Documenten (geavanceerd): Documenten opvragen bij klanten of derden

TaxDome biedt vele eenvoudige en veilige manieren om documenten op te vragen van klanten en derden. Bovendien kunnen ze zelfs het inloggen op portaal overslaan als dat nodig is. Lees verder om alle manieren te ontdekken waarop klanten en nietklanten documenten uploaden. 

noot

Webinar - Documentbeheer: Verken veilige opslag en e-handtekeningen! Donderdag, 13.00 uur EST. Registreer hier

Documenten opvragen bij klanten die niet kunnen inloggen

Heb je een klant die zijn aanmeldingsgegevens vergeten is of die de TaxDome portaal niet gebruikt? Met TaxDome kun je links maken naar een uploadpagina voor Bestanden Opgevraagd. Zodra de klant op de link klikt, komen ze op een pagina waar ze hun documenten kunnen slepen. U ontvangt een melding in uw Inbox+ zodra de documenten zijn geüpload.

Om een link te maken naar een uploadpagina met Bestanden opgevraagd:

1. Ga op het tabblad Documenten naar Documenten; selecteer de klant. Zoek vervolgens de map waarin u de documenten wilt uploaden, klik op de drie puntjes rechts van de map en selecteer Bestanden opvragen. 

Je hebt ook toegang tot deze functie via het tabblad Documenten van het klant account. 

tip

Opmerking: De klant kan de andere inhoud van de map niet zien.

2. Voer een bericht in, bijvoorbeeld waarom je het gevraagde document nodig hebt.

3. Kies een optie:

  • Verzend de link handmatig: Klik op CREATE, kopieer vervolgens de link en verstuur deze via e-mail. Of kopieer hem later als je hem nodig hebt: Ga naar het tabblad Documenten en open vervolgens het subtabblad Bestandsaanvragen om het te vinden.
  • De link automatisch verzenden: Schakel in op Aanvraag via e-mail verzenden, selecteer de ontvanger in de lijst (de e-mail adressen in deze lijst zijn voor accountgebruikers met ingeschakelde portaal toegang) of voer een willekeurig e-mail adres in en klik vervolgens op CREËREN.

Om toegang te krijgen tot alle koppelingen die je hebt gemaakt, ga je naar het tabblad klant account Docs en open je vervolgens het subtabblad Bestandsaanvragen .

  • Als je de link automatisch opnieuw wilt verzenden, klik je op de drie puntjes rechts en selecteer je Opnieuw verzenden.
  • Als u de link handmatig opnieuw wilt verzenden, selecteert u Koppeling kopiëren en verzendt u deze in een bericht of op e-mail.
  • Als je het bericht met de koppeling wilt wijzigen, selecteer je Bewerken, voer je een nieuw bericht in en klik je op OPSLAAN.
  • Als je niet langer wilt dat klant bestanden uploadt via de link, selecteer je Herroepen.

Een beveiligde link maken voor niet-klanten om documenten te uploaden

Maak een algemene gastaccount waar iedereen veilig documenten kan uploaden. De persoon die documenten uploadt naar de gastaccount heeft geen toegang nodig tot TaxDome portaal .

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Dit is hoe:

1. Maak een algemene gastaccount. Koppel er geen contactpersonen aan. Je kunt het met verschillende mensen delen en alleen jij en teamleden hebben er toegang toe.

2. Blijf georganiseerd: Ga naar Documenten, dan Documenten. Maak in de map Private een submap voor niet-klanten om te uploaden naar; geef deze map een gemakkelijk herkenbare naam. 

3. Klik op de drie puntjes rechts van de map en selecteer Bestanden op vragen op om een beveiligde koppeling naar een uploadpagina te maken. Nu u een link hebt, stuurt u deze naar de niet-klant waarvan u documenten nodig hebt. 

4. Zodra de bestanden zijn geüpload, kun je ze ook delen met derden (voor meer informatie, ga hier).

Hoe klanten documenten uploaden naar hun portaal

Zodra een klant toegang heeft tot portaal , kunnen ze documenten uploaden op de Home of Documents pagina. Ga voor meer informatie naar klant Helpcentrum.

Hoe klanten documenten uploaden vanuit de TaxDome mobiele app

Zodra een klant toegang heeft tot portaal , kunnen ze de TaxDome Mobile App installeren op hun smartphone om documenten te uploaden vanaf hun toestel. Of ze kunnen een foto van een document maken, deze bijsnijden en roteren en vervolgens uploaden naar portaal- heel eenvoudig. Ga voor meer informatie naar het klant Helpcentrum.

Documenten opvragen in chats

Chats bestaan uit threads waarin je veilig kunt praten met klanten. Documenten kunnen aan berichten worden gekoppeld tijdens het maken ervan of zelfs daarna. Om ervoor te zorgen dat een klant niet vergeet om een documentaanvraag op te volgen, maak je er een to-do van in de thread door het toe te voegen als een taak via klant Taken. Het verzoek wordt dan weergegeven als onderdeel van een checklist die ze moeten voltooien. Meer informatie over klant Taken vindt u hier.

Documenten binnen opvragen klant Organizers

Onze organizers zijn op maat gemaakte formulieren die worden gebruikt om alle basisgegevens en documenten te verzamelen die nodig zijn om aan de slag te gaan voor een klant. Organizer sjablonen kunnen zo worden ontworpen dat ze zoveel verzoeken voor het uploaden van bestanden bevatten als nodig is. Documenten die worden geüpload naar een organizer worden automatisch opgeslagen in de standaardmap klant met klant kan bekijken en bewerken toegang. Meer informatie over het maken van organizers hier.

Documenten opvragen in e-mails

Houd er rekening mee dat het opvragen van documenten via e-mail niet de veiligste manier is om informatie uit te wisselen. Wanneer uw e-mail is gesynchroniseerd met TaxDomezie je alle e-mail van klanten in TaxDome's Inbox+ en ook onder de e-mail tabblad van elk klant accountprofiel. Bijlagen die klanten verstuurt via e-mail kunnen automatisch worden opgeslagen in een standaardmap klant met klant kan bekijken en bewerken toegang.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Neem contact met ons op

Verwante artikelen