Handtekeningen: Problemen oplossen

Hier bieden we oplossingen voor mogelijke problemen die je kunt tegenkomen bij het gebruik van onze handtekeningenfunctie, zodat jij en je klanten een naadloze ervaring hebben.

Hier behandeld: 

Ik kan geen handtekening aanvragen

Als je niet in staat bent om een handtekening aan te vragen op klant, dan komt dat waarschijnlijk omdat je een document naar de map hebt geüpload met een verkeerd toegangsniveau. Volg deze stappen om dit probleem op te lossen:

  1. Navigeer naar het tabblad Documenten voor de geselecteerde klant.
  2. Zoek het document waarvoor je een handtekening wilt aanvragen.
  3. Klik op de drie puntjes uiterst rechts en kies Verplaatsen.
  4. Selecteer een map met de klant kunnen bekijken toegang en klik op Verplaats.
  5. Zodra je het document naar de juiste map hebt verplaatst, zoek je het daar op, klik je opnieuw op de drie puntjes en selecteer je Handtekening aanvragen.

Now, you can easily resolve the issue of being unable to request the signature from a client. 

Ik kan geen contactpersoon vinden in de lijst met ondertekenaars

If you don't see the specific contact in the  Signers list when requesting a signature, it can only mean that the contact is not linked to the account.

To resolve this issue:

  • If this contact is added to TaxDome, go to Clients > Contacts and link it to the account. Then, the contact will appear in the Signers list.
  • If this contact is not added to TaxDome, you can immediately add it when requesting a signature.

Het handtekeningveld wordt niet weergegeven voor een van de contactpersonen (voor een account van een echtpaar)

Wanneer echtgenoten een computer delen om toegang te krijgen tot TaxDome en hun aanmeldingsgegevens opslaan, is het essentieel om op de juiste manier om te gaan met documenthandtekeningen om verwarring te voorkomen. Normaal gesproken voegt u een handtekeningveld toe voor elke contactpersoon en verstuurt u documenten dienovereenkomstig. Er doet zich echter een veel voorkomend probleem voor wanneer de ene echtgenoot inlogt met de opgeslagen gegevens van de andere, het document ondertekent en opslaat. Wanneer de andere echtgenoot probeert in te loggen, ziet hij of zij het veld voor de handtekening niet, wat tot verwarring leidt.

Voer de volgende stappen uit om de handtekening status te controleren:

  1. Go to the client's TaxDome account and click the Docs tab.
  2. Selecteer het subtabblad Handtekeningen .
  3. Beweeg je muis over de status van het document om te zien welk e-mail adres is gebruikt voor ondertekening en welk adres nog in behandeling is.
  4. Als een van de echtgenoten het document al heeft ondertekend met zijn of haar e-mail adres, wordt het e-mail adres van de andere echtgenoot weergegeven als In afwachting.

In dit geval kan de klant zijn handtekening niet toevoegen omdat het handtekeningveld al is ingevuld. U kunt hen vertellen dat ze zich moeten aanmelden bij de juiste account en hun velden moeten ondertekenen of dat ze het ondertekeningsproces vanaf het begin moeten starten.

Je kunt geen handtekening aanvragen voor een van de contactpersonen terwijl je een gezamenlijke aangifte indient

If your clients file a joint return as a married couple, you may encounter a situation where you want to request their signatures but see only one of them in the  Signers list.

This happens because one of the signers is not added as a contact to the portal, or their contact is not linked to the account.

To resolve this issue:

  • If this contact is added to TaxDome, go to Clients > Contacts and link it to the account. Then, the contact will appear in the Signers list.
  • If this contact is not added to TaxDome, you can immediately add it when requesting a signature. You may also send a signature request to them by email, without adding them as a contact.

