Instellingen (Basis): Handtekeningen

When managing e-signatures, it's important to balance security, convenience and legal compliance. In this article, we’ll explore how you can enhance the security of your e-signatures by enabling knowledge-based authentication (KBA), qualified or advanced electronic signatures (QES/AdES) and customizing the default date format. We’ll also look at allowing e-signing without logging in for the client's convenience or requiring them to log in for added security.

Require login for e-signature

By default, all your clients who use the client portal must log into it when you request them to sign a document. This way, nobody else can use their link to sign a document without their credentials. 

However, if you want to allow your clients an easier e-signature experience, you can allow them to sign documents without logging in. Then, they'll just need to click a link in the email and sign a document right away. If they want to, they'll be able to log into the portal from the document page.

To enable or disable this setting:

1. Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu.
2. In the Signatures section, enable/disable the Require login for e-signature toggle.

Note! If you add non-clients as signers when requesting signatures, they don't need to log in to sign, disregarding this setting. 

Kennisgebaseerde verificatie inschakelen/uitschakelen (KBA)

Kennisgebaseerde Authenticatie (KBA ) voegt een extra beveiligingslaag toe aan e-signing door de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren aan de hand van zijn antwoorden op kennisgebaseerde vragen (alleen voor uw VS klanten ). Standaard is dit ingeschakeld voor alle Amerikaanse bedrijven en uitgeschakeld voor niet-Amerikaanse bedrijven. Als u echter diensten verleent aan klanten in de VS, kunt u deze functie in- of uitschakelen, ongeacht de locatie van uw bedrijf.  

Om dit te doen:

1. Go to  Settings > Firm settings from the sidebar menu.

2. In the Signatures section, enable/disable the Show KBA verification toggle.

When this toggle is enabled, you can require KBA when requesting the signature.

Note! After toggling on the Show KBA verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each KBA attempt will be charged (here are the prices per attempt in different currencies). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance history/audit trail. For details, go to the article on Firm balance.   

Inschakelen/uitschakelen gekwalificeerde elektronische handtekening (QES/AdES)

Gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekeningen (QES/AdES) zorgen voor naleving van de hoogste normen voor elektronische handtekeningen (alleen voor uw EU klanten ) en voldoen aan de eisen van Europese regelgevende instanties (eIDAS). Standaard is dit ingeschakeld voor alle EU-bedrijven en uitgeschakeld voor niet-EU-bedrijven. Als u echter diensten levert aan klanten in de EU, kunt u de functie in- of uitschakelen, ongeacht de locatie van uw bedrijf.

Om dit te doen:

1. Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu.
2. In the Signatures section, enable/disable the Show QES/AdES verification toggle.

When this toggle is enabled, you can activate QES/AdES when requesting the signature.

Note! After toggling on the Show QES/AdES verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each QES/AdES signature will be charged (here are the prices per signature). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance history/audit trail. For details, go to the article on Firm balance.  

QES/AdES aanbieders

Zodra u de opties QES/AdES hebt ingeschakeld in de Handtekeningen sectie van uw pagina, kunt u providers selecteren die voor u beschikbaar zijn om verder te gaan met / . Bedrijfsinstellingen pagina, kunt u providers selecteren die voor u beschikbaar zijn klanten om verder te gaan met QES/AdES. Uw klanten kan een van de providers kiezen die u hebt geselecteerd. Volg deze stappen:

1. Klik op de link QES/ AdES providers bewerken onder de optie QES / AdES verificatie weergeven. Je ziet de lijst met QES/AdES providers met landendekking en prijs per e-handtekening.

2. Selecteer providers en klik op Opslaan. We raden aan alleen providers te selecteren die beschikbaar zijn op je klanten' locatie.

Opmerking! Het bewerken van providers heeft geen invloed op QES/AdES handtekeningen die u al hebt aangevraagd. Om de providers voor de verzonden QES/AdES handtekeningaanvraag te wijzigen, annuleert u deze eerst, bewerkt u vervolgens de providers en vraagt u de QES/AdES handtekening opnieuw aan.

Je standaard datumnotatie voor e-handtekeningen wijzigen

Het kan nodig zijn om een specifieke datumnotatie te selecteren voor e-handtekeningen (uitgezonderd de QES/AdES handtekening) in documenten om verschillende wettelijke redenen. In TaxDome heb je de flexibiliteit om de standaard datumnotatie te kiezen die zal worden toegepast op alle e-handtekeningen.

Volg deze stappen om de standaard datumnotatie te wijzigen:

1. Go to  Settings > Firm settings from the sidebar menu.

2. Selecteer de datumnotatie in het vervolgkeuzemenu Standaarddatumnotatie voor e-handtekeningen opsectie.

U kunt een van de volgende datumnotaties selecteren:

• MMM-DD-YYYY - deze indeling is standaard geselecteerd voor alle bedrijven
• MM-DD-JJJ
• MM.DD.JJJJ
• DD-MM-JJJ
• DD/MM/JJJJ
• DD.MM.JJJJ
• JJJJ/MM/DD
• JJJJ/DD/MM

Na het selecteren van de standaard datumnotatie wordt deze automatisch weergegeven voor alle nieuwe handtekeningverzoeken.

Opmerking! Het wijzigen van de standaard datumnotatie heeft geen invloed op eerder geselecteerde datumnotaties in uw handtekeningsjablonen.