Chats (Basis): Handmatig of automatisch verzenden

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

TaxDomeMet de chatfunctie kun je veilig en in realtime communiceren met je klanten . Gebruik het om afspraken te plannen of klanten om ontbrekende informatie te vragen. Bovendien kunt u met Chats herinneringen instellen, bestanden bijvoegen, taken toewijzen aan klanten en nog veel meer.

Chats, uitgelegd

Belangrijkste dingen die je moet weten over chats:

Chat threads zijn een veilige plek om vragen te stellen, bestanden aan te vragen en taken toe te wijzen.
klanten meldingen ontvangen over nieuwe chats en openstaande vragen.
Wanneer iemand reageert op een chat, een nieuwe chat aanmaakt, wijzigingen aanbrengt in klant taken of een document uploadt, krijg je een melding en een e-mail in je inbox+.
Als je taken toevoegt voor klanten in een chat, worden ze weergegeven als to-do lijsten met selectievakjes. De voortgang van die taken to-do's kan worden gevolgd op een aparte pagina.
Als je snel informatie nodig hebt van de klant, kun je een verzoek sturen van een chat thread.
Gebruik @ voor de naam van een teamlid om hun aandacht te trekken in een chat.
Je kunt automatische herinneringen voor chats instellen.
Zodra je hebt wat je nodig hebt, archiveer je de chat om rommel te voorkomen.
Gebruik chatsjablonen om identieke berichten naar meerdere klanten te sturen.
De chatfunctie is ook beschikbaar op de mobiele appTaxDome .

Ga naar het tabblad Communicatie van het profiel op klant om toegang te krijgen tot chats.

Nieuwe chats maken

Een chat thread kan worden aangemaakt door een bedrijfseigenaar, een beheerder of een teamlid dat is toegewezen aan de account of met toegangsrechten voor alle accounts.

Opmerking: klanten die hun TaxDome account niet hebben geactiveerd, kunnen geen berichten ontvangen. Om Chats te kunnen gebruiken, moet klanten aan de kant van de onderneming toegang hebben tot portaal en moet er aan hun kant een account geactiveerd zijn.

Er zijn drie verschillende manieren om een chatbericht te versturen:

Begin een chat met een klant

Om een chat te starten , klikt u op de knop Nieuw linksboven, selecteert u Chat in het schuifmenu, schrijft u een notitie en klikt u vervolgens op de knop Chat maken. U kunt ook naar de account op klant gaan, het tabblad Communicatie openen en klikken op Nieuwe chat.

Hieronder leggen we de genummerde secties uit in het Nieuwe Chatscherm waar u nieuwe threads aanmaakt:

1. Aan: Selecteer de naam van de persoon voor wie het bericht is.

2. Sjabloon: Kies een sjabloon voor een vaak verzonden bericht. Ga hierheen voor meer informatie over sjablonen. Selecteer alleen een sjabloon wanneer u een nieuwe chat aanmaakt, niet wanneer u op een chat reageert.

3. Onderwerp: Voer de onderwerpregel in; deze wordt weergegeven in de Chat-lijst. Als u een chatsjabloon gebruikt, wordt deze automatisch ingevuld. Klik op + Voeg shortcode toe om het te individualiseren: Shortcode bevat dynamische gegevens die worden vervangen door bijvoorbeeld een klant's naam of de datum. Ga voor meer informatie over shortcodesga naar het gedetailleerde artikel.

4. Bericht: Stel het bericht op: gebruik tekstopmaak, emoji, opsommingstekens, genummerde lijsten en koppelingen. Als je een sjabloon gebruikt, wordt het bericht automatisch ingevuld. Trek de aandacht van een teamlid in het bericht door @ voor hun naam te gebruiken, of klik op Bijvoegen om bestanden van je bureaublad of TaxDome toe te voegen (meer details hieronder).

5. Herinneringen: Schakel deze optie in als je wilt dat er een herinnering e-mail wordt verstuurd naar klant als ze niet binnen een bepaalde tijd reageren of hun taken niet hebben voltooid (meer details hieronder).

6. Taken: Checklists toevoegen voor je klanten. Kijk hier voor meer informatie.

7. Chat maken: Klik op om je bericht naar de klant te sturen. Klik anders op Annuleren.

8. Taken koppelen: Selecteer taken om te koppelen en klik vervolgens op Opslaan.

Begin chats met verschillende klanten

Als je hetzelfde bericht naar een heleboel klanten moet sturen, gebruik dan onze functie voor bulkberichten.

Ga naar klanten in het linker zijbalkmenu, selecteer de selectievakjes naast de klanten waarnaar u het bericht wilt sturen, klik op Meer acties in de bovenste menubalk en klik vervolgens op Bericht verzenden in het vervolgkeuzemenu. Selecteer een chatsjabloon of schrijf een onderwerp voor de chat (optioneel), voeg uw tekst toe en klik vervolgens op Chats maken.

Voeg indien nodig later documenten en taken toe aan een chat thread .

Herinneringen instellen

Telkens wanneer je iets in de chat verstuurt naar klanten, krijgen ze een melding. Alle gebruikers die zijn gekoppeld aan de account-met Verwittigen ingeschakeld, ontvangen een melding op e-mail . Controleer of meldingen zijn ingeschakeld door de Verwittigen kolom in de lijst met accounts.

Als ontvangers er te lang over doen om je bericht te lezen/beantwoorden of om de taak in een thread te voltooien, heb je twee opties:

Wanneer je een herinnering instelt, verschijnt er een melding met het aantal herinneringen en hun interval op je chat thread. Uw klant ontvangt ook een melding op chat thread waarin staat welke actie nodig is om de herinneringen te stoppen:

Automatische herinneringen instellen

Als u automatische herinneringen over ongelezen/onbeantwoorde berichten en onvoltooide klant taken wilt instellen, schakelt u Herinneringen in chatsjabloon in wanneer u handmatig of via pijplijn automatisering een chat aanmaakt. U kunt dit ook op elk gewenst moment later rechtstreeks vanuit de thread doen.

