CRM (Basis): Contacten toevoegen

Contactpersonen zijn de mensen met wie je contact hebt tijdens je werkuren. In onze functie Contacten slaat u al hun persoonlijke gegevens op. De e-mail adressen die daar staan, geven klanten portaal toegang tot TaxDome (zonder een e-mail in Contacten kan klanten niet inloggen). Bovendien kun je Contacten gebruiken om de gegevens van collega's, toekomstige klanten, partners en klanten' familieleden op te slaan. Hier vindt u meer informatie over verschillende manieren om contactpersonen aan het systeem toe te voegen.

Let op! Wanneer u klant contactpersonen toevoegt, zorg er dan voor dat u geen e-mails van bedrijfsleden gebruikt om aanmeldingsproblemen te voorkomen.

Nieuwe contactpersonen kunnen worden toegevoegd aan TaxDome door een bedrijfseigenaar, admin of een medewerker die toegangsrechten heeft gekregen om contacten te beheren.

Hier zijn verschillende manieren om het te doen:

• Contactpersonen toevoegen tijdens het maken van een nieuwe account
• Contactpersonen toevoegen met de knop Nieuw
• Contactpersonen in bulk toevoegen door een CSV-bestand te importeren
• Contactpersonen in bulk toevoegen door een contactenlijst te importeren van e-mail (vcard)
• Contacten toevoegen tijdens het uploaden van documenten in de Windows-app

Contactpersonen toevoegen met de knop Nieuw

Met deze optie kun je één contactpersoon per keer toevoegen, wat handig is voor het toevoegen van potentiële klanten of iemand met wie je in contact moet blijven.

1. Klik op de knop Nieuw linksboven en selecteer Contact in het vervolgkeuzemenu.

2. Voer de voor- en achternaam van de persoon in.

3. Dat is het! Klik op Maken om de contactpersoon op te slaan met de standaardnaamnotatie.

Lees meer over de functies voor het maken van contactpersonen:

1. Contactgegevens: Door de persoonlijke gegevens van elke klant in te voeren, zorg je ervoor dat je deze informatie bij de hand hebt, zoals een telefoonnummer of adres. 

2. Aangepaste velden: Als je aangepaste velden hebt gemaakt voor je contactpersonen, worden ze hier weergegeven. Hier lees je meer over hoe je je eigen aangepaste CRM velden kunt maken.

3. e-mail: Een e-mail adres is nodig voor klanten om in te loggen op hun portaal. Als een klant er geen heeft, kunnen ze geen toegang krijgen tot hun TaxDome account. Voeg indien nodig meer e-mail velden toe: daarvoor moet je aangepaste CRM velden maken.

4. Tags: Wijs tags toe om uw contacten te helpen organiseren (hier leest u meer over tags).

5. Telefoonnummers: In dit blok kun je alle telefoonnummers toevoegen. Met het keuzerondje naast elk telefoonnummer kun je het primaire telefoonnummer selecteren dat zal worden gebruikt voor SMS.

6. Adres: Voeg het volledige adres van de contactpersoon toe om ervoor te zorgen dat het overzichtelijk en gemakkelijk terug te vinden is.

7. Gekoppelde accounts: Om tijd te besparen kun je ter plekke account(s) koppelen aan je nieuwe contactpersoon. Klik op Accounts koppelen en selecteer vervolgens de bestaande account.

8. Aanmaken: Klik hier om uw contactpersoon op te slaan.

Contacten toevoegen door een CSV-bestand te importeren

Je kunt in bulk contactpersonen toevoegen aan TaxDome door onze importeertool te gebruiken. Hoewel het vooral wordt gebruikt om contactpersonen samen met accounts toe te voegen, kun je ook zelfstandig contactpersonen importeren vanuit CSV-bestanden. Zo werkt het.

1. Zodra je je CSV-bestand met CRM gegevens hebt, ga je naar klanten > Accounts of klanten > Contacten in de linker menubalk, klik op Importeren en upload vervolgens uw bestand. 

2. Aangezien u geen rekeningen gaat importeren, klikt u bij de stap Rekeningen in kaart brengen op X rechts van de kolom Kies CSV voor het veld Rekeningnaam. Hierdoor worden ook de gedeelten verborgen die verwijzen naar het importeren van rekeningen.

3. Bekijk in de stap Contactpersonen in kaart de kolomkopnamen uit uw spreadsheet aan de linkerkant. De namen van de kolomkoppen in je spreadsheet die overeenkomen met de namen van de contacteigenschappen op TaxDome (bijv.Voornaam, Telefoon, e-mail, Stad) worden automatisch toegewezen. Voor elke CSV-eigenschap kun je:

• Kies een van de bestaande contactpersoonvelden of maak een nieuw aangepast veld. 
• Kies ervoor om het niet te importeren door Ignore (Negeren) te selecteren in het Action (Actie) veld. 
• Automatisch tags toepassen op de nieuw aangemaakte contactpersonen. Ga voor meer informatie naar dit artikel over het toepassen van tags.

4. Bij de stap Controleren kun je zien welke contactpersonen worden aangemaakt met welke namen en e-mail adressen. Als alles er goed uitziet, klikt u opImport starten . Zo niet, ga dan terug om de nodige verbeteringen aan te brengen.

Zodra het importeren is voltooid, ontvang je een melding op e-mail . Je ziet de toegevoegde contactpersonen ook op de pagina klanten > Contactpersonen .

Later, wanneer je deze contactpersonen aan accounts moet koppelen, kun je dit doen tijdens het bewerken van een contactpersoon of vanuit een klant accountprofiel.