pijplijnen (Basis): Hoe automatiseringen werken

Automatiseringen helpen je tijd te besparen. Je voegt ze toe zodat een actie automatisch wordt gestart als de volgende stap in het workflow proces wanneer je een Opdracht door de verschillende fasen van je workflow.

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Hier behandeld:

Automatiseringen, uitgelegd
Automatiseringen toevoegen
De volgorde van automatiseringen
Automatiseringen verwijderen
Automatiseringen bekijken in pijplijnen

Automatiseringen, uitgelegd

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Voor het geval je je nog afvraagt: een automatisering is een mechanisme dat een systeem automatisch laat werken. TaxDomeAutomatiseringen initiëren acties voor jou, je teamleden of je klanten tijdens de verschillende fasen van je werkprocedures. Terwijl een Opdracht door de verschillende fasen van een pijplijnactiveren de automatiseringen die je instelt acties die moeten worden ondernomen om de Opdracht te voltooien.

Daarnaast omvatten automatiseringen de volgende taken Automatisch Verplaatsen functie. Je kunt oorzaak-en-gevolg triggers instellen, zodat een Opdracht automatisch naar de volgende fase wordt verplaatst als aan alle vereisten voor de huidige fase is voldaan. Als een klant bijvoorbeeld een factuur betaalt en een organizer indient, gaat de Opdracht automatisch naar de volgende fase in de pijplijn, waar een nieuwe automatisering wordt geactiveerd (bijvoorbeeld een taak voor je team wordt aangemaakt).

Uw bedrijf heeft bijvoorbeeld een proces voor persoonlijke belastingen. U wilt misschien een inleidende e-mail en een aangepaste organizer automatisch naar de klant laten sturen. Als de klant dan de organizer indient, gaat de Opdracht voor hun account automatisch naar de volgende fase, bijvoorbeeld Tax Prep. U kunt dan een taak initiëren die een teamlid moet voltooien, enzovoort.

Hier zie je hoe een voorbeeldproces voor je klant eruit kan zien. Je kunt zien dat elke fase automatiseringen kan hebben die je routine vereenvoudigen.

Tip! Zie pijplijnen ( Basis) : Je eerste pijplijn met automatiseringen tutorial waarin we uitleggen hoe een typische pijplijn met sjablonen en automatiseringen wordt gemaakt, en wat er gebeurt als je er een Opdracht aan toevoegt en deze verder verplaatst.

Volg deze stappen om te beginnen:

1. Download een pijplijn van de Marketplace. Dit kopieert ook alle sjablonen die in automatiseringen worden gebruikt.

2. Selecteer een fase, voeg automatisering(en) toe of bewerk deze als follow-up en selecteer vervolgens een sjabloon.

3. Beslis of je de functie Jobs Automatisch Verplaatsen wilt gebruiken. Je kunt deze functie voor elke fase in- of uitschakelen, behalve voor de laatste.

4. Sla de pijplijn op. Zodra de automatisering is toegevoegd, kunt u deze zien door naar de pagina pijplijn te gaan en op het automatiseringspictogram boven de fase te klikken.

Automatiseringen toevoegen

Let op! Nieuw toegevoegde automatiseringen worden niet geactiveerd voor taken die werden verplaatst naar een fase voordat de automatisering werd gemaakt.

Voordat je automatiseringen maakt, moet je nadenken over de verschillende fasen van je werkproces die een specifiek soort opvolging vereisen:

Als je een opdracht hebt, schrijf dan de verschillende fasen van het werkproces op.
Omcirkel de fasen die vervolgacties vereisen.
Definieer wat deze acties zijn, zodat je ze als automatiseringen kunt toevoegen wanneer je een nieuwe pijplijn maakt op TaxDome.

Zodra je weet welke automatiseringen je wilt maken, is de volgende stap om ze toe te voegen aan een pijplijn:

1. Als je pijplijn fasen bewerkt, selecteer dan de fase waaraan je de automatisering wilt koppelen, klik op de knop Automatiseringen toevoegen of op een automatisering als je er al een hebt, selecteer dan het automatiseringstype:

Pas mapsjabloon toe: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase binnengaat, wordt de mappenstructuur van hun documenten gewijzigd in die van een geselecteerde sjabloon.
Update accounttags: Zodra een Opdracht voor een klant binnenkomt op deze fase, wordt een geselecteerde tag automatisch toegepast op hun account of verwijderd van hun account. U kunt ook beslissen om alle accounttags te wissen.
Factuur maken: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase invoert, wordt er een factuur op basis van een geselecteerde sjabloon naar hen verzonden. Deze wordt ook automatisch gekoppeld aan de Opdracht.
organizer aanmaken: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase invoert, wordt een organizer op basis van een geselecteerde sjabloon naar hen verzonden. Deze wordt ook automatisch gekoppeld aan de Opdracht.
Taak maken: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase binnenkomt, wordt een taak aangemaakt op basis van een geselecteerde sjabloon. Deze wordt ook automatisch gekoppeld aan de Opdracht.
Voorstel verzenden: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase invoert, wordt er een voorstel op basis van een geselecteerde sjabloon naar hen verzonden. Het wordt ook automatisch gekoppeld aan de Opdracht.
Verzenden e-mail : Zodra een Opdracht voor een klant deze fase binnengaat, wordt een e-mail op basis van een geselecteerde sjabloon naar hen verzonden.
Bericht verzenden: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase binnengaat, wordt er een bericht op basis van een geselecteerde sjabloon naar hen verzonden. Het wordt ook automatisch gekoppeld aan de Opdracht.
Update accounttoegang: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase binnenkomt, worden de accounttoegangsrechten voor de teamleden die toegang hebben tot de account bijgewerkt.
Update Opdracht Toegewezene: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase binnenkomt, worden teamleden automatisch toegewezen aan de Opdracht en/of worden ze niet langer toegewezen.
Update klant-facing Opdracht status : Zodra een Opdracht voor een klant deze fase binnenkomt, worden klant-facing statussen overeenkomstig bijgewerkt.

2. Selecteer een sjabloon voor je automatisering of klik op de knop Nieuw sjabloon om een nieuw sjabloon te maken. Zodra de sjabloon is gemaakt en opgeslagen, kun je deze selecteren in de lijst.

3. Als je wilt dat er extra e-mails naar je klanten wordt gestuurd als ze niet binnen een bepaalde tijd reageren, schakel dan de functie Herinneringen in (deze automatiseringen werken voor de organizers, voorstellen, facturen en berichten). Lees meer over herinneringen.

4. Als je wilt dat je automatisering alleen wordt geactiveerd bij bepaalde klanten, klik dan op de knop Voorwaarden bewerken en voeg een voorwaarde toe. Hier vind je meer informatie over voorwaardelijke fasen.

5. Voeg zoveel automatiseringen toe voor elke fase als nodig is.

6. Bepaal of je wilt dat je taken automatisch naar de volgende fase worden verplaatst zodra alle bijbehorende acties zijn uitgevoerd, bijvoorbeeld als de organizer is voltooid, de factuur is betaald, enz. Lees meer over het automatisch verplaatsen van taken.

7. Klik op de knop Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.

De volgorde van automatiseringen

Gewoonlijk moet je je niet bewust zijn van de volgorde van automatiseringen binnen één fase. Ze worden een voor een getriggerd zodra een Opdracht de fase binnenkomt. Dus als er een bericht wordt verzonden naar klant samen met organizer, gebeuren deze twee gebeurtenissen bijna gelijktijdig.

In sommige gevallen is de automatiseringsvolgorde echter van belang omdat sommige automatiseringen afhankelijk kunnen zijn van andere. Als je bijvoorbeeld de automatisering Update Account Tags hebt die alle tags van klant accounts wist, en de voorwaardelijke automatisering die organizers alleen naar de accounts stuurt waarop een specifieke tag is toegepast, moet je de volgorde zorgvuldig controleren. In het laatste voorbeeld moet je misschien de automatisering Update Account Tags op de tweede plaats zetten, anders werkt de voorwaardelijke automatisering niet.

Je kunt de volgorde van automatiseringen wijzigen. Om de zijbalk Automaties te openen, klik je op een automatisering in de fase, beweeg je de muis over het pictogram Verplaatsen en sleep je de automatisering.

Automatiseringen verwijderen

Je kunt automatiseringen verwijderen terwijl je een pijplijn bewerkt.

1. Selecteer bij het bewerken van pijplijn fasen de fase met de automatisering. Je kunt het aantal automatiseringen in een fase in het midden zien.

2. Klik op een automatisering in de fase of op de link Automatiseringen bewerken om de zijbalk Automatiseringen te openen.

3. Klik op het pictogram met de prullenbak rechts van de automatisering en klik vervolgens op Opslaan.

Automatiseringen bekijken in pijplijnen

Je kunt altijd zien welke automatiseringen worden gebruikt in een pijplijn. Je kunt ook snel automatiseringen toevoegen of verwijderen.

Boven elke fase staat een automatiseringspictogram met de teller. Klik op het pictogram om de details te bekijken: welke automatiseringen de fase heeft en welke sjablonen worden gebruikt. Als er voorwaardelijke automatiseringen zijn, worden ze overeenkomstig gemarkeerd. Richt de cursor op de tag die de automatisering activeert.
Als er een voorwaardelijke fase is, zie je de link fase voorwaarden erboven. Klik om te ontdekken welke tags worden gebruikt als triggers.
Om wijzigingen aan te brengen op pijplijn klikt u op de link Automaties toevoegen of Tags toevoegen . Hierdoor wordt het venster Bewerken pijplijn geopend.