Facturen (Geavanceerd): Betaal namens klant of accepteer betalingen van buitenaf. TaxDome

Er zijn situaties waarin je klanten niet kunt of wilt betalen via klant portaal . In dat geval hebben we voor je gezorgd. Of je nu een klant's creditcard gebruikt of een betaling via contant geld, cheque of bankoverschrijving registreert, deze methoden zorgen ervoor dat facturen efficiënt en flexibel worden afgehandeld. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je namens je klanten kunt betalen en hoe je verschillende soorten betalingen kunt vastleggen.

Accepteer contante betalingen en overschrijvingen

Offline betalingen, uitgelegd

Een bedrijfseigenaar, admin of teamlid met toegangsrechten om betalingen te beheren kan offline betalingen uitvoeren. 

Offline betalingen kunnen op de volgende manieren worden gebruikt:

• Ze kunnen worden toegevoegd aan de klant account als credits. Vervolgens kunnen ze worden gebruikt om facturen in de toekomst te betalen. Deze optie wordt meestal gebruikt om promotiekredieten toe te voegen.
• Je kunt ook de bestaande facturen vereffenen terwijl je de offline betaling toevoegt. Deze optie is meer geschikt voor het in rekening brengen van klanten die niet betalen in de klant portaal .

Offline betalingen vastleggen

Volg deze stappen om handmatig een betaling te registreren die buiten TaxDome is gedaan (contant, cheque, Square, Venmo, overschrijving, enz.):

1. Maak een offline betaling aan op een van de volgende manieren:

• Als je alleen wilt betalen zonder factuur of meerdere facturen wilt betalen - klik dan op Nieuw linksboven in je scherm, selecteer Offline betaling en kies vervolgens de klant account.
• Als je een bepaalde factuur snel wilt vereffenen, ga dan naar Facturering > Facturen, klik op de drie puntjes uiterst rechts van de factuur die je wilt vereffenen en selecteer Offline betaling vastleggen.

2. Zorg ervoor dat de optieBetalingen gebruikt voor omzetberekeningen is geselecteerd en voer het betalingsbedrag in. Je kunt het automatisch aanvullen met het bedrag van de onbetaalde factuur door deze hieronder te selecteren. 

3. Selecteer de betalingsbron.

4. Voeg een beschrijving toe waarin staat waar de betaling voor is.

5. Dat is het! Klik op Opslaan om de offline betaling uit te voeren. Credits worden toegevoegd aan de klant account of gebruikt om bestaande facturen te vereffenen.

Tip! Als je een fout maakt in het veld Bedrag en je merkt dit pas nadat je de betaling hebt toegevoegd, geef dan een terugbetaling uit. Wees echter voorzichtig, want als je klanten meldingen ontvangt, worden ze op de hoogte gebracht van alle betalingen en terugbetalingen die je doet. Het is beter om ze te vertellen wat je doet, zodat ze niet in de war raken.

Hier vindt u meer informatie over andere opties voor offline betalingen:

1. Koppelen aan jobs: Koppel je offline betaling aan een bestaande Opdracht om deze onmiddellijk beschikbaar te maken in je workflow wanneer nodig. Klik op Banen koppelen en selecteer de banen. Eenmaal gekoppeld wordt de vacature sectie onderaan weergegeven. Je ziet de titel Opdracht en de pijplijn waarin het staat (hier vind je meer informatie over het koppelen van betalingen aan jobs).

2. Datum: Dit is wanneer de klant de betaling heeft gedaan. Standaard zie je de huidige datum.

3. Stuur klant e-mail notificatie: Selecteer dit als je wilt dat er een e-mail over de offline betaling wordt verzonden naar de klant.

4. Betaling synchroniseren met QuickBooks Online: Selecteer deze optie als u deze betaling wilt synchroniseren met QuickBooks (dit kan leiden tot dubbele betalingen). Hier is meer over Betalingen synchroniseren met QuickBooks.

