Voorstellen & terugkerende facturen: beheren welke contactpersoon/contactpersonen ondertekeningsbevoegdheid hebben

Aan sommige van je accounts kunnen meerdere contactpersonen gekoppeld zijn. Wanneer je voorstellen of terugkerende facturen bespreekt, is het cruciaal om dit in gedachten te houden omdat je moet begrijpen welke gebruikers van de account moeten ondertekenen. Hier leggen we dit in detail uit, samen met een handleiding om te zien of een voorstel is ondertekend.

Hier behandeld:

• Ondertekeningsbevoegdheid, uitgelegd
• Ondertekeningsbevoegdheid uitschakelen
• Hoe weet ik dat klanten een voorstel heeft ondertekend?
• Bekijken welke klant accounts hangende en/of gedeeltelijk ondertekende voorstellen hebben

Ondertekeningsbevoegdheid, uitgelegd

De instelling Ondertekeningsbevoegdheid in het profiel van de account wordt voor elke contactpersoon afzonderlijk geconfigureerd. Beschouw deze instelling als een soort 'toegangsrechten' voor je klanten. 

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Merk hieronder op dat er Ondertekeningsbevoegdheid staat onder het adres e-mail van de contactpersoon.

Als dit is ingeschakeld, kunnen contactpersonen:

• Onderteken voorstellen en voer betalingsgegevens in voor de facturen die erin staan.
• Onderteken terugkerende facturen en voer betalingsgegevens in. 

Er is echter een verschil in hoe het werkt voor beide functies: 

• Voor voorstellen moeten alle gebruikers met ondertekeningsbevoegdheid ondertekenen (de laatste die ondertekent, moet de betalingsgegevens invoeren als een voorstel een factuur bevat). Het voorstel wordt als ondertekend beschouwd wanneer alle gebruikers hebben ondertekend. 
• Voor terugkerende facturen moet minstens één gebruiker met ondertekeningsbevoegdheid de betalingsgegevens invoeren en ondertekenen. Nadat één gebruiker heeft ondertekend, wordt een terugkerende factuur actief en is er geen andere actie nodig van de andere contactpersonen van de account.

Let op het volgende over de instelling Ondertekeningsbevoegdheid :

• Als de ondertekeningsbevoegdheid is uitgeschakeld voor alle contactpersonen die zijn gekoppeld aan een account, is er niemand om een voorstel/ periodieke factuur naar toe te sturen. Inbox+ melding met een lijst van contactpersonen die niet kunnen ondertekenen. Dergelijke contactpersonen ontvangen geen meldingen.
• Zodra een voorstel is verzonden, kun je geen ondertekenaars meer toevoegen. Als je wijzigingen wilt aanbrengen, verwijder je het voorstel, selecteer je de gewenste instellingen voor elke contactpersoon en verstuur je een nieuw voorstel.
• Als één contactpersoon een voorstel ondertekent en anderen dat niet doen, maar vervolgens worden verwijderd, wordt het voorstel als volledig ondertekend beschouwd. Je ontvangt een bericht om je dit te laten weten in je Inbox+.

Ondertekeningsbevoegdheid uitschakelen

Standaard hebben alle contactpersonen met inlogtoegang de instelling Ondertekeningsbevoegdheid ingeschakeld. Je kunt dit uitschakelen door naar het tabblad Info van het profiel klant te gaan en op de drie puntjes rechts van de naam van de contactpersoon te klikken. 

Dit is het moment waarop je de ondertekeningsbevoegdheid voor gebruikers wilt uitschakelen: 

• Een van de contactpersonen van de gezinsaccount is een echtgenoot. Het uitschakelen van de ondertekeningsbevoegdheid voor hen zal het ondertekenen van het voorstel versnellen omdat alleen de hoofdgebruiker van de account hoeft te ondertekenen.
• Je hebt verschillende bedrijfsleden toegevoegd aan de business account. Door de ondertekeningsbevoegdheid uit te schakelen voor degenen onder hen die geen beslissingsbevoegdheid hebben, kun je ervoor zorgen dat ze de terugkerende factuur niet per ongeluk ondertekenen. 

Hoe weet ik dat klanten een voorstel heeft ondertekend?

Zodra de gebruiker van een account een voorstel heeft ondertekend, ontvang je een melding in je e-mail en Inbox+. Klik op de naam van het document of op de knop Ga naar... Link om de handtekening te controleren status.

Als meerdere contactpersonen die aan de account zijn gekoppeld ondertekeningsbevoegdheid hebben ingeschakeld, zie je welke contactpersonen het document wel of niet hebben ondertekend.

Let op! Je kunt je meldingsvoorkeuren op elk moment wijzigen.

Bekijken welke klant accounts hangende en/of gedeeltelijk ondertekende voorstellen hebben

Je kunt zien welke voorstellen gedeeltelijk zijn ondertekend door naar Facturering > Voorstellen & EL's te gaan in de linker menubalk of naar het tabblad Voorstellen & EL's van het profiel van een klant account. Het eerste cijfer van de kolom ONDERTEKENEN geeft het aantal contactpersonen aan dat aan de account is gekoppeld en het voorstel heeft ondertekend; het tweede cijfer geeft het totale aantal vereiste ondertekenaars aan.

Het is ook mogelijk om je lijst met klant accounts te filteren om te zien welke gedeeltelijk ondertekende voorstellen hebben:

1. Ga naar klanten > Accounts in de linker menubalk en klik vervolgens op de vervolgkeuzelijst + Filter .

2. From   Proposals & ELs select Partially Signed.