systeemgegenereerd e-mail:
- Het woord "TaxDome" niet verschijnt (behalve wanneer de e-mail gaat over een accountactivering, een wachtwoord update, of een onboarding uitnodiging).
- De bedrijfsnaam wordt bovenaan weergegeven.
- De velden Reply-to en BCC zijn leeg.
- Berichtinhoud in e-mail meldingen over nieuwe berichten in de chat thread wordt standaard weergegeven (meer informatie in Context weergeven in e-mail meldingen)
Context weergeven in e-mail meldingen op berichten
Deze instelling kan in twee stappen worden in- en uitgeschakeld door een bedrijfseigenaar of beheerder:
-
Navigeer naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen.
- Update De context schakelt naar de gewenste instellingen
Zo wordt de e-mail melding met berichtcontext weergegeven op klant:
Standaardtaal van uw e-mails
De standaardtaal van alle e-mails verzonden vanaf TaxDome wordt ingesteld wanneer u zich registreert voor TaxDome. Deze kan echter op elk moment worden gewijzigd door een bedrijfseigenaar of beheerder. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen in de linker menubalk, kies de gewenste taal in de Internationale instellingen sectie.
Dit zal de taal veranderen van e-mails zoals:
- De uitnodiging om een nieuwe account aan te maken voor een klant
- De uitnodiging om een nieuwe account aan te maken voor een teamlid
- De melding over een factuur die is aangemaakt
- De melding over een verzonden organizer
- De melding over een nieuw chat thread of nieuw bericht
- De melding over het uploaden van een nieuw document of een document dat moet worden goedgekeurd
Opmerking: Als je teamleden en klanten een andere taal selecteren voor hun portaal, ontvangen ze e-mails in de taal van hun keuze.