Aangepaste velden (geavanceerd): Bewerken, zoeken, manieren om te gebruiken

Leer alles wat je moet weten over het beheren van aangepaste velden: hoe je ze kunt bewerken en doorzoeken, aangepaste velden kunt gebruiken in verschillende secties van portaal en ze kunt verwijderen.

Hier behandeld:

• Aangepaste velden bewerken en verwijderen
• Aangepast veldtype wijzigen
• Aangepaste veldinhoud doorzoeken
• Using custom fields as shortcodes
• Aangepaste velden voor accounts gebruiken in PDF-facturen
• Using contact custom fields when requesting IRS transcripts

Aangepaste velden bewerken en verwijderen

Je kunt de aangepaste velden die je hebt gemaakt altijd beheren. Ga naar Sjablonen > Aangepaste velden in de linker menubalk en kies Contactpersonen of Accounts.

• Bewerken: Klik op het potloodpictogram uiterst rechts van het veld dat u wilt bewerken, breng uw wijzigingen aan en klik vervolgens op Sla.
  • Wanneer u een aangepast veld van het type Dropdown bewerkt, kunt u de volgorde van de opties wijzigen door het pictogram met de zes puntjes links van de optienaam ingedrukt te houden; om meer opties toe te voegen klikt u op Optie toevoegen, om er een paar te verwijderen klikt u op het prullenbakpictogram uiterst rechts van de optienaam.
• De volgorde wijzigen: Klik en houd het pictogram met de zes puntjes helemaal links van het veld ingedrukt, sleep het en klik vervolgens op Opslaan.
• Verwijderen: Klik op het prullenbakpictogram uiterst rechts van het veld dat je wilt verwijderen en bevestig vervolgens. Zodra een veld is verwijderd, is het niet langer beschikbaar in uw contactpersonen of accounts. Dit is ook van invloed op alle sjablonen waarin het aangepaste veld werd gebruikt als shortcode.

Opmerking! U kunt het veldtype niet bewerken nadat het is gemaakt. Als u het veldtype wilt bewerken, verwijdert u het aangepaste veld en maakt u een nieuw veld met een ander veldtype.

Aangepast veldtype wijzigen

Als je het aangepaste veldtype voor al je bestaande accounts wilt wijzigen, volg dan deze stappen:

1. Exporteer eerst al je accounts. Ga hiervoor naar klanten > Accounts in de linker menubalk, klik op de drie puntjes rechts van de zoekbalk en selecteer Accounts exporteren. Je ontvangt een e-mail met als bijlage een zip CSV-bestand met al je accounts.

2. Upload de spreadsheet terug naar TaxDome door te klikken op de knop Importeren op de klanten pagina.

3. Breng de accountvelden in kaart. Maak overeenkomstige aangepaste velden in TaxDome door Nieuw veld te selecteren in het vervolgkeuzemenu en het nieuwe type veld te selecteren. Meer over het toevoegen van aangepaste accountvelden tijdens het importeren.

4. Sla Stap 3 (Instellingen) over en breng de contactpersonenvelden in kaart. Maak overeenkomstige aangepaste velden in TaxDome door Nieuw veld te selecteren in het vervolgkeuzemenu en het nieuwe type veld te selecteren. Meer over het toevoegen van contactpersonenvelden tijdens het importeren.

5. Klik op Doorgaan en vervolgens op Importeren starten bij de laatste stap. Er worden geen nieuwe accounts gemaakt. In plaats daarvan worden de nieuwe aangepaste velden toegevoegd aan je bestaande accounts.

6. Klik op de pagina Accounts > Contactpersonen op Duplicaten samenvoegen om de nieuwe gegevens aan uw bestaande contactpersonen toe te voegen.

Aangepaste veldinhoud doorzoeken

Je kunt zoeken naar specifieke inhoud voor aangepaste velden voor contactpersonen of accounts door een trefwoord te gebruiken in het uitschuifbare zoekveld aan de linkerkant:

• Typ in het veld Zoeken op de pagina's klanten > Contacten of klanten > Rekeningen . Druk op enter op uw toetsenbord om uw zoekresultaten te bekijken. Klik op de x in het zoekveld om het te wissen.
• Klik op de knop Zoeken linksboven op elke pagina, typ in het zoekveld en bekijk de resultaten in de tabbladen Accounts en Contacten .

Opmerking! Je kunt niet zoeken naar aangepaste velden van het type Gebruiker en Datum. Lees meer over aangepaste veldtypes.

Using custom fields as shortcodes

Custom fields are also used as shortcodes, or dynamic data, to add recipient-specific text, such as a person’s birthday or phone number. In the chart below, find out where to use account and contact custom fields as shortcodes:

Tip! For your individual clients, we recommend adding each client's first name, last name and address as account custom fields during import. This will allow using this info as shortcodes in message and proposal templates where contact fields are not supported.

Als je bijvoorbeeld het aangepaste veld Geschatte belastingbetaling gebruikt in een sjabloon e-mail , ontvangt de ontvanger een e-mail met hun geschatte belastingbetaling (als dat aangepaste veld is ingevuld in hun contactgegevens).

Aangepaste velden voor accounts gebruiken in PDF-facturen

Je kunt aangepaste velden voor accounts opnemen in PDF-facturen. 

Ga naar Instellingen > Factuur in de linker menubalk. Schakel in het tabblad Aanpassingen voor facturen sectie de accountaanpassingsvelden in die u in uw PDF-facturen wilt opnemen en klik vervolgens op Opslaan. Klik op Meer weergeven om alle beschikbare aangepaste velden voor accounts te zien.

Opmerking! Standaard zijn alle nieuw toegevoegde aangepaste velden uitgeschakeld voor PDF-facturen.

Using contact custom fields when requesting IRS transcripts

You can use contact custom fields to simplify requesting IRS transcripts. Once you have custom fields added to contacts and filled in, this info can automatically be transferred to the corresponding fields when you request transcripts.