CRM (Basis): Uitnodigend klanten
Hoewel het uitnodigen van klanten mogelijk is tijdens het importeren, geven de meeste TaxDome bedrijven er de voorkeur aan om dit te doen nadat alles is opgezet en klaargezet. Ontdek hier uw opties om klanten portaal toegang te verlenen (in bulk of individueel) en uitnodigingen te versturen, te bepalen of de klanten al toegang hebben en hoe u opnieuw uitnodigingen kunt versturen als dat nodig is.
Voordat u begint
klanten portaal toegang verlenen is anders dan ze uitnodigen voor de portaal. Wanneer je klanten toegang verleent door de Aanmeldcontact toggle aan te zetten, kun je een persoonlijk bericht toevoegen aan een e-mail uitnodiging. Dit kan op elk moment later worden gedaan.
Zodra een klant een e-mail uitnodiging ontvangt voor zijn TaxDome portaal , moet hij de account activeren. De klant klikt op de link in de e-mail en maakt vervolgens een wachtwoord aan.
Let op het volgende voordat je je klanten uitnodigt voor de klant portaal :
- Nodig altijd eerst je test klant uit om alle klant portaal functies zelf te testen. Meer informatie over testaccounts.
- Als u portaal in bulk toevoegt, worden dezelfde instellingen toegepast op alle contactpersonen die zijn gekoppeld aan uw geselecteerde accounts. Als een account bijvoorbeeld twee contactpersonen heeft en je geeft de portaal toegang in bulk, dan ontvangen ze allebei de uitnodigingen.
- Als je toegang wilt verlenen aan de geselecteerde accountcontacten, doe je dat individueel via het profiel klant .
- Je kunt je portaal configureren om bepaalde acties toe te staan, zoalshet bekijken, ondertekenen, uploaden van documenten, betalen van facturen en het invullen van klant verzoeken, zonder dat je portaal toegang nodig hebt.
portaal toegang toevoegen
Je kunt klant portaal toegang geven en je klanten uitnodigen in bulk of individueel voor specifieke klanten:
In bulk voor alle contactpersonen
Om in bulk klant portaal toegang toe te voegen, ga naar klanten > Accounts in de linker menubalk en volg deze stappen:
1. Filter je accountlijst door op Filter te klikken, Laatste login te selecteren en Offline te kiezen. Je ziet alleen de klanten zonder portaal toegang.
2. Kies de klanten, klik op Meer acties en selecteer vervolgens Aanmelding bewerken, Verwittigen, e-mail sync.
3. Selecteer Inschakelen voor alle contactpersonen in het vervolgkeuzemenu rechts van Aanmelden om portaal toegang in te schakelen. Selecteer indien nodig de andere contactknoppen. Meer informatie over contactknoppen.
4. Schakel het selectievakje Uitnodigingen verzenden in.
5. Voeg een bericht toe voor de uitnodiging e-mail ( optioneel).
6. Klik op Opslaan om je klanten in bulk uit te nodigen. De uitnodigingen worden verstuurd naar alle contactpersonen van de geselecteerde accounts.
Individueel voor geselecteerde contactpersonen
Soms hoef je de toegang tot portaal niet voor alle gebruikers van de accounts in te schakelen; op deze manier kun je dat doen vanuit het profiel klant voor geselecteerde contactpersonen. Om dit te doen:
1. Navigeer naar het tabblad Info van het profiel klant (beschikbaar zodra je een account hebt aangemaakt).
2. Als u de account al aan een of meer contactpersonen hebt gekoppeld, ziet u ze in de Contactpersonen sectie. Zet de knop Aanmelden aan naast elke contactpersoon aan wie u toegang wilt geven tot portaal .
3. Om een aangepast bericht aan je uitnodiging toe te voegen, typ je in het veld Persoonlijk bericht in het pop-upvenster en klik je vervolgens op Verzenden.
Let op! Als een contactpersoon aan meerdere accounts gekoppeld is, moet je portaal toegang geven tot elk van die accounts afzonderlijk. Ze kunnen dan van account wisselen zodra ze inloggen.
Uitnodigingen sturen naar gebruikers in afwachting van activering
De gebruiker wordt beschouwd als in afwachting van activering als:
- De knop Aanmelden is ingeschakeld, maar de melding is niet verzonden.
- als de melding is verzonden maar de gebruiker nog niet is ingelogd
Je kunt altijd controleren of de gebruiker in afwachting is van activering op het tabblad Info van het profiel klant . Klik op het pictogram met de drie puntjes uiterst rechts van de e-mail van de gebruiker en klik vervolgens op Uitnodiging verzenden om de e-mail te verzenden/herzenden.
Een andere manier om gebruikers te definiëren die hun account nog moeten activeren, is door naar klanten > Accounts te gaan in de linker menubalk en vervolgens het tabblad In afwachting van activering te selecteren.
Hier zie je ook...
- e-mail: het e-mail adres van de persoon die zijn account nog niet heeft geactiveerd. Een rood uitroepteken ernaast betekent dat het adres ongeldig is.
- Account(s): de naam van de account. Als een gebruiker meerdere accounts heeft, worden ze allemaal weergegeven.
- Uitnodiging verzonden: de datum waarop de uitnodiging om de account te activeren is verzonden. Klik op de pijl omhoog-omlaag om de kolom op datum te sorteren.
- Uitgenodigd door: de naam van de persoon (het teamlid of klant) die de persoon heeft uitgenodigd.
Als er een uitnodiging is verstuurd maar de gebruiker heeft deze nog niet geaccepteerd, dan kun je opnieuw een uitnodiging versturen: vink de selectievakjes links van de gebruikers aan en klik vervolgens op Opnieuw versturen om te selecteren. Je kunt ook het tabblad In afwachting van activering gebruiken om klanten te vinden voor wie de knop Aanmelden was ingeschakeld, maar waarvoor geen uitnodiging was verzonden. Sorteer de lijst op de kolom Uitnodiging verzonden en selecteer de accounts waarvoor de kolom leeg is en klik vervolgens op Opnieuw verzenden naar geselecteerd.
Je kunt de uitnodigingen ook annuleren als ze niet langer nodig zijn. Klik hiervoor op Uitnodigingen annuleren om te selecteren. Op deze manier kan de gebruiker zich niet aanmelden via de link in de uitnodiging e-mail.
Heeft mijn klanten toegang tot portaal ?
Je kunt eenvoudig controleren of de klant is uitgenodigd om zijn portaal te gebruiken door te navigeren naar klanten > Accounts in de linker menubalk. De kolom ID kolom in je accountlijst geeft aan of de klant zijn account heeft geactiveerd.
- Groen betekent dat de account klant actief is, d.w.z. dat er minstens één gebruiker is die zich kan aanmelden. Accounts in afwachting van activering lijken ook actief.
- Beige betekent dat het klant account offline is. Het bestaat op TaxDome maar heeft geen gebruikers die kunnen inloggen (er zijn nog geen uitnodigingen verstuurd).
Als je wilt controleren of de specifieke contactpersoon toegang heeft tot portaal , ga dan naar het tabblad Info van het profiel klant . De klant heeft geen toegang als:
- De aanmeldknop staat uit
- De aanmeldingsknop staat aan, maar moet nog geactiveerd worden (de uitnodiging is verzonden maar niet geaccepteerd door klant).
