Tags (Basis): Toepassen & manieren om te gebruiken

Een tag is een label dat kan worden gebruikt om uw klant accounts, contactpersonen, tijdregistraties en taken te vinden of te groeperen. Hier leert u hoe u tags kunt toepassen in het hele systeem, handmatig of via pijplijn automatiseringen.

Manieren om tags toe te passen op accounts

Hoewel het gebruik van tags niet beperkt is tot accounts in TaxDome, kun je er hier het meeste uit halen. Met tags kunnen u en uw team uw klanten categoriseren op basis van de locatie of service die u aan hen levert. Met tags kunt u zelfs snel bepalen of u een uitbreiding voor hen moet indienen zonder elk record op klant te hoeven doorzoeken. 

tip

Let op! De tags blijven in gebruik tot ze verwijderd worden.

Lees hieronder meer over verschillende manieren om tags toe te passen op accounts:

Je kunt alle toegepaste tags zien op het tabblad Info van elke klant account of in de lijst Accounts. Als een klant account meerdere tags heeft gekregen, is alleen de eerste tag in de lijst zichtbaar. Beweeg uw muis over de bel die het aantal tags weergeeft om de andere tags te zien die aan deze account zijn toegekend.

Tags in bulk toepassen op accounts

Wanneer u tags moet toepassen op meerdere klant accounts, kunt u ze in bulk taggen in plaats van één tag per keer toe te passen om Opdracht sneller te kunnen uitvoeren:

1. Ga naar klanten > Accounts in de linker menubalk en schakel de selectievakjes in naast de klant accounts die je wilt taggen. Om alle klanten te selecteren, klikt u op het bovenste selectievakje.

2. Klik op de knop Tags beheren.

3. U ziet een lijst met al uw tags. Selecteer voor elke tag een van deze opties:

  • Niets doen: De tag wordt niet toegewezen aan de account. Als een account al een tag heeft, blijft die daar staan.
  • Aan iedereen toewijzen: De tag wordt toegewezen aan alle geselecteerde accounts.
  • Verwijderen uit alle: Als een van de geselecteerde accounts een bepaalde tag heeft, wordt deze verwijderd.

4. Klik op Tags toewijzen.

Tags toepassen op accounts en contactpersonen tijdens het importeren

Bij het importeren van klant accounts heb je twee opties voor tags:

Tags opnemen in je spreadsheet

Deze methode bespaart enorm veel tijd omdat je niet eerst tijd hoeft te besteden aan het maken van tags in TaxDome. U kunt ook verschillende tags toepassen op verschillende accounts. 

1. Voeg tijdens het voorbereiden van een CSV-bestand voor het importeren kolommen toe met de nodige tags voor klanten en contactpersonen (indien aanwezig). Als u meerdere tags wilt toepassen op één account, scheidt u de namen met een komma. 

Tags die je nog niet hebt, worden automatisch aangemaakt tijdens het importeren.

2. Start het importproces. In de tweede stap van het importeren (accounts in kaart brengen), selecteer Map to property (In kaart brengen naar eigendom ) in de vervolgkeuzelijst Action (Actie) en Tags (Tags) in het veld Account (Account) voor je accounttags. 

Dat is het! Wanneer het importeren is voltooid, zijn uw tags aangemaakt en toegepast op accounts.

Bestaande tags toepassen tijdens het importeren

Als je geen tags wilt toevoegen aan je spreadsheet, kun je nog steeds tags toepassen terwijl je importeert. Om dit te doen:

Start het importproces. Bij de derde stap van het importeren (instellingen) selecteert u de tags die u wilt toepassen op de accounts die u verplaatst naar TaxDome.

tip

Opmerking! De tags die u selecteert, worden toegepast op alle geïmporteerde rekeningen, dus als u verschillende tags wilt gebruiken voor verschillende rekeningen, moet u aparte spreadsheets maken voor elke set tags.

Tags toepassen binnen klant accounts

U kunt ook tags aan een account toekennen tijdens het aanmaken van de account of op een later moment. Volg deze stappen om een of meer tags aan een account toe te wijzen:

  1. Ga naar klanten > Accounts in de linker menubalk, open het klant accountprofiel, selecteer Info in de menubalk, en klik dan op de knop Bewerken. Je ziet alle tags die zijn toegepast op de account onder Tags.
  2. Klik op Tags om de vervolgkeuzelijst met beschikbare tags te openen. Kies er zoveel als nodig is, klik op de knop Doorgaan en vervolgens op Opslaan.

