Handtekeningen (Basis): Aanvragen voor elektronische handtekeningen bekijken en annuleren

Hoe controleer je of je klanten de documenten die je hen hebt gestuurd, elektronisch heeft ondertekend? Moet ik een verzoek om een e-handtekening annuleren? Ontdek alles wat je moet weten over het e-handtekenen van je documenten!

Hier behandeld:

E-handtekeningen beheren
Zien wie een document elektronisch heeft ondertekend of heeft geweigerd
Accounts bekijken met documenten in afwachting van E-handtekening
E-handtekeningen ongeldig maken
Aanvragen voor elektronische handtekeningen annuleren

E-handtekeningen beheren

1. Om snel één of alle documenten te vinden die wachten op een e-handtekening:

Ga naar de Documenten pagina om te zoeken naar documenten die de afgelopen 30 dagen een bepaalde actie hebben ondergaan (geüpload, bewerkt, gekoppeld aan een factuur, etc.).
Ga naar Documenten, dan naar Documenten en selecteer de klant om al hun documenten te doorzoeken.
Of ga naar het tabblad Documenten van een specifieke account om alle documenten te doorzoeken.

2. Klik op Filter in de rechterbovenhoek en verfijn de lijst met documenten die u zoekt door een of meer filters te selecteren in de Handtekeningen sectie.

Alle documenten met gevraagde e-handtekeningen.
Ondertekend toont documenten die door alle gebruikers van de account elektronisch zijn ondertekend.
Gedeeltelijk ondertekend toont documenten die minstens door één gebruiker zijn ondertekend.
Pending Signature toont documenten die wachten op een e-handtekening van alle accountgebruikers.
Voorbereid voor ondertekening toont documenten in afwachting van e-handtekening die nog niet zijn verzonden.
Opted Out toont documenten die gebruikers weigerden te e-handtekenen.
In afwachting van KBA toont documenten met KBA-verzoeken die wachten op ondertekening door ten minste één accountgebruiker.
KBA Mislukt toont documenten waarbij alle accountgebruikers de KBA niet haalden en/of gebruikers die weigerden te e-handtekenen.
Geannuleerd toont documenten die offline werden ondertekend en geannuleerd door een bedrijfseigenaar of teamlid met toegangsrechten om documenten te beheren.

3. Klik op Toepassen om de verkleinde lijst te zien.

Ga naar Documenten in de account klant en vervolgens naar Handtekeningen om een lijst weer te geven van alle documenten waarvoor een e-handtekening is aangevraagd of die zijn voorbereid voor een e-handtekening.

De volgende informatie is hier beschikbaar:

NAAM: Klik op de naam van het document om het te bekijken en te downloaden.
STATUS: Stage the document is in, marked KBA or QES for specific signature type.
- Ondertekend: Het document is elektronisch ondertekend door alle gebruikers van de account.
- Pending Signature x/y: The document was sent to the client and x number have either signed or declined to sign out of y number of users. Hover your mouse over the status to see the details and find out which signatures are still pending.
- Ondertekening geweigerd: De klant heeft geweigerd het document elektronisch te ondertekenen.
- Geannuleerd: Het document werd offline ondertekend en geannuleerd door de bedrijfseigenaar of het teamlid met toegangsrechten om documenten te beheren.
- Gedeeltelijk ondertekend x/y: Het document werd elektronisch ondertekend door x aantal van y aantal gebruikers.
- KBA mislukt: Geen enkele accountgebruiker heeft het document ondertekend en minstens één heeft de KBA niet gehaald.
DATE UPLOADED toont wanneer het document is geüpload naar TaxDome.
DATE REQUESTED (datum aangevraagd) toont wanneer het document naar klant werd gestuurd om elektronisch ondertekend te worden.
DATE SIGNED (datum ondertekend) geeft aan wanneer het document elektronisch is ondertekend door klant.

Je kunt documenten sorteren op naam, datum van upload, datum van aanvraag of datum van e-handtekening. Klik op de pijl omhoog-omlaag naast de kopnaam van de kolom die je wilt sorteren.

Zien wie een document elektronisch heeft ondertekend of heeft geweigerd

When a client e-signs or declines to e-sign a doc, or fails the KBA, the document is moved to the top of the Recent list on the Documents page. You also receive an email about it and get a notification in your Inbox+. Click on the document or Go to... to review the e-signature status.

Als er een e-handtekening is aangevraagd voor een getrouwd stel, zie je wie er heeft ondertekend. Als een van de gebruikers niet slaagt voor de KBA of weigert te e-handtekenen, upload dan het voorbereide document en vraag opnieuw een e-handtekening aan.

Tip: Wijzig je meldingsvoorkeuren op elk gewenst moment.

If you want to check a document’s e-signature status, go to the Documents page, then check the Status column. To learn more about document statuses, go here.

Het document audit trail laat zien of een klant een e-handtekening heeft gezet en geslaagd of gezakt is voor de KBA.

Accounts bekijken met documenten die nog niet elektronisch zijn ondertekend

Je kunt zien welke documenten nog elektronisch ondertekend moeten worden door naar je Accountslijst te gaan.

De lijst Accounts filteren om de documenten te zien waarvoor nog geen e-handtekening is gezet:

1. Ga naar klantenen klik vervolgens op FILTER.

2. Selecteer Handtekening in afwachting in de Handtekeningen sectie en klik vervolgens op TOEPASSEN.

Je ziet dan een lijst met deze accounts.

Dit kan ook worden gedaan via het tabblad Recent op de pagina Documenten .

E-handtekeningen ongeldig maken

Het kan gebeuren dat je een aanvraag voor een e-handtekening moet annuleren. Je hebt bijvoorbeeld e-handtekeningen aangevraagd bij een echtpaar en een van de echtgenoten is bij je op kantoor langsgekomen om te tekenen. Volg deze stappen om een aanvraag voor e-handtekeningen te annuleren:

Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het document en selecteer vervolgens Annuleren in het vervolgkeuzemenu. Je wordt gevraagd om de reden voor het annuleren op te geven. Schakel uit Verwittigen klant als u geen notificatie wilt verzenden. Klik vervolgens op Ongedaan maken.

Om alle documenten met geannuleerde e-handtekeningaanvragen te zien: klik tijdens het bekijken van documenten op Filter, selecteer Geannuleerd en klik vervolgens op Toepassen.

Om te zien waarom een handtekeningaanvraag geannuleerd werd, open je het document, klik je op de drie puntjes in de rechterbovenhoek en selecteer je Meer info tonen (de knop is niet beschikbaar als er geen geannuleerde handtekening was).

Aanvragen voor elektronische handtekeningen annuleren

If you mistakenly sent an e-signature request, you can cancel it—but do it quickly! It works only if it is still in Requested status and no one has e-signed yet. If the document has been e-signed by one of the clients, use Void instead.

Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het document en klik vervolgens op Annuleer handtekeningverzoek in het vervolgkeuzemenu.

Once a client has e-signed, you cannot cancel a request; the Cancel Signature Request feature is only available for documents that have 0 in the status counter.

Om alle documenten te zien die in afwachting zijn van een e-handtekening:

Klik tijdens het bekijken van documenten op Filter, selecteer In afwachting van handtekening en klik vervolgens op Toepassen.