Herinneringen configureren :

Dagen tot volgende herinnering: Standaard wordt er drie dagen nadat de melding over een nieuw bericht is verzonden naar klant een herinnering verzonden, maar je kunt dit naar wens aanpassen.
Aantal herinneringen: Standaard krijgt de klant slechts één herinnering e-mail, maar je kunt dit ook wijzigen.

Herinneringen kunnen ook op elk moment worden in- en uitgeschakeld door naar een chat thread te gaan. Open het tabblad Herinneringen, schakel Herinneringen verzenden naar klanten in en maak de nodige aanpassingen, klik vervolgens op Opslaan.

Opmerking: De herinneringen worden altijd verzonden voor het laatste bericht in de thread.

Herinneringen stoppen voor elke thread wanneer:

Als er klant taken in de chat thread:
- Taken gemarkeerd als onvoltooid: Herinneringen stoppen wanneer alle klant taken in de thread zijn gemarkeerd als voltooid en alle berichten zijn gelezen.
- Taken gemarkeerd als voltooid: Herinneringen stoppen wanneer alle berichten zijn gelezen.
Als er geen taken staan op chat thread: Herinneringen stoppen zodra de klant het laatste bericht beantwoordt.
Ongeacht de aanwezigheid van taken op chat thread, stoppen herinneringen ook als:
- ...heb je de chat thread gearchiveerd.
- ...heb je Herinneringen uitgeschakeld.
- ...het ingestelde aantal herinneringen is verzonden.

Opmerking: Als u een chat thread archiveert en vervolgens opnieuw opent, worden de Herinneringen aan alsof het bericht nieuw is.

Bestanden bijvoegen in chats

Een bedrijfseigenaar, een admin of een teamlid met toegangsrechten om documenten te beheren kan bestanden toevoegen aan chatgesprekken. Voor dit doel kunt u bestanden gebruiken van uw bureaublad of van mappen op het hoogste niveau met:

klant toegang kan bekijken en bewerken .

klant kunnen bekijken toegang.

Bestanden bijvoegen wanneer u een chat aanmaakt:

Klik op 📎 Bijvoegen linksboven in het berichtveld, zowel bij het maken van een chat als bij het bekijken van de bestaande chat thread.
Selecteer Vanaf mijn computer en zoek de bestanden die je wilt uploaden vanaf je bureaublad. Selecteer anders Vanaf TaxDome en kies de documenten die je wilt bijvoegen.
Selecteer de map waarin u het document wilt uploaden en klik op Opslaan.

Tip! Je kunt zipbestanden uploaden vanaf je bureaublad en ze worden automatisch uitgepakt. Hier vind je meer informatie over het uploaden van zipbestanden.

Wanneer u of uw klant minstens één document uploadt naar een chat thread, verschijnt er een tabblad Documenten met het paperclippictogram in de chatnaam:

1,2. Tabblad Documenten en het paperclip-pictogram: worden alleen getoond als er documenten aan de chat zijn gekoppeld.

3. + Documenten toevoegen: nieuwe documenten uploaden naar de thread.

4. Documenten geüpload door klant: downloaden, bekijken of verwijderen. Documenten verwijderen verwijdert ze ook van de chat thread.

Wanneer een klant of ander teamlid een document uploadt, krijg je een melding op chat thread en in Inbox+.

Video's opnemen in chats

Wil je visuele elementen toevoegen aan je berichten naar klanten? Voeg Loom, Vimeo, YouTube en Google Drive clips toe als het makkelijker is om te laten zien dan te vertellen. Klik op het videopictogram in de tekstopmaakwerkbalk en plak vervolgens een link in het pop-upvenster Video insluiten.

Je klant ziet de video direct in je gedeelde chat thread.

Afbeeldingen toevoegen aan chats

U kunt afbeeldingen en screenshots naar Chats sturen vanaf uw apparaat of vanaf een andere website. Open een chat thread en gebruik een van de beschikbare opties:

Upload een afbeelding van uw apparaat met 📎 knop Bijvoegen
Plak een afbeelding van het web in het berichtveld

Manieren om afbeeldingen toe te voegen die niet worden ondersteund:

Sleep een afbeelding naar het berichtveld.
Plak een bestand met de afbeelding in het berichtenveld vanaf je apparaat.

Wat klanten ziet als je berichten verstuurt

klanten een bericht dat je hen hebt gestuurd bekijken en erop reageren door op de melding op hun dashboardte klikken, op de link in de e-mail melding te klikken of naar de Chats & Taken sectie van hun portaal te gaan. klant taken worden ook weergegeven in meldingen.

Standaard wordt de inhoud van het bericht niet weergegeven in de e-mail notificatie body (de klant zal naar hun portaal moeten navigeren om het te zien). Als de inhoud echter niet gevoelig is, kun je deze weergeven in de e-mail.

Let op! Als je klanten antwoord op een bericht niet in een chat thread maar door te antwoorden op de melding e-mail, wordt het bericht niet afgeleverd en krijgen ze er een e-mail over. Als ze echter de e-mail over de fout missen en zich afvragen waarom hun antwoord op de thread niet werd ontvangen, kan dat de reden zijn.

Als je deze functie niet specifiek uitschakelt, kan je klanten ook zelf een chat thread starten door te klikken op Nieuwe chat op de klant portaal startpagina of in de Chats & taken sectie of door te klikken op Firma Bericht in de mobiele app.

Als je TaxDome van de kant van klantwilt zien, ga dan naar een alleen-lezen weergave van hun portaal.