Facturen (Basis): Betaalde facturen wijzigen

Als een factuur al geheel of gedeeltelijk is betaald, kun je deze niet meer bewerken of verwijderen. Nadat de betaling is geboekt, is de factuur eraan gekoppeld en moet deze hetzelfde blijven voor de administratie. In dit artikel lees je welke oplossingen je kunt gebruiken.

Dit artikel gaat over het wijzigen van betaalde facturen. Hier vind je meer informatie over het wijzigen van onbetaalde facturen.

Wanneer je het nodig hebt

Soms moet je een betaalde of gedeeltelijk betaalde factuur bewerken, bijvoorbeeld wanneer:

• Fout bij het invoeren van het bedrag op een betaalde factuur. Je hebt een typefout gemaakt bij het invoeren van het factuurbedrag, dat is betaald met de offline betaling. Bijvoorbeeld, in plaats van '1000$', factureerde je klant voor '10.000$'. Als dit niet wordt gecorrigeerd, zal dit je omzetrapporten verpesten.
• Een voorschotfactuur bijwerken na het leveren van extra diensten. Je hebt een voorschotfactuur opgesteld en om een gedeeltelijke betaling gevraagd. Daarna wilde je een aantal aanvullende diensten leveren en update de factuur bijwerken.
• Meer details toevoegen aan de factuuromschrijving. Je wilt meer details toevoegen aan de factuuromschrijving, zodat je je administratie beter kunt bijhouden.
• Vergeten om je klant te factureren voor een of meer van de geleverde diensten. Bijvoorbeeld als je klant bent vergeten te factureren voor een telefonisch consult.

Betaalde facturen wijzigen

Als je een betaalde factuur moet wijzigen, moet je deze terugbetalen en een nieuwe uitgeven:

1. Ga naar het tabblad Facturen in het profiel van klantof naar Facturering > Facturen. Betaalde facturen hebben het label Betaald of Gedeeltelijk betaald status. Klik op drie puntjes en Bekijk factuur rechts van de betaalde factuur. Klik op de betaallink in de Betalingsgeschiedenis sectie van de zijbalk Factuur. 

2. De betalingsinformatie wordt weergegeven in de zijbalk Betaling weergeven aan de rechterkant. Klik rechtsboven op Betaling terugbetalen. Meer informatie over het verwerken van terugbetalingen.

3. Geef in Reden aan dat je nog een factuur moet uitgeven om correcties aan te brengen. De best practice is om je klanten te kalmeren zodat ze niet denken dat er iets mis is met hun betaling. Schakel het selectievakje voor kennisgeving e-mail niet uit. Laat je klanten de volledige geschiedenis zien.

4. Klik op Terugbetaling uitvoeren. Merk op dat dit de betaling of factuur status niet verandert; ze blijven Betaald.

5. Open de factuur van de klant's account of Facturering > Facturen, klik op de drie puntjes rechtsboven en selecteer Dupliceren. Er wordt een nieuwe identieke factuur gemaakt, maar dan onbetaald. Breng de vereiste correcties aan en verstuur de factuur opnieuw. Het factuurnummer zal anders zijn.

6. Als je de terugbetaalde betaling in eerste instantie als een offline betaling hebt gelogd (wat betekent dat de klant met contant geld, een cheque of een overschrijving heeft betaald), maak dan een offline betaling aan en verreken de factuur hiermee. Als de klant in de klant portaal heeft betaald, vraag hem dan opnieuw te betalen.

Gedeeltelijk betaalde facturen wijzigen

Gedeeltelijk betaalde facturen kunnen niet worden bewerkt. Dus als je een gedeeltelijk betaalde factuur wilt wijzigen, moet je een nieuwe uitschrijven en deze verlagen met het bedrag van de gedeeltelijke betaling. De handigste manier om dit te doen is door de oorspronkelijke factuur te dupliceren en het subtotaal aan te passen:

1. Open de factuur die je wilt corrigeren vanuit de klant's account of Facturering > Facturen, klik op de drie puntjes rechtsboven en selecteer Dupliceren. Er wordt een nieuwe identieke factuur gemaakt. 

2. Verminder het factuurbedrag met het gedeeltelijke betalingsbedrag, breng de vereiste correcties aan en verstuur de factuur. Let op: het factuurnummer zal anders zijn.

Als je omzet- en prestatieanalyses afhankelijk zijn van het juiste factuurbedrag (je wilt bijvoorbeeld weten hoeveel facturen er onder het gewenste bedrag zitten), dan moet je een terugbetaling doen en een dubbele factuur sturen zonder het bedrag aan te passen, zoals je zou doen voor een volledig betaalde factuur.

Betaalde facturen verwijderen

Nadat de betaling is geboekt, moet deze hetzelfde blijven voor de administratie. Daarom kun je geen creditcardbetalingen verwijderen. Je kunt alleen bankafschrijvingen verwijderen (bijvoorbeeld als Stripe of CPACharge deze heeft geweigerd). Lees de details in het artikel.

Voor creditcardbetalingen en offline betalingen kun je een terugbetaling doen.

1. Ga naar het tabblad Facturen in het profiel van klant. 

2. Zoek in de lijst Betalingen de betaling die je wilt terugbetalen en klik vervolgens uiterst rechts op drie puntjes en Factuur weergeven. Je kunt een betaling ook terugvinden in de betalingsgeschiedenis van de factuur.

3. Klik in de zijbalk Betaling weergeven rechtsboven op Betaling terugbetalen. Ga hierheen voor meer informatie hierover.

4. Geef de reden voor de restitutie op en klik vervolgens op Geef restitutie uit.

Wat er gebeurt als je een terugbetaling doet, hangt af van het type betaling:

• Betalingen via Stripe/CPA Charge: De betaling wordt gemarkeerd als terugbetaald. De klant ontvangt een terugbetaling op de creditcardrekening die ze voor de betaling hebben gebruikt. Stripe/CPA Charge stort de terugbetaling onmiddellijk op die rekening. Afhankelijk van de bank duurt het 5 tot 10 business dagen voordat het geld op de rekening van klantstaat.
• Offline betalingen: De betaling wordt gemarkeerd als terugbetaald.
• Alle betalingswijzen: De factuur en betaling status blijven Betaald.

Ga hier voor meer informatie over klant credits en het uitgeven van een restitutie.

Een klant betaalde een factuur van het verkeerde profiel

 Mogelijk moet je een betaling van de ene rekening naar de andere overboeken als:

• De klant heeft al een account, maar gebruikte een nieuw aangemaakte account om een factuur te betalen. 
• De klant heeft meerdere rekeningen en betaalde van de verkeerde rekening.

Om deze problemen op te lossen:

• De secundaire account verwijderen: Verwijder de account (voor meer details, ga hier); hierdoor wordt de vooruitbetaling ook verwijderd. Voeg vervolgens een offline betaling toe aan de juiste account (voor meer informatie, ga hier).
• Een krediet toevoegen: Voeg een promotioneel krediet toe aan de juiste account (voor meer informatie, ga hier). Het toevoegen van een promotietegoed heeft geen invloed op de inkomsten van je bedrijf en je ziet het geld gekoppeld aan de juiste account.