CRM (Geavanceerd): Dubbele contacten samenvoegen

Contactpersonen worden als duplicaten beschouwd als je meer dan één contactpersoon hebt met hetzelfde e-mail adres, telefoonnummer en naam, en er geen conflicterende velden tussen de contactpersonen zijn. Als je dubbele vermeldingen hebt, voeg ze dan automatisch of handmatig samen. Als je twee of meer contactpersonen samenvoegt die zijn gekoppeld aan verschillende accounts, blijft het resulterende contact nog steeds gekoppeld aan die accounts.

Hier behandeld:

• Welke contactpersonen worden gemarkeerd als duplicaten
• Hoe u het beste kunt Update Contactgegevens met aanvullende importen
• Hoe dubbele contacten automatisch samenvoegen
• Hoe dubbele contacten handmatig samenvoegen

Welke contactpersonen worden gemarkeerd als duplicaten

Contactpersonen worden als duplicaten beschouwd als de ingevulde velden allemaal dezelfde gegevens bevatten. Contactpersonen worden nog steeds gemarkeerd als duplicaten als een of meer minder ingevulde velden heeft, zolang alle verstrekte gegevens overeenkomen.

In het onderstaande voorbeeld worden de twee contactpersonen niet gemarkeerd als duplicaten omdat hun gegevens niet volledig overeenkomen.

Contact 1:

Voornaam: Bob
Achternaam: Smith
Naam contactpersoon: Bob Smith
Telefoon: (555) 555-5555

Contactpersoon 2:

Voornaam: Bob
Achternaam: Smith
Naam contactpersoon: Bob Smith
Telefoon: (444) 444-4444

Voornaam: GELIJK
Achternaam: SAM
Naam contactpersoon: SAMEN
Telefoon: ANDER

In het onderstaande voorbeeld worden de twee contactpersonen gemarkeerd als duplicaten omdat al hun beschikbare gegevens overeenkomen, ook al heeft de eerste minder.

Contact 1:

Voornaam: Bob
Last: Smith
Naam contactpersoon: Bob Smith
Telefoon: (555) 555-5555

Contactpersoon 2:

Voornaam: Bob
Achternaam: Smith
Naam contactpersoon: Bob Smith
Telefoon: (555) 555-555
Geboortedatum: 8/1/1955
Adres: 123 Main St.
Telefoon 2: (995) 222-444
Beste tijd om te bellen: 20.00 uur.

Voornaam: SAM
Achternaam: SAM
Contactpersoon Naam: SAMEN
Telefoon: IDEM
DOB: ONTBREEKT VOOR CONTACT 2
Adres: ONTBREEKT VOOR CONTACT 2
Telefoon 2: MISSING FOR CONTACT 2
Best Time to Call: ONTBREEKT VOOR CONTACT 2

Hoewel sommige gegevens ontbreken voor Contact 2, komen alle beschikbare gegevens overeen met Contact 1, dus worden ze gemarkeerd als duplicaten.

Hoe u het beste kunt Update Contactgegevens met aanvullende importen

Als u wilt update uw contactgegevens bij een nieuwe import, volg dan deze richtlijnen:

1. Exporteer je bestaande contacten. Voor veelgebruikte toepassingen vind je hier de details.
2. Voeg extra kolommen toe aan je spreadsheet voor informatie die je wilt opnemen (bijv. DOB, Adres, Telefoon 2, of Beste tijd om te bellen).
3. Wijzig de bestaande kolommen niet . Zie Welke contactpersonen zijn gemarkeerd als duplicaten hierboven om te zien welke contactpersonen niet worden samengevoegd.
4. Importeer je contactpersonen zoals hier beschreven. Breng de velden precies zo in kaart als je eerder hebt gedaan en voeg de nieuwe velden toe.
5. Als je bij de stap Koppelen-accounts komt, selecteer dan geen velden als je geen contactpersonen aan accounts wilt koppelen.
6. Zodra het importeren is voltooid, zie je een duplicatenrapport.
7. Klik op de knop DUPLICATEN VERMENGEN.
8. Als de nieuwe contactpersonen precies hetzelfde zijn als de oude contactpersonen, maar met extra toegevoegde velden, dan worden ze succesvol samengevoegd.

Hoe dubbele contacten automatisch samenvoegen

Om ze allemaal tegelijk samen te voegen:

Ga naar de klanten sectie, open het tabblad Contactpersonen en klik vervolgens op de knop DUPLICATEN VERMENGEN. De knop DUPLICATEN SAMENVOEGEN wordt alleen weergegeven als TaxDome duplicaten heeft gevonden (je contactpersonen worden elk uur gescand op duplicaten).

Om ze één voor één samen te voegen:

1. Ga naar klanten, open het tabblad Contactpersonen en klik op de naam van een contactpersoon in de lijst. Als TaxDome een dubbele vermelding vindt voor een contactpersoon, wordt er een Duplicaten sectie weergegeven aan de onderkant van het rechter schuifvenster.

2. Klik op het haakjespijltje rechts van de naam van het duplicaat om het samen te voegen. Alle velden van een dubbele vermelding worden gekopieerd naar de hoofdcontactpersoon en de extra vermelding wordt verwijderd.

Let op! Als je op deze manier samenvoegt, mogen duplicaten geen conflicterende velden hebben, anders verlies je gegevens.

Hoe dubbele contacten handmatig samenvoegen

Als je contactpersonen conflicterende velden hebben, maar je ze nog steeds als duplicaten beschouwt, voeg ze dan handmatig samen.

Opmerking:

• Als sommige overeenkomende velden van de duplicaten gegevens bevatten, selecteer dan de gegevens die je wilt behouden voor de resulterende contactpersoon.
• Als de overeenkomende velden van de duplicaten verschillende gegevens bevatten, selecteer dan de gegevens die je wilt behouden voor de resulterende contactpersoon.
  
  Bijvoorbeeld: Er zijn drie contactpersonen voor dezelfde persoon. In het veld Voornaam staat op de eerste "Mike", op de tweede "Michael" en op de derde "M". Selecteer de eerste naam die je verkiest voor de resulterende samengevoegde contactpersoon. Zodra je het opslaat, worden de andere verwijderd.
• Als een van de contactpersonen is gekoppeld aan een of meer klant accounts, is het resulterende contact nog steeds gekoppeld.
• Bij het samenvoegen van contactpersonen met verschillende waarden in aangepaste velden met meerdere keuzen, kun je kiezen welke gegevens moeten worden bewaard: de waarde voor een van de accounts of een unie van alle waarden.
• Als contactpersonen eenmaal zijn samengevoegd, kunnen ze niet meer ongedaan worden gemaakt. Je kunt echter altijd een nieuw contact maken.

Contacten handmatig samenvoegen:

1. Ga naar klanten, open het tabblad Contactpersonen en schakel de selectievakjes in links van de contactpersonen die u wilt samenvoegen.

2. Klik op de link Geselecteerde samenvoegen.

3. Je ziet de velden voor de contactgegevens van de persoon. Bekijk elk veld zorgvuldig door erop te klikken en de informatie te selecteren die je wilt bewaren.

4. Klik vervolgens op OPSLAAN.