Automatiseringsvoorbeelden (Basis): Update account tags

Let your pipelines do the work for you: automate applying and removing account tags at any pipeline stage. For example, your leads will automatically get the New client tag instead of the Leads tag after they made a prepayment. Or, clients will get the Extension tag once a job enters a specific stage, which will be a trigger for other pipeline automations.

Hier behandeld:

• Stap 1. Labels aanmaken
• Stap 2. Voeg de Update accounttags automatisering toe aan de pijplijn
• Stap 3. Noteer de volgorde van de automatiseringen
• Tags wijzigen bij het verplaatsen of toevoegen van taken

Stap 1. Labels aanmaken

Voordat je de automatisering toevoegt, moet je beslissen welke tag automatisch moet worden toegepast of verwijderd. Gebruik de volgende vragen als referentie: 

• Welke klant groep wil je zien door de rekeninglijst te filteren? Retourneren klanten, Belasting klanten, enz.
• Welke klant groep vereist een ander proces met specifieke automatiseringen? Bijv. wekelijks, maandelijks, per kwartaal.
• Voor welke klant groep hebben mijn teamleden een specifieke set taken nodig om verder te gaan met de geleverde services? Bijv. QBO klanten
• Enzovoort

Zorg ervoor dat je tags hebt gemaakt voor bepaalde groepen van klanten.

Stap 2. Voeg de Update accounttags automatisering toe aan de pijplijn

Volg deze stappen om tags die u hebt aangemaakt automatisch toe te passen of te verwijderen:

1. Selecteer de fase op uw pijplijn, wanneer tags moeten worden aangebracht of verwijderd, voeg dan de Update account tags automatisering toe. Selecteer tijdens het toevoegen tags die u automatisch wilt laten toevoegen of verwijderen aan de klant account op deze fase.

2. Zodra de Opdracht de fase binnenkomt, worden de tags aangebracht en verwijderd. 

Opmerking! Voor de automatisering van de Update accounttags, maakt het niet uit of Automatisch Verplaatsen jobs is ingeschakeld voor de fase. De automatisering wordt automatisch geactiveerd en er zijn geen acties nodig van klant of van de firma om te worden voltooid. Er worden ook geen elementen gekoppeld aan de Opdracht wanneer de automatisering wordt geactiveerd.

Deze automatisering kan op verschillende manieren worden toegevoegd:

• Verwijder bestaande accounttags ingeschakeld en Voeg accounttags toe veld leeg:
  Als een Opdracht dit fase ingeeft, worden alle toegepaste tags van de account verwijderd.
• Bestaande accounttags wissen ingeschakeld en veld Accounttags toevoegen ingevuld:
  Wanneer een Opdracht dit fase ingeeft, worden alle toegepaste tags verwijderd van de account en worden tags die zijn geselecteerd in het veld Accounttags toevoegen toegepast op de account.
• Verwijder bestaande accounttags uitgeschakeld en het veld Accounttags toevoegen ingevuld:
  Als een Opdracht dit fase ingeeft, blijven alle toegepaste tags toegewezen aan de account en worden tags die vermeld staan in het veld Accounttags toevoegen toegepast op de account.
• Verwijder bestaande accounttags uitgeschakeld en het veld Accounttags verwijderen ingevuld:
  Wanneer een Opdracht de fase invoert, worden de tags in het veld Accounttags verwijderen van de account verwijderd.
• Add Account Tags-veld en Remove Account Tags-veld ingevuld:
  Wanneer een Opdracht de fase invoert, worden de tags in het veld Accounttags toevoegen toegepast op de account en worden de tags in het veld Accounttags verwijderen verwijderd van de account.

Tip! Probeer deze functie te gebruiken in combinatie met voorwaardelijke fasen en automatiseringen, zodat de volgende gebeurtenissen in je pijplijn worden geactiveerd voor de accounts waarop de tags automatisch worden toegepast. 

Stap 3. Noteer de volgorde van de automatiseringen

Let bij het bouwen van complexe pijplijnen met behulp van Update account tags automatisering en voorwaardelijke fasen en automatiseringen op de volgorde van automatiseringen. Houd er rekening mee dat automatiseringen een voor een worden geactiveerd, van de eerste naar de laatste. 

Vergelijk de twee afbeeldingen hieronder voor een beter begrip. 

• In het voorbeeld links wordt een taak gemaakt voor alle accounts die een Ext Needed-tag hebben, vervolgens wordt de Ext Needed-tag voor de accounts verwijderd en wordt Ext Filed toegepast.
• In het voorbeeld rechts wordt de tag Ext Needed voor de accounts verwijderd en wordt Ext Filed toegepast. Omdat er geen accounts meer zijn met de tag Ext Needed, wordt de taak niet gemaakt.

Om de volgorde van automatiseringen te wijzigen, klik je op een automatisering in de fase, beweeg je de muis over het pictogram Verplaatsen en sleep je de automatisering. 

Tags wijzigen bij het verplaatsen of toevoegen van taken

De opties die je kiest in de instellingen pijplijn zijn de standaardopties. Je kunt echter altijd beslissen welke tags worden toegepast of verwijderd wanneer je je taken handmatig verplaatst of toevoegt aan de pijplijn.

Als er een Update Account Tags automatisering is gemaakt binnen een geselecteerde fase waarnaar je taken verplaatst, wordt dit weergegeven in een pop-up. U hebt de volgende opties:

• Als je wilt dat de automatisering wordt gestart met de standaardinstellingen, laat het dan zoals het is
• Als je niet wilt dat de automatisering wordt geactiveerd, schakel je het selectievakje uit 
• Als u de instellingen voor de tags wilt wijzigen, kunt u de tags die u nodig hebt toevoegen of verwijderen
• Als u alle bestaande tags voor de account(s) wilt wissen, schakelt u Accounttags wissen in.

Ook kun je toegepaste tags zien in de kanban-weergave en tags toevoegen of verwijderen door een Opdracht kaart ter plekke te bewerken.