Handtekeningen (Basis): Aanvragen voor elektronische handtekeningen bekijken en annuleren
Hoe controleer je of je klanten de documenten die je hen hebt gestuurd, elektronisch heeft ondertekend? Moet ik een verzoek om een e-handtekening annuleren? Ontdek alles wat je moet weten over het e-handtekenen van je documenten!
Hier behandeld:
- E-handtekeningen beheren
- Zien wie een document elektronisch heeft ondertekend of heeft geweigerd
- Accounts bekijken met documenten in afwachting van E-handtekening
- E-handtekeningen ongeldig maken
- Aanvragen voor elektronische handtekeningen annuleren
E-handtekeningen beheren
1. Om snel één of alle documenten te vinden die wachten op een e-handtekening:
- Ga naar de Documenten pagina om te zoeken naar documenten die de afgelopen 30 dagen een bepaalde actie hebben ondergaan (geüpload, bewerkt, gekoppeld aan een factuur, etc.).
- Ga naar Documenten, dan naar Documenten en selecteer de klant om al hun documenten te doorzoeken.
- Of ga naar het tabblad Documenten van een specifieke account om alle documenten te doorzoeken.
2. Klik op Filter in de rechterbovenhoek en verfijn de lijst met documenten die u zoekt door een of meer filters te selecteren in de Handtekeningen sectie.
- Alle documenten met gevraagde e-handtekeningen.
- Ondertekend toont documenten die door alle gebruikers van de account elektronisch zijn ondertekend.
- Gedeeltelijk ondertekend toont documenten die minstens door één gebruiker zijn ondertekend.
- Pending Signature toont documenten die wachten op een e-handtekening van alle accountgebruikers.
- Voorbereid voor ondertekening toont documenten in afwachting van e-handtekening die nog niet zijn verzonden.
- Opted Out toont documenten die gebruikers weigerden te e-handtekenen.
- In afwachting van KBA staan documenten met KBA aanvragen die wachten op e-handtekening door minstens één accountgebruiker.
- KBA Mislukt toont documenten waarbij alle gebruikers van de account niet geslaagd zijn voor de KBA en/of gebruikers die geweigerd hebben om te e-handtekenen.
- Geannuleerd toont documenten die offline werden ondertekend en geannuleerd door een bedrijfseigenaar of teamlid met toegangsrechten om documenten te beheren.
- Kind Electronic toont documenten die ondertekend zijn met de Simple electronic signature.
- Kind QES / AdES toont documenten die zijn ondertekend met de Gekwalificeerde en Geavanceerde elektronische handtekeningen (QES/AdES ).
3. Klik op Toepassen om de verkleinde lijst te zien.
Ga naar Documenten in de account klant en vervolgens naar Handtekeningen om een lijst weer te geven van alle documenten waarvoor een e-handtekening is aangevraagd of die zijn voorbereid voor een e-handtekening.
De volgende informatie is hier beschikbaar:
- NAAM: Klik op de naam van het document om het te bekijken en te downloaden.
- STATUS: fase waar het document zich in bevindt, gemarkeerd met KBA of QES/AdES voor specifiek handtekeningtype.
- Ondertekend: Het document is elektronisch ondertekend door alle gebruikers van de account.
- In afwachting van handtekening x/y: Het document is verstuurd naar klant en van het y aantal gebruikers hebben er x getekend of geweigerd te tekenen. Beweeg je muis over status om de details te zien en te zien welke handtekeningen nog in behandeling zijn.
- Ondertekening geweigerd: De klant heeft geweigerd het document elektronisch te ondertekenen.
- Geannuleerd: Het document werd offline ondertekend en geannuleerd door de bedrijfseigenaar of het teamlid met toegangsrechten om documenten te beheren.
- Gedeeltelijk ondertekend x/y: Het document werd elektronisch ondertekend door x aantal van y aantal gebruikers.
- KBA mislukt: Geen enkele accountgebruiker heeft het document ondertekend en ten minste één gebruiker is niet geslaagd voor de KBA.
- DATE UPLOADED toont wanneer het document is geüpload naar TaxDome.
- DATE REQUESTED (datum aangevraagd) toont wanneer het document naar klant werd gestuurd om elektronisch ondertekend te worden.