Tags in contacten

Je kunt tags toepassen op contactpersonen terwijl je ze toevoegt of bewerkt.

Tags in tijdregistraties

Tags kunnen je ook helpen bij het organiseren van tijdsvermeldingen. Tags kunnen worden toegevoegd wanneer je tijdboekingen maakt of bewerkt.

Om alle tags te zien die aan je tijdboekingen zijn toegewezen, ga je naar Facturering > Tijdboekingen in de linker menubalk.

Tags in taken

Tags kunnen worden toegevoegd tijdens het maken of bewerken van een taak en zijn uiteindelijk handig bij het sorteren van taken.

Je kunt alle toegewezen tags bekijken in je lijst met Taken. Als een taak meer dan één tag heeft, is alleen de eerste tag zichtbaar. Beweeg uw muis over de bel die het aantal tags weergeeft om de andere tags te zien.

Hoe weet ik waar specifieke tags worden gebruikt

Voor een duidelijk overzicht van waar tags worden gebruikt, ga je naar Sjablonen > Tags in de linker menubalk.

Beschrijving van de beschikbare kolommen:

  • Accounts. Toont het aantal accounts met een bepaalde tag.
  • Gearchiveerde accounts. Geeft het aantal gearchiveerde accounts met een bepaalde tag weer.
  • In afwachting van taken. Geeft het aantal openstaande taken met een bepaalde tag aan.
  • Voltooide taken. Toont het aantal voltooide taken met een bepaalde tag.
  • pijplijnen. Geeft het aantal pijplijnen weer dat voorwaarden heeft met een bepaalde tag.

Om entiteiten met een specifieke tag te bekijken, klikt u op het lichtblauwe nummer in een kolom.

Een lijst met tags aanpassen

Je hebt de flexibiliteit om de kolommen in de tabel naar wens aan te passen. Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van de tabel:

  1. Sleep kolomnamen om hun volgorde te wijzigen.
  2. Vink het vakje naast de kolomnaam aan of uit om de weergave ervan te wijzigen.
  3. Klik op Toepassen om uw wijzigingen op te slaan.

Manieren om te filteren met tags

Tags zijn handig als je op zoek moet naar specifieke soorten klanten, contactpersonen of taken. Je wilt bijvoorbeeld snel alle klanten vinden die een formulier 1040 of formulier 5471 opgesteld moeten hebben. Er zijn drie manieren om te filteren:

Filter je accountlijst door een tag te selecteren

Om te filteren door een tag te kiezen:

1. Ga naar klanten > Accounts in de linker menubalk.

2. Klik op een tag.

Je ziet dan alle klant accounts en contactpersonen met die tag.

Filter je accountlijst door tags te selecteren of uit te sluiten

Als je je accountlijst wilt filteren door tags te kiezen of uit te sluiten, klik je op de knop Filteren , selecteer je Is of Is niet en kies je vervolgens de tags. Dit is hoe het werkt:

  • Toont een lijst met rekeningen met de tags die je hebt geselecteerd (bijvoorbeeld alle belastingen klanten).
  • Wordt er geen lijst weergegeven met rekeningen zonder de tags die je hebt geselecteerd (bijvoorbeeld alle klanten die niet je boekhouding zijn klanten)

Hier is een overzicht voor het gebruik van filters.

Filter je takenlijst, tijdvermeldingen of contactpersonen door verschillende tags te selecteren

Als je je takenlijst, tijdvermeldingen of contactpersonen wilt filteren door tags te kiezen, volg dan deze stappen:

1. Klik op de vervolgkeuzelijst + Filter linksboven op de pagina Taken, Tijdregistraties of Contactpersonen en selecteer Tags en een van de parameters:

  • Door is te selecteren worden entiteiten weergegeven die tags bevatten die in het filter zijn geselecteerd
  • Als u is not selecteert, worden alle entiteiten weergegeven die geen tags bevatten die in het filter zijn geselecteerd.

2. Selecteer de gewenste tags en klik op Toepassen.

De lijst wordt dan verkleind tot taken, tijdvermeldingen of contactpersonen met de tags die je hebt geselecteerd.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.

Verwante artikelen