CRM (Geavanceerd): Aangepaste velden

TaxDome biedt een hele reeks aangepaste velden, maar je wilt er misschien ook zelf een paar maken. Met aangepaste velden kunt u details toevoegen over uw accounts en contactpersonen. Enkele voorbeelden van aangepaste velden voor accounts zijn Adres, Plaats en Type; terwijl voorbeelden van aangepaste velden voor contactpersonen bijvoorbeeld Verjaardag en Beste tijd om te bellen kunnen zijn.

Een aangepast veld kan worden gemaakt door een bedrijfseigenaar, admin of teamlid met toegangsrechten om aangepaste velden te beheren.

Hier behandeld:

Aangepaste veldtypen
Aangepaste velden account
Aangepaste velden voor contactpersonen

Aangepaste veldtypen

Als je een aangepast veld wilt maken in TaxDome, moet je eerst het type selecteren. Door het type te selecteren (zoals tekst, nummer, URL) voorkom je dat je onjuiste gegevens invoert in het veld (een veld op e-mail moet bijvoorbeeld het formaat hebben van example@e-mail.com).

TaxDome Aangepaste velden ondersteunen de volgende typen:

Tekst: dit type aangepaste velden kan worden gebruikt voor extra informatie over je klanten. Je kunt bijvoorbeeld een aangepast veld Opdracht Titel of een voornaamwoord toevoegen. Het ondersteunt alle symbolen.
Datum: dit type wordt gebruikt om datums in te stellen. Het ondersteunt de datumnotaties MMM-DD-YYYY, MMM/DD/YYYY, MM-DD-YYYY en MM/DD/YYYYY voor Amerikaanse bedrijven. Voor niet-Amerikaanse bedrijven worden de indelingen DD-MM-YYYYY en DD/MM/YYYYY toegepast. De datum kan worden geselecteerd in de kalender of handmatig worden ingevoerd. Meer informatie over het wijzigen van datumnotaties.
Dropdown: dit type wordt gebruikt om een of meer van de beschikbare opties te selecteren. Je kunt zoveel opties toevoegen als je nodig hebt. Deze aangepaste velden ondersteunen alle symbolen. Er zijn twee subtypes dropdowns:
- Met enkelvoudige vervolgkeuzelijsten kun je slechts één optie uit de lijst selecteren.
- Met multiselect dropdowns kun je een willekeurig aantal opties uit de lijst selecteren. Schakel Multiselect dropdowns toestaan in om ze in te schakelen.

e-mail: Dit type wordt gebruikt om e-mail adressen voor uw contactpersoon toe te voegen - bijvoorbeeld een secundair e-mail adres zoals werk of persoonlijk e-mail. portaal toegang, meldingen en e-mail synchronisatie-instellingen kunnen worden in- en uitgeschakeld voor elk van de e-mail adressen van de contactpersoon. Het ondersteunt hoofdletters en kleine letters van het Latijnse alfabet, evenals cijfers en afdrukbare tekens (zoals leestekens). e-mail moet in het formaat e-mail@example .com zijn. Dit type is alleen beschikbaar voor aangepaste velden voor contactpersonen.
Nummer: dit type wordt gebruikt om telefoonnummers, sofinummers, EIN's, enz. toe te voegen. Het ondersteunt cijfers en de tekens plus, min, komma en punt (dat wil zeggen "+", "-", "," en "." ).
URL: this type is used to add URLs — links to social networks, websites, etc. The link should be typed in as one of the following formats: example.com, www.example.com or https://www.example.com.
Gebruiker: dit type wordt gebruikt om een teamlid te selecteren. Het kan bijvoorbeeld worden gebruikt om een boekhouder, manager of beoordelaar te selecteren voor een klant account. Dit type is alleen beschikbaar voor de aangepaste velden voor accounts.

Opmerking! Teamleden die zijn geselecteerd in het type Gebruiker van aangepaste velden moeten accounttoegang hebben.

Aangepaste velden account

Aangepaste velden voor account toevoegen tijdens het importeren
Aangepaste velden voor accounts toevoegen vanuit sjablonen
Aangepaste velden toevoegen vanuit een klant profiel
Aangepaste velden toevoegen voor bestaande accounts

Je kunt specifieke details over een account toevoegen door aangepaste velden in te vullen. Ga binnen een klant account naar het tabblad Info en klik vervolgens op de link Bewerken. Vul onder Accountinfo de aangepaste velden in die je toegevoegd wilt zien aan de pagina Accountgegevens , klik op Doorgaan en vervolgens op Opslaan.

Aangepaste velden voor account toevoegen tijdens het importeren

Maak nieuwe aangepaste velden voor accounts terwijl u uw klant gegevens importeert naar TaxDome:

1. Als je eenmaal bij de Map Accounts fase van je import bent aangekomen, zie je misschien dat er geen aangepast veld is om te koppelen aan een kolomkopnaam die je in je spreadsheet hebt gebruikt. Maak je geen zorgen! Maak een nieuw aangepast veld door Nieuw veld te selecteren in het vervolgkeuzemenu.

2. Under Field Name, enter what you would like to call it; for example, City, Phone or Website.

3. Selecteer het veldtype en klik op Opslaan.

Zodra het importeren is voltooid, is het nieuwe aangepaste veld beschikbaar voor al je accounts.

Aangepaste velden voor accounts toevoegen vanuit sjablonen

Je kunt ook aangepaste accountvelden toevoegen wanneer je maar wilt vanuit je instellingen:

1.Ga naar Sjablonen > Aangepaste velden in de linker menubalk en klik vervolgens op + Veld toevoegen.

2. Voer een naam in voor het veld (bijvoorbeeld EIN, BSN of Beste tijd om te bellen)

3. Selecteer het veldtype en klik op Opslaan.

Vul het nieuwe aangepaste veld in door naar de Maak klant account of naar het tabblad Info van de account te gaan.

Aangepaste velden toevoegen vanuit een klant profiel

Ga binnen een klant account naar het tabblad Info, klik op Bewerken, klik dan op de drie puntjes rechts van Accountinfo en selecteer Accountaanpassingsveld toevoegen. Vul de naam in voor je nieuwe aangepaste veld, selecteer het type en klik op Opslaan.

Je kunt ook aangepaste velden toevoegen wanneer je een nieuwe account aanmaakt.

Aangepaste velden toevoegen voor bestaande accounts

Als je aangepaste velden wilt toevoegen aan al je bestaande accounts, volg dan deze stappen:

1. Exporteer eerst al je accounts. Ga hiervoor naar klanten > Accounts in de linker menubalk, klik op de drie puntjes rechts van de zoekbalk en selecteer Accounts exporteren. Je ontvangt een e-mail met als bijlage een zip-bestand met al je accounts.

2. Open het CSV-bestand en verwijder alle kolommen uit de spreadsheet, behalve de kolom met de accountnaam. Voeg kolommen toe voor de aangepaste velden die je wilt toevoegen en vul de gegevens in.

Tip! Om te voorkomen dat u gegevens verliest, moet u ervoor zorgen dat de opmaak van waarden in cellen overeenkomt met de toegestane opmaak voor elk type aangepast veld.

3. Sla je spreadsheet op als CSV-bestand.

4. Upload de spreadsheet naar TaxDome door te klikken op de knop Importeren op de pagina klanten > Rekeningen .

5. Breng de accountvelden in kaart. Maak overeenkomstige aangepaste velden in TaxDome door Nieuw veld te selecteren in het vervolgkeuzemenu. Meer over het toevoegen van aangepaste accountvelden tijdens het importeren.

6. Sla de andere stappen over en klik op de laatste stap, Import starten. Er worden geen nieuwe accounts gemaakt. In plaats daarvan worden de nieuwe aangepaste velden toegevoegd aan je bestaande accounts.

