💸 Belastingvoorbereiding: Initiële TaxDome setup

Groeten, belastingconsulent! Veel van je collega's in tax prep implementeren vergelijkbare processen in TaxDome voor het beheren van hun praktijk. We zijn toegewijd aan onze missie om alle geheimen te onthullen over hoe je je TaxDome processen nu kunt instellen, zodat je er later de vruchten van plukt. Bereid je nu voor om te lezen over de nuttigste functies en instellingen die ontworpen zijn om je belastingvoorbereidingspraktijk naar een nieuw niveau te tillen.

Voltooi de algemene stappen op onboarding voordat u verder gaat, zodat u bekend bent met de basisbeginselen van TaxDome .

Tip: Download deze eenvoudige checklist om je vooruitgang bij te houden.

Gebruik tags om accounts te filteren of om pijplijnen

Doel: Aangepaste tags maken die klant accounts in een bepaalde categorie plaatsen. workflow. 

Maak tags aan op basis van het soort diensten dat je aanbiedt. Enkele voorbeelden kunnen zijn: Belasting, 1040, 1065, 1120, 1099-NEC, Omzetbelasting of Belastingplanning. Je kunt meteen beginnen met ze toe te passen terwijl je importeert. Later zullen ze van pas komen wanneer je je accounts filtert en pijplijn automatiseringen instelt.

Tags voor belastingvoorbereiding worden gebruikt om rekeningen te groeperen. Nadat u uw rekeningen hebt getagd, hebt u de volgende opties:

• Filter je klant lijst om deze te vinden:
• Je individuele klanten die hun organizers nog niet hebben ingevuld (d.w.z. klanten die een "1040"-label en een in afwachting van organizer hebben).
• Belastingvoorbereiding klanten met achterstallige facturen (d.w.z. klanten met "Belasting"-tag en een lopende factuur).
• Tax prep klanten die hun opdrachtbevestiging nog niet hebben ondertekend (d.w.z. klanten die een "Tax"-label en een lopend voorstel hebben).
• Potentiële klanten die hun eerste storting nog niet hebben gedaan (d.w.z. klanten die de tags "Prospect" en "Tax" en een lopende factuur hebben).
• Geautomatiseerde processen instellen
• Berichten in bulk verzenden, enz.

Gebruik een aangepaste mappenstructuur en pas wijzigingen in bulk toe

Aangezien je al groepen hebt voor je klanten, wil je misschien nadenken over hoe de mappenstructuur in Documenten > klant docs verschilt afhankelijk van de services die je aanbiedt.

Standaard is de mapsjabloon die wordt toegepast in TaxDome de sjabloon Standaard Belastingjaren. Dat is handig voor het voorbereiden van belastingen. Veel bedrijven voegen echter extra submappen toe, zoals Permanent Tax Docs.

Als het jaar voorbij is en het nieuwe belastingseizoen begint, moet je een extra jaarmap voor het vorige jaar toevoegen voor al je klanten.

Dit kan gedaan worden door een nieuw sjabloon aan te maken dat slechts één map bevat of door het bestaande sjabloon te bewerken en de wijziging toe te passen op alle accounts die gekoppeld zijn aan dat sjabloon. We raden aan om de tweede optie te gebruiken omdat je dan deze sjabloon zowel voor je nieuwe als voor je bestaande klanten kunt gebruiken. Het belangrijkste is dat alle eerder aangemaakte mappen ongewijzigd blijven.

Aangepaste velden instellen

Je kunt extra klant gegevens toevoegen om nog meer processen te automatiseren. Daar zijn aangepaste velden voor.

Deze velden kunnen alle aangepaste gegevens bevatten die je gebruikt bij het werken met je klanten, zoals:

• Bedrijfsgrootte
• Industrie
• Aangepaste naam
• Business naam
• EIN

Aangepaste velden kunnen zowel aan accounts (bedrijven, families) als aan contactpersonen (personen) worden toegevoegd.

Aangepaste velden kunnen in het hele systeem worden gebruikt als shortcodes:

• Bulk e-mails - in de onderwerpregel en hoofdtekst
• e-mail sjablonen - in de onderwerpregel en hoofdtekst
• Sjablonen voor chatten
• Opdracht sjablonen
• Sjablonen voor voorstellen

Bekijk deze praktische video om te leren hoe je aangepaste velden kunt gebruiken voor het verzenden van Estimated Tax Payment e-mails.

Importeer je bedrijfs- en individuele belastingen klanten

Het laatste advies bij het instellen van je CRM zodat je praktijk hier soepel verloopt, is om te leren hoe je je klanten importeert. Maak hiervoor aparte spreadsheets voor elke klant groep.

Over het algemeen kunnen alle fiscale rekeningen worden onderverdeeld in twee hoofdgroepen:

• Individuele accounts, dat zijn ofwel individuen of echtparen die samen een aanvraag indienen. Merk op dat in TaxDome een gezinsaccount een individuele account is met twee contactpersonen die aan die account zijn gekoppeld:

• Bedrijfsrekeningen zijn bedrijven, partnerschappen of andere business structuren waarvoor je formulier 1120, formulier 1065, enz. moet indienen. Dit is een bedrijfsaccounttype met meerdere contactpersonen (dat wil zeggen personen - zoals de eigenaar, CEO, CFO, de werknemers, enz:

Als je de spreadsheet zelf maakt, raden we je aan slechts één contactpersoon per rij in te stellen, zelfs als je meerdere contactpersonen aan dezelfde account koppelt. Op deze manier werkt het importeren soepel.

Als je echter de lijsten op klant exporteert vanuit een andere software voor belastingvoorbereiding, kan het voorkomen dat een belastingbetaler en zijn of haar echtgenoot en al hun persoonlijke gegevens in dezelfde rij staan. Als dat het geval is, verspil dan geen tijd met het kopiëren en plakken van gegevens - voer in plaats daarvan de importwizard twee keer uit. Hier laten we zien hoe: