Automatisch Verplaatsen (Basis): Taken maken & koppelen aan taken
Je kunt je taken automatisch laten aanmaken en toewijzen om tijd te besparen bij het verdelen en delegeren van taken. Hoewel TaxDome de meeste van uw routinematige en herhaalde processen automatiseert, moet uw team nog steeds de handmatige aspecten van de Opdracht uitvoeren, zoals opdrachten die moeten worden voorbereid of formulieren die moeten worden beoordeeld. Naarmate uw medewerkers hun deel van de Opdracht uitvoeren en taken markeren als voltooid, kunnen uw taken automatisch naar de volgende fase van de pijplijn gaan.
Stel de taakverdeling fase in en activeer Automatisch Verplaatsen
Elk Opdracht vereist een reeks taken, zoals het verkrijgen van een klant Om een voorstel te ondertekenen, vult u een organizer of upload een document. TaxDome stelt u in staat om uw pijplijnen zodat taken vanzelf worden gecreëerd naarmate de banen vorderen. Het is een enorme tijdsbesparing bij het instellen van uw pijplijnen om automatisch taken te genereren op verschillende fasen.
Een voorbeeld nodig? Voeg een taak voor Managerbeoordeling toe aan de taak Beoordeling fase van een pijplijn, zodat wanneer taken die fase bereiken, teamleden die verantwoordelijk zijn voor de taken automatisch de taak krijgen toegewezen om de retourzendingen te beoordelen.
Het startpunt voor het geautomatiseerd maken van taken is het selecteren van een geschikte fase in uw workflow. Volg deze stappen:
- Je hebt een Taaksjabloon met opdrachten die je automatisch wilt delegeren. Als je er geen hebt, kun je deze maken door op Nieuwe sjabloon te klikken wanneer je de automatisering toevoegt. De sjabloon kan subtaken bevatten om al het handmatige werk dat in uw team wordt verwerkt voor elk van hen weer te geven klant (bijv. het aanvragen van een e-handtekening, het aanvragen van goedkeuring, het vergrendelen van een document aan een factuur, enz.)
- Zorg ervoor dat je een fase in je pijplijn hebt voor nieuwe taken en voeg dan de automatisering Taak maken toe. Zodra de Opdracht deze fase invoert, wordt er automatisch een nieuwe taak toegewezen aan het verantwoordelijke teamlid. Tegelijkertijd wordt de taak automatisch gekoppeld aan de Opdracht en ontvangt je medewerker een melding over het nieuwe werk.
- Zorg ervoor dat je de Automatisch Verplaatsen taken aan hebt staan voor de fase . Op deze manier wordt de Opdracht automatisch verplaatst naar de volgende fase zodra alle taken zijn uitgevoerd.
Opmerking! Als de Opdracht de taakverdeling fase invoert zonder een Toegewezene, zal de taak toewijzen aan Opdracht Toegewezene toggle voor de automatisering van de taak aanmaken de taak Toegewezene toepassen die is geselecteerd in de Taaksjabloon (indien aanwezig).
Taak handmatig koppelen aan een Opdracht
In sommige gevallen wil je taken ook handmatig aan taken koppelen. Je wilt bijvoorbeeld de taak Vraag de klant om aanvullende inkomensinformatie koppelen aan een aangifte Individuele belastingen Opdracht. Zodra de taak handmatig is gekoppeld, werkt de functie Automatisch Verplaatsen taken hetzelfde als voor taken die automatisch worden verzonden en gekoppeld: wanneer de taak is voltooid of geannuleerd, wordt de Opdracht verplaatst naar de volgende fase.
Leer hoe je handmatig taken aan taken koppelt en ze binnen pijplijnen gebruikt.
Opmerking! Als de taak niet is voltooid of geannuleerd en u de Opdracht handmatig naar een andere fase verplaatst, wordt u gevraagd om te beslissen wat u met de lopende taak gaat doen (lees voor meer informatie over het omgaan met onvoltooide elementen bij het verplaatsen van taken).
Automatisch taken aanmaken wanneer de klant zijn taak heeft voltooid
Het uitvoeren van diensten voor je klanten is als het heen en weer spelen van de bal. Maar hoe weten je teamleden dat de bal bij hen ligt? Dit is wanneer geautomatiseerde taken van pas komen. Wanneer je taakautomatiseringen toevoegt aan de pijplijn, worden ze aangemaakt en automatisch toegewezen wanneer de klant zijn deel van de Opdracht heeft voltooid.
Hieronder vindt u het voorbeeld van een payroll pijplijn waarbij de taak voor het team pas wordt aangemaakt als de klant klaar is en de formulieren heeft geüpload die u van hen verwacht.
Deze pijplijn heeft dus twee belangrijke fasen:
- De "verzonden formulieren" fase -- De bal ligt bij klant: een mapsjabloon voor de klant met een te verwerken formulier wordt automatisch aangemaakt en er wordt een bericht verzonden waarin de klant wordt gevraagd het formulier in te vullen. Het bericht bevat een klant taak die Automatisch Verplaatsen activeert.
- De "In prep" fase -- De bal ligt in het kamp van het bedrijf: zodra de klant het formulier invult en de taak in een chat thread markeert als voltooid, wordt er automatisch een taak aangemaakt voor het juiste teamlid. Zij kunnen nu doorgaan met het payroll proces.
Op deze manier kunt u met deze automatiseringen de hoeveelheid werk en monitoring die u moet doen minimaliseren.
Taken gebruiken om werk tussen teamleden te verdelen
Dankzij pijplijnen kunnen taken aan elkaar worden gekoppeld, zodat wanneer de ene is voltooid, de volgende automatisch wordt aangemaakt. Op deze manier kun je geautomatiseerde taken gebruiken om Verwittigen mensen hun deel te laten starten als meerdere mensen aan dezelfde Opdracht werken.
Hieronder ziet u een voorbeeld van een deel van een belastingvoorbereiding pijplijn waar de taak voor de persoon die de aangifte beoordeelt, wordt gemaakt zodra een ander teamlid de aangifte heeft geüpload en zijn taak als voltooid heeft gemarkeerd.
Dit deel van het proces heeft dus twee hoofdkenmerken fasen:
- De "In voorbereiding" fase -- Teamlid 1 krijgt de automatisch aangemaakte taak om de aangifte voor te bereiden. Zodra ze het document hebben geüpload en gekoppeld aan een Opdracht, markeren ze de taak als voltooid. Dat activeert Automatisch Verplaatsen.
- De "In review" fase -- De taak voor Teamlid 2 is gemaakt, ze krijgen een melding en kunnen nu de geüploade aangifte bekijken.
En op deze manier, met deze automatiseringen, kun je onnodige communicatie vermijden en je concentreren op het werk zelf.