5. Facturen vereffenen die buiten TaxDome zijn betaald: Je ziet de lijst met facturen die zijn uitgegeven voor de geselecteerde account. De som van de geselecteerde facturen zal automatisch het betalingsbedrag invullen. Je kunt alleen het volledige factuurbedrag verrekenen. De workaround voor het toevoegen van een gedeeltelijke offline betaling wordt hier beschreven.

Wat klanten ziet als je offline betalingen toevoegt

Je klanten ziet hun credits in de Home sectie van hun portaal en kan ze gebruiken om hun facturen te betalen.

Om TaxDome van de kant van klantte bekijken, opent u een alleen-lezen weergave.

Betaal namens klant

Voordat u begint

Je klanten kan facturen volledig of gedeeltelijk betalen. Maar als je betaalt namens een klant, kun je de factuur (of de rest van het totale bedrag) alleen volledig betalen. 

Er zijn twee opties: 

• Betalen met een betaalmethode. Betaling vindt plaats door het opgeven van een klant's creditcard of bankrekeninggegevens.
• Betalen met credits. Als het beschikbare krediet hoger is dan of gelijk is aan de factuur, wordt de factuur gemarkeerd als betaald. Als het beschikbare krediet lager is dan de factuur, wordt het beschikbare krediet afgetrokken van de factuur en moet het verschil worden betaald door de creditcardgegevens van klant op te geven.

Opmerking! Voor geplande facturen zijn de volgende opties pas beschikbaar nadat de facturen zijn uitgegeven: Factuur verzenden per e-mail, Factuur betalen en Koppeling betaling kopiëren.

Factuur betalen met credits

Als een klant credits beschikbaar heeft op zijn account, kun je een factuur voor hem betalen wanneer hij wordt aangemaakt of wanneer dan ook.

• Als je een factuur maakt en de factuur is gelijk aan of lager dan de beschikbare kredieten op klant, kun je het selectievakje Factuur betalen met klant kredieten inschakelen. Als dat het geval is en je de factuur uitreikt, wordt deze automatisch gemarkeerd als betaald.

• Om een bestaande factuur met beschikbare credits te betalen, ga je naar de facturenpagina van je bedrijf of naar het tabblad Facturen van het profiel op klant. Klik op het pictogram met de drie puntjes ernaast en selecteer Factuur betalen.

Als je een betaling uitvoert op de profielpagina Facturen van een klant, kun je meerdere facturen selecteren voor betaling (maar je kunt niet in bulk Gedeeltelijk betaald selecteren).

Zodra de factuur is gemarkeerd als betaald, ontvang je een melding over de betaling in je Inbox+.

Terugkerende factuur betalen met credits

Je kunt credits toepassen op een enkele factuur die is gegenereerd door een terugkerende factuur, op dezelfde manier als het werkt voor eenmalige facturen:

• Als de terugkerende factuur is ingesteld met handmatige betalingsautorisatie.
• Als de terugkerende factuur is ingesteld met automatische betalingsautorisatie, maar de automatische betaling mislukt.

Je kunt echter geen crediteringen toepassen als de terugkerende factuur is ingesteld met automatische betalingsautorisatie en de betalingspoging succesvol is.

Betaal factuur door betaalmethode te verwerken

Om een factuur voor een klant te betalen met hun credit- of debitcard of door hun bankrekeninggegevens in te voeren:

1. Ga naar de facturenpagina van je bedrijf of naar het tabblad Facturen van het profiel klant.

2. Klik op het pictogram met de drie puntjes naast de factuur en selecteer vervolgens Factuur betalen.

Je kunt ook een of meer facturen uit de lijst selecteren en op Factuur betalen klikken.

3. Voer de bankrekening- of creditcardgegevens in en ga verder met de betaling.

De factuur wordt dan gemarkeerd als betaald en je ontvangt een melding over de betaling in je Inbox+.