CRM Lijst met contactpersonen (Basis): Bewerken, Exporteren, Zoeken, Verwijderen

Contactpersonen zijn de personen met wie je contact hebt via TaxDome. Met de functie Contacten kunt u niet alleen de gegevens van uw klanten en hun familieleden opslaan, maar ook die van uw collega's, toekomstige klanten en business partners. Hier laten we u zien hoe u Contactpersonen optimaal kunt gebruiken:

• Uw lijst met contactpersonen
• Contacten bewerken
• Contactlijsten exporteren van TaxDome
• Uw contactpersonenlijst afdrukken
• Contacten zoeken
• Je contactenlijst filteren
• Contacten koppelen aan accounts
• Opmaak contactnaam instellen
• Opmaak van contactnamen in bulk toepassen
• Contacten verwijderen

Uw lijst met contactpersonen

De volledige lijst met contactpersonen van een bedrijf is beschikbaar voor de eigenaar van het bedrijf, de beheerder of elke werknemer met toegangsrechten om alle contactpersonen te bekijken. Anders kunnen teamleden alleen de contactpersonen bekijken die aan hun toegewezen accounts zijn gekoppeld.

Om uw contactpersonen te zien op TaxDome, gaat u naar klanten > Contactpersonen in de linker menubalk. Hier kunt u de namen, e-mail adressen, telefoonnummers, bedrijfsnamen en toegewezen tags voor al uw contactpersonen bekijken.

Je kunt een lijst met contactpersonen sorteren op naam, telefoonnummer of bedrijf: Klik op de pijl omhoog-omlaag rechts van de kop van de kolom die je wilt sorteren.

Contacten bewerken

Als u de gegevens van een contactpersoon wilt wijzigen, gaat u naar klanten > Contacten in de linker menubalk en klik vervolgens op de naam van de contactpersoon in de lijst. Bewerk de gegevens van een contactpersoon in het uitschuifbare venster en klik op Opslaan. 

Je hebt ook toegang tot de info van de contactpersoon door het tabblad Info in het accountprofiel klant te openen en vervolgens op de link van de contactpersoon te klikken in de Contacten sectie.

Een lijst met contactpersonen afdrukken

Om een lijst met contactpersonen af te drukken, klikt u op het afdrukpictogram rechtsboven.

Je browser zal je vragen om de lijst af te drukken, inclusief de huidige datum en tijd.

Contacten zoeken

Om naar een specifieke contactpersoon te zoeken met behulp van een trefwoord of een aangepaste veldwaarde:

• Klik in de rechterbovenhoek van Contacten sectie op de knop Zoeken. Voer in de schuifbalk het trefwoord in het zoekveld in en druk vervolgens op enter op je toetsenbord. De lijst met contactpersonen wordt dan verkleind op basis van je zoekopdracht. Klik op de x in het zoekveld om het te wissen.
• Gebruik de algemene zoekfunctie op elke pagina: Klik op het zoekpictogram in de linkerbovenhoek, typ in het zoekveld en kies vervolgens de gewenste entiteit in het snelle resultaat of navigeer naar het tabblad Contacten . Klik op de naam van een contactpersoon om de gegevens van de contactpersoon te openen en te bewerken.

Opmerking! Je kunt niet zoeken naar aangepaste velden van het volgende type: Gebruiker, Datum. Lees meer over aangepaste veldtypes.

Je contactenlijst filteren

Filters helpen je om specifieke contactpersonen te vinden in je lijst met contactpersonen op basis van bepaalde criteria. Je kunt bijvoorbeeld alle contactpersonen vinden met bepaalde tags of contactpersonen die op een bepaalde datum zijn gemaakt. Lees meer in ons artikel over filters.

Om je contactenlijst te filteren, klik je op de vervolgkeuzelijst + Filter linksboven op de pagina Contacten en selecteer je de filter:

• Tags Toont alleen contactpersonen met specifieke tags. Selecteer wel/niet om contactpersonen met een bepaalde tag te zien/verbergen.
• Geïmporteerd op laat je de datum en tijd selecteren waarop de contactpersonen zijn geïmporteerd. Je kunt een van de voorgestelde parameters selecteren of een aangepaste datum instellen.
• Datum aangemaakt toont contactpersonen die vandaag, vorige week, vorige maand, vorig kwartaal, vorig jaar of op een aangepaste datum zijn aangemaakt.
• Datum bijgewerkt toont contactpersonen waarvan de informatie vandaag, vorige week, vorige maand, vorig kwartaal, vorig jaar of op een aangepaste datum is bijgewerkt.

Opmaak contactnaam instellen

Standaard heb je de indeling [ Achternaam] [Voornaam] voor contactnamen, bijvoorbeeld John Doe. Als je wilt wijzigen hoe contactnamen worden weergegeven, volg dan deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingenin de linker menubalk.

2. Selecteer in de Contactnaamopmaak sectie de standaardnaamopmaak in de vervolgkeuzelijst:

3. Schakel het selectievakje Toepassen voor alle contactpersonen in als je de geselecteerde indeling meteen voor al je contactpersonen wilt genereren. Of laat het vakje leeg als je je huidige contactpersonen wilt behouden zoals ze nu zijn.

4. Klik op Opslaan. Als u het selectievakje Toepassen voor alle contacten hebt aangevinkt, moet u ook op Bevestigen klikken in hetUpdate Contactnaamnotatie voor alle contactpersonen? Bevestigingspop-up.

Als je dit eenmaal hebt gedaan, wordt de nieuwe naamnotatie toegepast telkens wanneer je nieuwe contactpersonen toevoegt met de knop Nieuw, terwijl je accounts aanmaakt of naamnotaties in bulk toepast.

Als je de nieuwe standaard naamopmaak hebt toegepast, maar de voornaam, achternaam of middelste naam (indien vereist) van je contactpersoon niet is ingevuld, zal het opmaken van de contactnaam mislukken voor deze contactpersoon. U krijgt een melding in de Inbox+:

Opmaak van contactnamen in bulk toepassen

U kunt de naamnotatie, die u als standaard hebt ingesteld, bulksgewijs toepassen op uw contactpersonen. Selecteer hiervoor een of meer contactpersonen in uw lijst met contactpersonen en klik vervolgens op de knop Update koppeling contactnaamnotatie bovenaan en bevestig deze in het pop-upvenster Contactnaamopmaak bulksgewijs toepassen .

Contacten verwijderen

Om contactpersonen te verwijderen, vinkt u het vakje aan naast de contactpersonen die u wilt verwijderen, klikt u op het prullenbakpictogram in de menubalk en klikt u vervolgens op Bevestigen. Om alle contactpersonen te selecteren, klikt u op het bovenste selectievakje.

Om een contactpersoon te verwijderen, kun je ook op het prullenbakpictogram rechts van de naam van de contactpersoon klikken en vervolgens bevestigen door op Verwijderen te klikken.

Contacten toevoegen

Klik hier.

Dubbele contacten samenvoegen

Klik hier.