Documenten (geavanceerd): Bestanden opvragen bij klanten en derden
In Documenten kunt u met de functie Bestandsverzoek een snelle koppeling maken waarmee een klant of derde partij bestanden kan uploaden naar de map die u hebt opgegeven. Je kunt de link op een handige manier naar de ontvanger sturen en het is niet nodig om naar portaal te gaan om te uploaden.
Bestandsaanvragen in Documenten, uitgelegd
Bestandsaanvragen in Documenten zijn een handige manier om bestanden op te vragen bij klanten of bij derden.
Er zijn twee manieren om deze functie te gebruiken:
- Je moet documenten aanvragen voor een specifieke klant die een account voor hem heeft aangemaakt in TaxDome maar die geen toegang wil of kan krijgen tot zijn portaal (je kunt daarvoor ook klant aanvragen gebruiken).
- Je moet documenten opvragen bij mensen die geen account voor hen hebben aangemaakt in TaxDome. Hiervoor moet je een algemene gastaccount aanmaken waar iedereen veilig documenten kan uploaden.
Documenten aanvragen bij klanten
TaxDome kun je links maken naar een pagina voor het uploaden van bestanden. Zodra de klant op de link klikt, worden ze naar een pagina geleid waar ze hun documenten naartoe kunnen slepen. U ontvangt een melding in uw Inbox+ zodra de documenten zijn geüpload.
Om een link te maken naar de pagina Bestanden opgevraagd uploaden:
1. Ga naar Documenten; selecteer de klant. Zoek vervolgens de map waarin u de documenten wilt uploaden, klik op de drie puntjes helemaal rechts en selecteer Bestanden opvragen.
Je hebt ook toegang tot deze functie via het tabblad Documenten van het klant account.
Opmerking: De klant kan de andere inhoud van de map niet zien.
2. Voer een bericht in, bijvoorbeeld waarom je het gevraagde document nodig hebt.
3. Kies een optie:
- Verzend de link handmatig: Klik op Maken, kopieer vervolgens de link en verstuur deze via e-mail. Of kopieer hem later als je hem nodig hebt: Ga naar het tabblad Documenten en open de subtab Bestandsaanvragen om hem te vinden.
- De link automatisch verzenden: Schakel in op Aanvraag verzenden via e-mail, selecteer de ontvanger in de lijst (de e-mail adressen in deze lijst zijn voor accountgebruikers met ingeschakelde portaal toegang) of voer een willekeurig e-mail adres in en klik vervolgens op Maken.
Om toegang te krijgen tot alle koppelingen die je hebt gemaakt, ga je naar het tabblad klant account Docs en open je vervolgens het subtabblad Bestandsaanvragen .
- Als je de link automatisch opnieuw wilt verzenden, klik je op de drie puntjes aan de rechterkant en selecteer je Opnieuw verzenden (dit is alleen actief als je de bijbehorende schakeloptie inschakelt tijdens het maken van de link).
- Als u de koppeling handmatig opnieuw wilt verzenden, selecteert u Koppeling kopiëren en verzendt u deze in een bericht of op e-mail.
- Als je het bericht met de koppeling wilt wijzigen, selecteer je Bewerken, voer je een nieuw bericht in en klik je op Opslaan.
- Als je niet langer wilt dat klant bestanden uploadt via de link, selecteer je Herroepen.
Documenten opvragen van mensen zonder TaxDome account
Als je documenten moet opvragen bij mensen die geen account voor hen hebben aangemaakt in TaxDome, kun je een algemene gastaccount maken waar iedereen veilig documenten kan uploaden. De persoon die documenten uploadt naar de gastaccount heeft geen toegang nodig tot TaxDome portaal .
Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.
1. Maak een algemene gastaccount. Koppel er geen contactpersonen aan. U kunt het met verschillende mensen delen en alleen u en teamleden hebben er toegang toe.
2. Blijf georganiseerd: Ga naar Documenten > Documenten. Maak in de map Privé een submap voor niet-klanten om te uploaden naar; geef deze map een gemakkelijk herkenbare naam.
3. Klik op de drie puntjes rechts van de map en selecteer vervolgens Bestanden op vragen op om een beveiligde koppeling naar een uploadpagina te maken. Nu je een link hebt, stuur je deze naar de niet-klant van wie je documenten nodig hebt.
4. Zodra de bestanden zijn geüpload, kun je ze ook delen met derden (voor meer informatie, ga hier).