mapsjablonen (Basis): Maken & toepassen

mapsjablonen Stroomlijn het proces van het maken van mappenreeksen om je klant documenten te organiseren. Houd mapsjablonen klaar om snel aan te vragen bij nieuwe en bestaande accounts. Je kunt zelfs super proactief zijn en de documenten en formulieren die je klanten nodig heeft erin stoppen.

Hier behandeld:

noot

Webinar: Leer hoe u bestanden kunt centraliseren, papierwerk kunt elimineren en stroomlijnen workflows met Master document management

Standaard mapsjablonen

Wanneer je nieuwe rekeningen toevoegt aan TaxDome (handmatig of via import), krijgt elke rekening automatisch een mapsjabloon met de naam Standaard Belastingjaren.

Je kunt de standaardmap mapsjabloon bewerken of een nieuwe map maken om als standaardmap in te stellen, zodat je de mappenstructuur hebt die je wilt voor het organiseren van de documenten van elke klant account. Zowel bedrijfseigenaars als admins hebben toegang om dit te doen.

Er zijn drie manieren om met de standaard mapsjabloon om te gaan:

  • Bewerk de sjabloon Standaard Belastingjaren: Ga naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk, open het tabblad Mappen en klik vervolgens op Standaard Belastingjaren. Breng wijzigingen aan in de sjabloon door mappen en submappen te bewerken, verwijderen en toe te voegen. Klik op Opslaan en afsluiten als u klaar bent.
  • Maak een nieuwe mapsjabloon om als standaard te gebruiken: Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen in de linker menubalk en kies de sjabloon die je als standaard wilt gebruiken in de Standaard mapsjabloon sectie . Klik op Opslaan en afsluiten.

Tijdens het bewerken van de sjabloon kun je de wijzigingen bewaren en verder gaan met bewerken door op Opslaan te klikken.

  • Nieuwe accounts aanmaken zonder standaard mapsjablonen: Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen in de linker menubalk en klik vervolgens op de knop x in de Standaard mapsjabloon sectie. Klik op BESPAREN.

tip

Opmerking: Een nieuwe account heeft altijd een bovenliggende map metklant geüploade documenten. Als u meer wilt weten over zichtbaarheidsinstellingen en toegangsniveaus (wie de documenten in een map kan zien en/of bewerken), gaat u hier naartoe.

maken mapsjablonen

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

mapsjablonen worden aangemaakt door een bedrijfseigenaar, admin of een teamlid met toegangsrechten om sjablonen te beheren.

1. Om een mapsjabloon te maken, ga naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk, open de subtab Mappen en klik vervolgens op Sjabloon maken.

Of ga naar deze pagina door de automatisering Apply mapsjabloon toe te voegen tijdens het maken of bewerken van een pijplijn, en vervolgens op New template te klikken.

2. Maak vervolgens een mappenstructuur. In het venster Create mapsjabloon zie je drie mappen op het hoogste niveau (klant Uploaded documents, Firm docs shared with klant and Private). U kunt deze hernoemen, bewerken en verwijderen en zoveel mappen op het hoogste niveau maken als u nodig hebt.

Uw opties in het venster mapsjabloon maken:

  • Maak een nieuwe map op het hoogste niveau: Klik op Map maken, geef de map een naam, selecteer het privacy-/toegangsniveau (Privé, klant kan bekijken of klant kan bekijken en bewerken) en klik op Submit. Lees hier meer over privacyniveaus.
  • Maak een submap: Klik op de drie puntjes rechts van de map op het hoogste niveau, klik op Nieuwe map, geef de map een naam en druk vervolgens op enter op je toetsenbord.
  • De zichtbaarheid van een map op het hoogste niveau wijzigen: Klik op de drie puntjes rechts van de map, klik op Bewerken, selecteer het privacy-/toegangsniveau en klik vervolgens op Opslaan.
  • Hernoem een map/submap: Klik op de drie puntjes rechts van de map, klik op Bewerken, geef de map een naam en klik vervolgens op Opslaan.
  • Mappen verwijderen: Klik op de drie puntjes rechts van de map en vervolgens op Verwijderen.

3. Nu kunt u documenten en formulieren aan mappen toevoegen. Als je wilt dat klanten specifieke documenten heeft, voeg je ze toe aan de mappen. Sleep ze of klik op Documenten uploaden. Of upload meerdere documenten vanuit een map door te klikken op Upload map (voor meer informatie over hoe TaxDome mappen verwerkt, ga hier).

Voeg zoveel documenten als nodig toe aan de verschillende mappen op het hoogste niveau. Voeg bijvoorbeeld boekhoud-, boekhoud- of belastingsjablonen toe aan de Privé map en een serviceovereenkomst naar de map met klant kunnen bekijken toegang.

tip

Opmerking: Documenten kunnen aan mappen worden toegevoegd door een bedrijfseigenaar, admin of elk teamlid met toegangsrechten om documenten te beheren.

4. Klik op Opslaan & Afsluiten om de sjabloon op te slaan en terug te gaan naar de sjabloonlijst of op Opslaan om uw wijzigingen te behouden en verder te gaan met het bewerken van de sjabloon.

Toepassen mapsjablonen

Nu je een mapsjabloon hebt gemaakt, wat nu?