- DATE SIGNED (datum ondertekend) geeft aan wanneer het document elektronisch is ondertekend door klant.
Je kunt documenten sorteren op naam, datum van upload, datum van aanvraag of datum van e-handtekening. Klik op de pijl omhoog-omlaag naast de kopnaam van de kolom die je wilt sorteren.
Zien wie een document elektronisch heeft ondertekend of heeft geweigerd
Wanneer een klant een document e ondertekent of weigert te e ondertekenen, of niet slaagt voor de KBA, wordt het document verplaatst naar de bovenkant van de Recente lijst op de Documentenpagina . Je ontvangt er ook een e-mail bericht over en een melding in je Inbox+. Klik op het document of Ga naar... om de e-handtekening te bekijken status.
Als er een e-handtekening is aangevraagd voor een getrouwd stel, zie je wie er heeft ondertekend. Als een van de gebruikers niet slaagt voor de KBA, of weigert te e-handtekenen, upload dan het voorbereide document en vraag opnieuw een e-handtekening aan.
Tip: Wijzig je meldingsvoorkeuren op elk gewenst moment.
Als je de e-handtekening van een document wilt controleren status, ga dan naar de Documenten pagina en vink de Status kolom. Ga hierheen voor meer informatie over documentstatussen.
Het document audit trail laat zien of een klant een e-handtekening heeft gezet en geslaagd of gezakt is voor de KBA.
Accounts bekijken met documenten die nog niet elektronisch zijn ondertekend
Je kunt zien welke documenten nog elektronisch ondertekend moeten worden door naar je Accountslijst te gaan.
De lijst Accounts filteren om de documenten te zien waarvoor nog geen e-handtekening is gezet:
1. Ga naar klantenen klik vervolgens op FILTER.
2. Selecteer Handtekening in afwachting in de Handtekeningen sectie en klik vervolgens op TOEPASSEN.
Je ziet dan een lijst met deze accounts.
Dit kan ook worden gedaan via het tabblad Recent op de pagina Documenten .
E-handtekeningen ongeldig maken
Het kan gebeuren dat je een aanvraag voor een e-handtekening moet annuleren. Je hebt bijvoorbeeld e-handtekeningen aangevraagd bij een echtpaar en een van de echtgenoten is bij je op kantoor langsgekomen om te tekenen. Volg deze stappen om een aanvraag voor e-handtekeningen te annuleren:
Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het document en selecteer vervolgens Annuleren in het vervolgkeuzemenu. Je wordt gevraagd om de reden voor het annuleren op te geven. Schakel uit Verwittigen klant als u geen notificatie wilt verzenden. Klik vervolgens op Ongedaan maken.
Om alle documenten met geannuleerde e-handtekeningaanvragen te zien: klik tijdens het bekijken van documenten op Filter, selecteer Geannuleerd en klik vervolgens op Toepassen.
Om te zien waarom een handtekeningaanvraag geannuleerd werd, open je het document, klik je op de drie puntjes in de rechterbovenhoek en selecteer je Meer info tonen (de knop is niet beschikbaar als er geen geannuleerde handtekening was).
Aanvragen voor elektronische handtekeningen annuleren
Als je per ongeluk een verzoek voor een e-handtekening hebt verzonden, kun je dit annuleren - maar doe het snel! Het annuleren van e-handtekeningen werkt alleen voor het annuleren van de handtekeningen van je teamleden en als er nog geen klanten e-handtekeningen heeft gezet.
Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het document en klik vervolgens op Annuleer aanvraag voor handtekening in het vervolgkeuzemenu. Wanneer een verzoek is geannuleerd, kun je de handtekeningvelden voor de klanten en de vertegenwoordiger van het bedrijf bewerken en vervolgens het verzoek voor een elektronische handtekening opnieuw verzenden.
Als een klant eenmaal e ondertekend heeft, kun je een verzoek niet meer annuleren; de functie Annuleer verzoek tot ondertekening is alleen beschikbaar voor documenten met 0 in de teller status . Als het document al is eondertekend door een van de klanten, gebruik dan in plaats daarvan Void.
Om alle documenten te zien die in afwachting zijn van een e-handtekening:
Klik tijdens het bekijken van documenten op Filter, selecteer In afwachting van handtekening en klik vervolgens op Toepassen.