One of the spouses doesn’t have email address to e-sign joint returns

If only one spouse has an email and you need both to sign a joint return, there’s a simple solution for Gmail users. Gmail allows you to modify the email address so that both signature requests go to the same inbox. Just add “+1” (or any other word or number) after the main part of the email, like this: johndoe+1@gmail.com. Enter this as the second email address in the web portal, along with the main address. This way, the spouse with the email will receive both signature requests.

1. Click Add signer when filling out the e-signature for joint returns and select New signer.

2. Add a signer. Specify the second email address (e.g.,  johndoe+1@gmail.com) and click Confirm.

This way, your client will receive the letter in the same mail and the other spouse can sign from there, making it quick and easy to get both signatures.

Ik wil dat een van de contactpersonen het document nogmaals ondertekent

Stel dat je een gezamenlijke aangifte indient voor een getrouwd stel. Ze hebben allebei het document ondertekend dat je ze hebt toegestuurd. Je bent echter ontevreden over de kwaliteit van een van de handtekeningen. In dit geval kun je de handtekeningen voor dit document niet nog een keer opvragen, omdat het document al door beide partijen is ondertekend, het is in definitieve staat.

Om dit probleem op te lossen, moet je het oorspronkelijk ondertekende document vervangen door de kopie zonder handtekeningen. Beide contactpersonen moeten dit document opnieuw ondertekenen. Herinner hen er dus aan voorzichtig te zijn. 

Als het probleem niet te maken heeft met de kwaliteit van de handtekening, maar met de mislukte KBA, lees dan het bijbehorende artikel sectie.

"Helaas zijn er geen vragen beschikbaar om uw identiteit te verifiëren voor het opgegeven burgerservicenummer".

Als uw klanten de foutmelding tegenkomt: " Helaas zijn er geen vragen beschikbaar om uw identiteit te verifiëren voor het opgegeven burgerservicenummer", betekent dit dat onze provider KBA niet genoeg gegevens van kredietbureaus of openbare bestanden kon verzamelen om de vereiste set van vijf vragen te maken op basis van de BSN die u hebt opgegeven. Dit gebeurt meestal wanneer uw klanten' financiële activiteiten niet substantieel genoeg in de openbaarheid zijn geweest om de verificatievragenlijst te genereren.

Op dit moment is er nog geen directe oplossing voor dit probleem. Om op afstand een e-handtekening te kunnen zetten die aan de regels voldoet, moet klanten mogelijk de volgende stappen volgen:

  1. Druk de vereiste formulieren af.
  2. Onderteken de afgedrukte formulieren met de hand.
  3. Scan de ondertekende formulieren terug in het systeem.

Dit proces stelt hen in staat om hun handtekening te zetten en tegelijkertijd te voldoen aan de noodzakelijke compliancenormen, ondanks de verificatiefout op BSN .

How does someone sign a document as a POA for a client?

In case of the client's death or disability, you can make a POA (power of attorney) to sign a document on behalf of your client. To do so, request a signature and add the POA as a signer using their email address. If you need them to act for your client more in the future, please add them as a contact.

1. Voeg de POA toe als contactpersoon binnen het klant account.

2. Zorg ervoor dat ondertekeningsbevoegdheid is ingeschakeld voor de contactpersoon.

Geef ondersteuningsteam toegang

Voordat je contact opneemt met het ondersteuningsteam, moet je ze van tevoren toegang geven tot het web portaal zodat ze bepaalde acties kunnen uitvoeren alsof ze eigenaar zijn van je bedrijf. Hierdoor kan het supportteam problemen snel oplossen door acties namens u uit te voeren, waardoor u tijd bespaart en problemen efficiënt kunnen worden opgelost.

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen in het menu aan de zijkant.

2. Schakel in het gedeelte Toegang redacteur sectie de optie Supportteam toestaan in te loggen met dezelfde rechten als eigenaar in.

3. (Optioneel) Stel in hoe lang deze toestemming geldig is. Standaard wordt de toegang voor één maand gegeven, maar je kunt dit verhogen of verlagen. 

4. Klik op Opslaan.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.

Verwante artikelen