Eenmalige facturen: Overzicht

In TaxDome kun je eenvoudig een eenmalige factuur maken voor eenmalige diensten zoals consulten, audits, liquidaties en meer. Lees hier meer over hoe je facturen kunt gaan gebruiken in TaxDome.

Webinar: Bekijk de webinar om de complexiteit van TaxDome facturering onder de knie te krijgen.

Eenmalige facturen, uitgelegd

Naast seriële boekhouddiensten zoals boekhouden, payroll en belastingvoorbereiding waarvoor terugkerende facturen nodig zijn, zijn ook eenmalige diensten mogelijk:

Adviesbureaus, zoals belastingplanning of accountantscontrole
Audits van fiscale of financiële jaarrekeningen van bedrijven
Aanpassing of optimalisatie van boekhoudsoftware en -systemen
Opstellen van financiële documenten bij liquidatie van bedrijven, enz.

In dergelijke gevallen, wanneer automatisering en regelmatige schema's niet nodig zijn, kun je eenmalige facturen gebruiken.

Eenmalige facturen worden handmatig aangemaakt om een bepaald bedrag van de rekening van een klant af te schrijven. Zo ziet de gemaakte factuur eruit voor klant:

Voordat u begint

Houd een aantal essentiële dingen in gedachten voordat je je eerste eenmalige factuur maakt:

1. Verbind uw TaxDome account met Stripe of CPACharge om betalingen met creditcard of bankafschrijving te accepteren. Anders kan je klanten de factuur niet betalen en krijg je een foutmelding te zien.

2. Als u Stripezet u uw voorkeursbetaalmethode aan en staat u bankafschrijvingen toe op TaxDome zodat uw klanten via bankafschrijving kan betalen. Bankafschrijvingen (ACH-betalingen) hebben meestal lagere verwerkingskosten, waardoor de totale kosten voor het verwerken van betalingen lager zijn.

3. Synchroniseer je TaxDome account met QuickBooks Online . Zodra je dit hebt gedaan, zie je alle betalingen en details die je hebt gedaan via TaxDome in je QuickBooks account.

4. Gebruik een standaard belastingtarief om de belasting automatisch toe te voegen.

5. Zorg ervoor dat je alle diensten die je levert hebt gespecificeerd. Je kunt ze dan snel toevoegen aan je facturen als regelitems .

6. Pas het uiterlijk van je facturen aan door het kleurenschema van je facturen te definiëren, de lay-out te selecteren en nog veel meer.

Vervolgens kun je facturen maken.

Hoe factuurnummers worden gegenereerd

Het factuurnummer is een unieke identificatiecode die aan elke factuur wordt toegekend en die helpt om facturen op te sporen en van elkaar te onderscheiden. Elke factuur binnen je bedrijf heeft een uniek nummer.

Als je geen factuurnummer invoert, maar het veld leeg laat wanneer je een factuur aanmaakt, wordt er een nummer voor je gegenereerd. Automatisch gegenereerde factuurnummers zijn opeenvolgend. Dit betekent dat de nummers opeenvolgend worden toegewezen, zonder weglatingen, in een logische numerieke volgorde. Als het eerste factuurnummer bijvoorbeeld 001 is, is de volgende 002, 003, enz.

Zodra TaxDome en QuickBooks zijn gesynchroniseerd, komen de factuurnummers op QuickBooks overeen. Om fouten met dubbele nummers te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat de optie Factuurnummers synchroniseren met QuickBooks Online in Instellingen is ingeschakeld.
Eenmaal gesynchroniseerd, worden bewerkte factuurnummers automatisch update op QuickBooks.

Je eerste factuurnummer selecteren

Je kunt het eerste factuurnummer kiezen op TaxDome als je een eigenaar of beheerder van een bedrijf bent. Dit is handig als je bedrijf bijvoorbeeld al 1500 facturen heeft en je niet bij nummer 1 wilt beginnen, omdat dit de synchronisatie op QuickBooks verstoort.

Ga hiervoor naarInstellingen > Factuur in de linker menubalk. Vul het nummer in bij Factuurnummering sectie en klik vervolgens op Opslaan. Nu zal TaxDome facturen gaan nummeren vanaf dat opgegeven nummer.

Hoe ziet je klanten eenmalige facturen?

Je klanten kan eenmalige facturen op verschillende manieren bekijken en betalen door erop te klikken:

De melding op hun dashboard of in de mobiele app onder Wachten op actie
De link op de facturenpagina van hun portaal of mobiele app.
De link in hun e-mail kennisgeving (u hoeft niet in te loggen op klant portaal om te betalen)

Je klanten kan eenmalige facturen volledig of gedeeltelijk betalen. Standaard zien ze het totale te betalen bedrag, maar je kunt ze vragen om een kleiner bedrag als aanbetaling te betalen en de rest later te betalen.

Als je wilt zien hoe TaxDome eruitziet vanuit het oogpunt van klant, open dan een alleen-lezen weergave van hun portaal.

Gedeeltelijke betalingen

Als je een aanbetaling wilt vragen of als je klanten wilt vragen om een deel van het factuurbedrag vooruit te betalen, kun je je diensten beveiligen door een factuur uit te schrijven en hen te vragen om het deel vooruit te betalen. Dit is vooral handig als je klanten veel facturen hebt (bijvoorbeeld als je verschillende diensten levert) en je hun betalingen wilt beheren en gedeeltelijke betalingen voor bepaalde facturen wilt aanvragen.

Deze optie is standaard ingeschakeld en je hoeft er niets voor te doen. Je vindt de volledige betalingsgeschiedenis in de factuur.

Waar kun je de eenmalige factuur vinden nadat deze is verzonden?

Zodra de eenmalige factuur is aangemaakt, kun je deze vinden in Facturering > Facturen sectie. Van hieruit kunt u:

De factuur status bekijken (of deze is geaccepteerd, op tijd is betaald, enz.)
Het totaalbedrag en de som van onbetaalde facturen achterhalen
Factuurgegevens bewerken, koppelen aan taken, downloaden, enz. als er Onbetaald op staat status

Merk op dat de lijst met beschikbare acties voor onbetaalde facturen veel uitgebreider zal zijn dan voor betaalde facturen.