  • Om een mapsjabloon toe te passen, moet je een bedrijfseigenaar, admin of teamlid zijn met toegangsrechten om documenten te beheren.

  • Je kunt mapsjablonen handmatig toepassen terwijl je een account aanmaakt of terwijl je een klant lijst importeert naar TaxDome.

  • mapsjablonen kan worden toegepast op zowel nieuwe als bestaande accounts.

  • Nadat je een mapsjabloon hebt toegepast, kun je nog steeds wijzigingen aanbrengen in de mappenstructuur. Ga hiervoor naar de Docs sectie of de boomstructuur tijdens het uploaden van documenten.

Wat gebeurt er als je een mapsjabloon toepast op een account?

  • Als de mappen en documenten al bestaan in het klant account, worden ze niet gedupliceerd als een mapsjabloon deze heeft.
  • Als er mappen en documenten zijn in de klant account die ontbreken in de sjabloon, dan blijven ze op hun plaats.
  • Als er mappen en documenten in de sjabloon staan die ontbreken in de klant account, dan worden ze aangemaakt.
  • Als je meerdere services uitvoert voor dezelfde klant, kun je meerdere sjablonen één voor één toepassen en worden de mappen en documenten die ontbreken in het klant accountprofiel aangemaakt.

Er zijn verschillende manieren om mapsjablonen toe te passen:

Pas een mapsjabloon toe op één account

1. Open op de Documenten-pagina van de klant account het tabblad Documenten en klik vervolgens op Toepassen mapsjabloon.

2. Klik in het mapsjabloon veld om een sjabloon te selecteren in het vervolgkeuzemenu (bijv. Nieuw klanten) en klik vervolgens op Toepassen om de mapstructuur voor de geselecteerde account te wijzigen.

Een mapsjabloon toepassen op meerdere accounts

1. Ga naar klanten > Rekeningen in de linker menubalk, selecteer de selectievakjes van de rekeningen waarop u de mapsjabloon wilt toepassen, klik op de drie puntjes links van Meer acties in de menubalk en klik vervolgens op Toepassen mapsjabloon.

2. Voeg indien nodig meer accounts toe door een naam, ID of e-mail adres in het zoekveld te typen.

3. Klik in het mapsjabloon veld om een van de sjablonen uit het vervolgkeuzemenu te selecteren (bijv. Nieuw klanten) en klik vervolgens op Toepassen om de mappenstructuur voor de geselecteerde accounts te wijzigen.

mapsjablonen toepassen op accounts via automatisering

mapsjablonen kunnen worden toegevoegd door gebruik te maken van automatiseringen binnen een pijplijn. Op deze manier wordt, wanneer een Opdracht voor een klant verhuist naar een nieuwe fase in de pijplijn, automatisch een nieuwe mappenstructuur toegepast op hun account. Zo werkt het:

1. Ga naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk, selecteer het pijplijnen tabblad en klik vervolgens op de naam pijplijn of op pijplijn maken.

2. Kies de fase waaraan je de automatisering wilt toevoegen, klik op de link Automatiseringen toevoegen en kies vervolgens mapsjabloon toepassen in het vervolgkeuzemenu.

3. Klik in het veld Toepassen op mapsjabloon, selecteer de sjabloon in het menu en klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren. Zodra de automatisering is toegevoegd, kun je deze zien door naar de pagina pijplijn te gaan en op het automatiseringspictogram boven de fase te klikken.

Zodra een Opdracht naar een fase met een automatisering Apply mapsjabloon wordt verplaatst, verschijnt er een pop-up die laat zien dat de automatisering op het punt staat te worden geactiveerd. Als je niet wilt dat mappen automatisch worden gemaakt, deselecteer je de actie en klik je op Verplaatsen.

Pas mapsjablonen toe op nieuwe accounts

Je kunt een aangepaste mapsjabloon toepassen wanneer je handmatig of via import nieuwe accounts aanmaakt.

Als je wilt dat een bepaalde sjabloon automatisch wordt toegepast, stel deze dan in als standaard. Op die manier wordt het toegepast op alle nieuwe accounts die handmatig of via import worden aangemaakt.

mapsjablonen bewerken (een submap voor een nieuw belastingjaar toevoegen, etc.)

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

1. Om wijzigingen aan te brengen in een sjabloon, ga naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk. Navigeer naar Mappen en klik vervolgens op de naam mapsjabloon .

2. Breng wijzigingen aan op mapsjabloon en klik op Opslaan & Afsluiten. U kunt mappen toevoegen of verwijderen op elk van de drie locaties(Privé, Bedrijfsdocumenten gedeeld met klant en klant geüploade documenten).

tip

Opmerking: De wijzigingen die je aanbrengt op een mapsjabloon worden niet elders weergegeven. Je moet de bijgewerkte sjabloon toepassen op het klant accountprofiel om de wijzigingen te zien. En eerder gemaakte mappen worden niet verwijderd.

verwijderen mapsjablonen

Verwijder een mapsjabloon als u deze niet meer nodig hebt: Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam mapsjabloon, selecteer Verwijderen in het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens op Verwijderen om te bevestigen. Alle mapstructuren die voor uw accounts met dat sjabloon zijn gemaakt, blijven bestaan.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.

Verwante artikelen