Tijd op het spoor: Overzicht

Met de ingebouwde tijdregistratie in TaxDome kun je de gewerkte uren nauwkeurig bijhouden, uurtarieven instellen voor verschillende diensten en facturen genereren vanuit de lijst met tijdregistraties. Daarnaast kun je tijdregistraties gebruiken om de capaciteit van het team te licentie , de prestaties van het team te evalueren en de payroll van medewerkers te berekenen. Dit artikel behandelt hoe je aan de slag gaat met tijdregistraties en wanneer je ze nodig hebt.

Tijdregistraties, uitgelegd

In TaxDome kun je de tijdregistrator starten en je tijd registreren wanneer je ergens aan werkt. Je kunt het later ook altijd handmatig registreren. 

Dit is wat er mogelijk is met tijdregistraties in TaxDome:

• Ontdek hoeveel tijd er is besteed aan een Opdracht/taak. Houd de tijd bij op de kaartOpdracht/taak.
• Zet getraceerde tijd om in betaald geld: Houd het werk van jou en je team bij en betaal ze op basis van het uurtarief.
• Factureer je klanten: Maak facturen voor je klanten met behulp van de geselecteerde tijdregistraties.
• De werklast van het team analyseren: Genereer rapporten over werkuren en beoordeel de algehele efficiëntie. Analyseer rapporten en bepaal of het nodig is om meer personeel in te huren.
• licentie de capaciteit van het team: licentie Opdracht budget, tijd invoeren koppelen aan taken en de toegewezen tijd voor een Opdracht vergelijken met de werkelijk bestede tijd.

Voordat u begint

Voordat je tijdregistraties gaat gebruiken, is het belangrijk om de verschillen in toegangsrechten tussen de verschillende rollen te begrijpen. 

Standaard zijn het bekijken en bewerken van alle tijdboekingen en hun tarieven en het bekijken van de WIP tabel alleen beschikbaar voor bedrijfseigenaren en admins. Teamleden hebben alleen toegang tot hun eigen tijdboekingen en kunnen deze koppelen aan taken waartoe ze toegang hebben.

Als je echter wilt dat teamleden alle tijdboekingen en tarieven daarin beheren, dan kun je hun toegangsrechten dienovereenkomstig instellen:

• Tijdboekingen beheren: Alle tijdboekingen bekijken en bewerken.
• Tarieven beheren in tijdregistraties: Wijzig de kosten van diensten.
• Facturen beheren: Genereer facturen op basis van urenregistraties.
• Beheer tijdbudget. Stel een tijdbudget in voor taken of vergelijk de toegewezen tijd met de tijd die al aan taken is besteed.

Tijd op het circuit

TaxDome biedt je verschillende opties om tijd bij te houden. Je kunt het in realtime doen en je werk beginnen te registreren vanaf elke pagina of Opdracht kaart. Of, als je de bestede tijd met terugwerkende kracht wilt registreren - bijvoorbeeld na een vergadering of overleg - kun je de duur handmatig instellen.

De andere handige manier om de tijd bij te houden is via een Opdracht of taakkaart terwijl het teamlid werkt. Op deze manier wordt de ingevoerde tijd automatisch gekoppeld aan een Opdracht en wordt de tijd die door verschillende teamleden is besteed bij elkaar opgeteld. 

Factureer uw klanten

Nadat je aan een project hebt gewerkt, kun je alle uren selecteren die met dit project te maken hebben en er een factuur van maken. Alle tarieven en diensten worden automatisch opgeteld en opgenomen in je klant's factuur.

Er is een aparte paginaWIP waar alle factureerbare maar nog niet gefactureerde uren zijn gegroepeerd per klant, waardoor het gemakkelijk is om de totale niet gefactureerde tijd en de totale niet gefactureerde inkomsten te zien en de WIP op te ruimen. 

De werklast van het team analyseren

Met de Time Utilization Dashboard, die deel uitmaakt van een krachtige rapportagetool, kun je het tijdsgebruik van al je werknemers analyseren. Het biedt inzicht in de efficiëntie en het inkomstenpotentieel, en leidt tot betere strategieën voor prijsstelling, toewijzing van middelen en klant relaties.

licentie de teamcapaciteit

In TaxDome kun je tijdregistratie gebruiken om de verwachte tijd voor een Opdracht te vergelijken met de werkelijk bestede tijd. Dit is de sleutel tot nauwkeurige facturering en werkdrukbeheer. 

Wanneer de Opdracht is aangemaakt, kan het verantwoordelijke teamlid het tijdbudget ervoor instellen. Medewerkers die werken aan de Opdracht worden verondersteld hun tijdinvoer te koppelen aan de Opdracht zodat, nadat het klaar is, de tijdinvoer wordt geaccumuleerd en vergeleken met het toegewezen budget. Dit helpt je licentie de teamcapaciteit beter in te schatten en meer accurate schattingen te maken voor je klanten.

Tip: Kijk op TaxDome Academy voor een uitgebreide cursus over tijdregistratie.