Aangepaste velden voor contactpersonen

Aangepaste velden voor contactpersonen toevoegen tijdens het importeren
Aangepaste velden voor contactpersonen toevoegen vanuit sjablonen
Aangepaste velden toevoegen voor bestaande contactpersonen

Met aangepaste velden voor contactpersonen kun je details over je contactpersonen toevoegen. U kunt specifieke details over een account toevoegen door aangepaste velden in te vullen. Klik op de pagina klanten > Contacten op de naam van het contact. Vul onder Contactinfo de aangepaste velden in die u wilt toevoegen en klik op Opslaan.

Je kunt de contactgegevens ook bewerken door op de naam van de contactpersoon te klikken op de informatiepagina van de klant account.

Tip! e-mail adressen die zijn ingevoerd in aangepaste velden worden weergegeven bij het zoeken naar contactpersonen.

Velden voor contactpersonen toevoegen tijdens het importeren

U kunt aangepaste velden aan uw contactpersonen toevoegen wanneer u uw klant gegevens importeert naar TaxDome:

1. Als je eenmaal bij de map Contactpersonen fase van je import bent aangekomen, zie je misschien dat er geen contacteigenschappen zijn die je kunt koppelen aan een kolomkopnaam die je in je spreadsheet hebt gebruikt. Maak je geen zorgen! Maak een nieuwe contactpersooneigenschappenaam of een aangepast veld door Nieuw veld te selecteren in het vervolgkeuzemenu.

2. Under Field Name, enter what you would like to call it; for example, Phone, Date of birth or Email.

3. Select the field type and click Save.

Zodra het importeren is voltooid, is het nieuwe aangepaste veld beschikbaar voor al je contactpersonen.

Aangepaste velden voor contactpersonen toevoegen vanuit sjablonen

Voeg nieuwe aangepaste velden toe aan je contactpersonen wanneer je maar wilt:

1.Ga naar Sjablonen > Aangepaste velden in de linker menubalk, open vervolgens het tabblad Contactpersonen en klik op + Veld toevoegen.

2. Voer een naam in voor het nieuwe aangepaste veld onder Veldnaam - bijvoorbeeld Verjaardag, EIN, BSN of Beste tijd om te bellen.

3. Selecteer het veldtype en klik op Opslaan.

Zodra je het nieuwe aangepaste veld hebt gemaakt, is het beschikbaar voor al je contactpersonen.

Aangepaste velden toevoegen voor bestaande contactpersonen

Als je aangepaste velden wilt toevoegen aan al je bestaande contactpersonen, volg dan deze stappen:

1. Exporteer eerst al je contactpersonen: ga naar klanten > Contactpersonen in de linker menubalk en klik op Contactpersonen exporteren. Je ontvangt dan een e-mail met als bijlage een zip-bestand met je contactpersonen.

2. Open het CSV-bestand en verwijder alle kolommen uit de spreadsheet, behalve de kolom met de naam van de contactpersoon. Voeg kolommen toe voor de aangepaste velden die u wilt maken en vul de gegevens in.

Tip! Om te voorkomen dat u gegevens verliest, moet u ervoor zorgen dat de opmaak van waarden in cellen overeenkomt met de toegestane opmaak voor elk type aangepast veld.

3. Sla de spreadsheet op als CSV-bestand.

4. Om de spreadsheet te uploaden naar TaxDome, ga naar klanten > Contactpersonen in de linker menubalk en klik vervolgens op Importeren.

5. Sla de stappen over om contactvelden in kaart te brengen. Maak overeenkomstige aangepaste velden in TaxDome door Nieuw veld te selecteren in het vervolgkeuzemenu. Meer over het toevoegen van contactpersonenvelden tijdens het importeren.

6. Klik op Doorgaan en vervolgens op Start import bij de laatste stap.

7. Klik op Duplicaten samenvoegen om de nieuwe gegevens toe te voegen aan uw bestaande contactpersonen.