Best practices: Opdracht toewijzing automatiseren via accounttags
Je kunt pijplijnen zo instellen dat taken automatisch worden toegewezen aan de juiste teamleden. Deze instelling is vooral handig als jij of je teamleden verantwoordelijk zijn voor specifieke klanten. Als jij bijvoorbeeld belangrijke taken afhandelt klanten terwijl junior accountants andere taken beheren, wijst TaxDome automatisch taken toe op basis van klant tags, zodat de juiste taken naar de juiste teamleden gaan.
Voordat je begint: Hoe werken voorwaardelijke automatiseringen
Maar wat is voorwaardelijke logica in pijplijnen? In principe:
Als a waar is, dan gebeurt b.
Binnen een pijplijn betekent voorwaardelijke logica dat als een klant account specifieke tags heeft (bv. Nieuwe klant), er specifieke acties worden geactiveerd voor die Opdracht terwijl hij door de pijplijn gaat. Om voorwaardelijke logica te laten werken, moet u tags maken om toe te passen op uw klant accounts.
Op deze manier zal alleen een nieuwe klant specifieke automatiseringen activeren en zullen anderen deze overslaan.
Je kunt onze voorwaardelijke fasen en automatiseringen leren kennen in het gedetailleerde artikel of naar het onderstaande voorbeeld springen.
Stap voor stap pijplijn instellen voor het toewijzen van taken op basis van tags
Volg deze stappen om pijplijn in te stellen voor het toewijzen van taken aan specifieke teamleden op basis van de tags klant :
Stap 1. Labels aanmaken
Aangezien voorwaardelijke logica in pijplijnen gebaseerd is op tags, moet je tags aanmaken voor elk teamlid waaraan je automatisch taken wilt toewijzen.
Stap 2. Tags toewijzen aan bestaande klanten
Als u accounttoewijzingen gebruikt, kunt u gemakkelijk tags toewijzen aan uw bestaande klanten. Zo niet, ga dan verder en wijs alleen tags toe voor nieuwe klanten.
Dus om snel tags toe te wijzen aan bestaande klanten:
1. Ga naar klanten > Accounts. Filter de lijst op Team. Als je bijvoorbeeld tags wilt toewijzen voor Marge, moet je een filter instellen zoals 'Team is Marge Simpson'.
2. Schakel het selectievakje Alles selecteren in en klik op Tags beheren.
3. Zoek een relevante tag in de lijst, selecteer Aan alles toewijzen in de kolom Acties ernaast en klik op Tags toewijzen. Hiermee update u alle klant tags die u nodig hebt in bulk.
Stap 3. Stel de Update Opdracht Toegewezenen automatisering in
Taken automatisch toewijzen op basis van de klant tags:
1. Ga naar de pijplijn instellingen. Voor de fase waar je de Opdracht wilt toewijzen aan een specifiek teamlid, klik je op Automaties toevoegen en selecteer je Update Opdracht Toegewezenen.
2. Voegeen teamlid toein het veld Toegewezene toevoegen.
3. Klik op Voorwaarden toevoegen en selecteer een tag die aan het teamlid is gekoppeld.
4. Herhaal dit voor de andere teamleden.
Zodra een Opdracht de fase binnenkomt, wordt de Opdracht Toegewezene automatisch bijgewerkt.
Tip! Als je deze automatisering gebruikt, voeg dan een herinnering om de tag-gebaseerde opdrachten te herzien toe aan je instructies voor het opstarten, zodat alles soepel verloopt als een teamlid het bedrijf verlaat.