Aangepaste velden (geavanceerd): Bewerken, zoeken, manieren om te gebruiken

Leer alles wat je moet weten over het beheren van aangepaste velden: hoe je ze kunt bewerken en doorzoeken, aangepaste velden kunt gebruiken in verschillende secties van portaal en ze kunt verwijderen.

Hier behandeld:

• Aangepaste velden bewerken en verwijderen
• Aangepast veldtype wijzigen
• Aangepaste veldinhoud doorzoeken
• Aangepaste velden gebruiken als shortcodes
• Aangepaste velden voor accounts gebruiken in PDF facturen
• Aangepaste velden voor contactpersonen gebruiken bij het aanvragen van IRS afschriften

Aangepaste velden bewerken en verwijderen

Je kunt de aangepaste velden die je hebt gemaakt altijd beheren. Ga naar Sjablonen > Aangepaste velden in de linker menubalk en kies Contactpersonen of Accounts.

• Bewerken: Klik op het potloodpictogram uiterst rechts van het veld dat u wilt bewerken, breng uw wijzigingen aan en klik vervolgens op Sla.
  • Wanneer u een aangepast veld van het type Dropdown bewerkt, kunt u de volgorde van de opties wijzigen door het pictogram met de zes puntjes links van de optienaam ingedrukt te houden; om meer opties toe te voegen klikt u op Optie toevoegen, om er een paar te verwijderen klikt u op het prullenbakpictogram uiterst rechts van de optienaam.
• De volgorde wijzigen: Klik en houd het pictogram met de zes puntjes helemaal links van het veld ingedrukt, sleep het en klik vervolgens op Opslaan.
• Verwijderen: Klik op het prullenbakpictogram uiterst rechts van het veld dat je wilt verwijderen en bevestig vervolgens. Zodra een veld is verwijderd, is het niet langer beschikbaar in uw contactpersonen of accounts. Dit is ook van invloed op alle sjablonen waarin het aangepaste veld werd gebruikt als shortcode.

Opmerking! U kunt het veldtype niet bewerken nadat het is gemaakt. Als u het veldtype wilt bewerken, verwijdert u het aangepaste veld en maakt u een nieuw veld met een ander veldtype.

Aangepast veldtype wijzigen

Als je het aangepaste veldtype voor al je bestaande accounts wilt wijzigen, volg dan deze stappen:

1. Exporteer eerst al je accounts. Ga hiervoor naar klanten > Accounts in de linker menubalk, klik op de drie puntjes rechts van de zoekbalk en selecteer Accounts exporteren. Je ontvangt een e-mail met als bijlage een zip CSV-bestand met al je accounts.

2. Upload de spreadsheet terug naar TaxDome door te klikken op de knop Importeren op de klanten pagina.

3. Breng de accountvelden in kaart. Maak overeenkomstige aangepaste velden in TaxDome door Nieuw veld te selecteren in het vervolgkeuzemenu en het nieuwe type veld te selecteren. Meer over het toevoegen van aangepaste accountvelden tijdens het importeren.

4. Sla Stap 3 (Instellingen) over en breng de contactpersonenvelden in kaart. Maak overeenkomstige aangepaste velden in TaxDome door Nieuw veld te selecteren in het vervolgkeuzemenu en het nieuwe type veld te selecteren. Meer over het toevoegen van contactpersonenvelden tijdens het importeren.

5. Klik op Doorgaan en vervolgens op Importeren starten bij de laatste stap. Er worden geen nieuwe accounts gemaakt. In plaats daarvan worden de nieuwe aangepaste velden toegevoegd aan je bestaande accounts.

6. Klik op de pagina Accounts > Contactpersonen op Duplicaten samenvoegen om de nieuwe gegevens aan uw bestaande contactpersonen toe te voegen.

Aangepaste veldinhoud doorzoeken

Je kunt zoeken naar specifieke inhoud voor aangepaste velden voor contactpersonen of accounts door een trefwoord te gebruiken in het uitschuifbare zoekveld aan de linkerkant:

• Typ in het veld Zoeken op de pagina's klanten > Contacten of klanten > Rekeningen . Druk op enter op uw toetsenbord om uw zoekresultaten te bekijken. Klik op de x in het zoekveld om het te wissen.
• Klik op de zoekknop in de linkerbovenhoek van een pagina, typ in het zoekveld en bekijk de resultaten op de tabbladen 'Accounts ' en 'Contactpersonen '.

Notitie! U kunt niet zoeken naar aangepaste velden van de typen Gebruiker en Datum . Lees meer over aangepaste veldtypen.

Aangepaste velden gebruiken als shortcodes

Aangepaste velden worden ook gebruikt als shortcodesof dynamische gegevens, om ontvangerspecifieke tekst toe te voegen, zoals de verjaardag of het telefoonnummer van een persoon. In de onderstaande tabel ziet u waar u aangepaste velden voor accounts en contactpersonen kunt gebruiken als shortcodes:

Tip! Voor uw individuele klanten raden we u aan om tijdens het importeren de voornaam, achternaam en het adres van elke klant toe te voegen als aangepaste accountvelden. Hierdoor kunt u deze informatie gebruiken als shortcodes in bericht- en voorstel-sjablonen waar contactvelden niet worden ondersteund.

Als je bijvoorbeeld het aangepaste veld Geschatte belastingbetaling gebruikt in een sjabloon e-mail , ontvangt de ontvanger een e-mail met hun geschatte belastingbetaling (als dat aangepaste veld is ingevuld in hun contactgegevens).

Aangepaste velden voor contactpersonen gebruiken bij het aanvragen van IRS afschriften

Je kunt aangepaste velden voor contactpersonen gebruiken om het aanvragen van IRS transcripties te vereenvoudigen. Zodra u aangepaste velden hebt toegevoegd aan contactpersonen en deze hebt ingevuld, kan deze informatie automatisch worden overgedragen naar de corresponderende velden wanneer u transcripten aanvraagt.