CRM (Basis): klant accounts toevoegen
Voeg je klanten één voor één of in bulk toe aan TaxDome . klanten kan zich ook zelf registreren door naar hun TaxDome portaal te gaan.
Hier behandeld:
- klant accounts aanmaken
- Contacten koppelen tijdens het toevoegen van accounts
- portaal toegang toevoegen aan accounts
- Hoe je portaal aanmeldlink uitschakelen
- Hangende activeringen bekijken en uitnodigingen opnieuw versturen
- Hoe weet ik wanneer nieuwe klanten zich hebben geregistreerd op TaxDome?
Webinar - TaxDome 101: Aan de slag met TaxDome! Maandag, 1 uur EST. Registreer hier
klant accounts aanmaken
klant accounts kunnen op twee manieren worden aangemaakt:
klant account aanmaken in TaxDome portaal
Een bedrijfseigenaar, admin of een medewerker met toegangsrechten om accounts te beheren kan een nieuwe klant account aanmaken.
Volg deze stappen:
1. Klik op de knop Nieuw linksboven en selecteer Account in het menu. Je kunt ook op Nieuw klikken op de pagina Accounts.
2. Selecteer het accounttype, particulier of bedrijf, en klik vervolgens op Doorgaan.
3. Op het tabblad Contacten koppelt u de bestaande contactpersoon of maakt u een nieuwe aan: voer de voor- en achternaam in van de persoon die aan een account is gekoppeld en voeg vervolgens zijn of haar e-mail toe.
4. Klik op Maken. En dat is het!
Let op! Vermijd voor voor- en achternamen het gebruik van speciale tekens die niet kunnen worden gebruikt in Windows-mapnamen. Vermijd bijvoorbeeld het gebruik van leestekens of speciale tekens, zoals de dubbele punt (:), dubbele aanhalingstekens ("), forward slash (/), backslash (\), verticale streep of pijp(|), vraagteken of sterretje (*). Als u dat wel doet, hebt u geen toegang tot uw bestanden via TaxDome drive .
Hieronder vindt u meer informatie over de genummerde items in het venster Nieuwe account:
Stap 1. Accountgegevens
Een account is een entiteit waarmee je communiceert. Selecteer het type en enkele instellingen voor je nieuwe account.
1. klant type: Als je klant een bedrijf is, selecteer dan Bedrijf. Als het een persoon of een gezin is, selecteer dan Individu.
2. Accountnaam: deze naam wordt weergegeven op de klanten pagina weergegeven. Als je het veld leeg laat, wordt deze gegenereerd uit de voor- en achternaam van de contactpersoon (of uit een bedrijfsnaam als je een bedrijfsaccount aanmaakt).
3. Bedrijfsnaam: Dit veld wordt alleen weergegeven als je Bedrijfstype selecteert. Dit wordt standaard gebruikt als accountnaam.
4.Tags: Wijs tags toe om accounts te categoriseren. Hier vindt u meer informatie over tags.
5. Teamleden: Geef een of meer teamleden toegang tot een account door ze te selecteren in de vervolgkeuzelijst Teamleden. Ze ontvangen dan een melding. Standaard wordt toegang tot een account gegeven aan de gebruiker die het account aanmaakt en aan alle medewerkers met standaardtoegang tot het account.
6. mapsjabloon: Pas een mapsjabloon toe die aangepaste mappen en submappen bevat. Als je dit veld leeg laat, wordt een voorgedefinieerde mappenstructuur met de bovenliggende map klant geüploade documenten aangemaakt. Lees meer over mapsjablonen.
7. Aangepaste velden: Als u aangepaste velden voor uw accounts heeft gemaakt, worden deze hier weergegeven. Hier kunt u meer te weten komen over het toevoegen van uw eigen gewoonte CRM velden.
Stap 2. Contacten
De personen (aka klanten) die een account hebben op TaxDome worden altijd geïdentificeerd door contactpersonen: dat wil zeggen, een voor- en achternaam en e-mail adres. U moet ten minste één contactpersoon toevoegen aan uw account - maak een nieuwe aan of koppel de bestaande.
1. Bestaand contact koppelen: Als je een account wilt koppelen aan een contactpersoon die al is toegevoegd, klik je op deze koppeling, begin je met het typen van de naam van de contactpersoon en klik je vervolgens op Toevoegen. Vul anders de onderstaande velden in om een nieuw contact toe te voegen.
2. Contactgegevens: Het invoeren van klanten' persoonlijke info zorgt ervoor dat je hun info bij de hand hebt, zoals telefoonnummer of adres. Voor individuen worden de voor- en achternaam die hier worden ingevoerd, gebruikt als accountnaam met de standaardnaamnotatie.
3. Aangepaste velden: Als u aangepaste velden voor uw contacten hebt gemaakt, worden deze hier weergegeven. Meer informatie over toevoegen gewoonte CRM velden.
4. e-mail: Een klant krijgt geen toegang tot zijn portaal tenzij zijn contactinformatie zijn e-mail adres bevat.
5. Regel de toegang tot de account voor elke contactpersoon met behulp van de knoppen:
- LOGIN: Als deze optie is ingeschakeld, heeft de contactpersoon toegang tot de TaxDome klant portaal om in de account te gaan. Je kunt de LOGIN inschakelen, maar ervoor kiezen om de klanten later uit te nodigen (zie sectie voor het toevoegen van portaal toegang hieronder).
- Verwittigen: Als deze optie is ingeschakeld, ontvangt de contactpersoon alle systeemmeldingen (bijv. berichten, facturen, organizers, enz.), alle e-mails en bulk e-mails die naar de account is verzonden vanaf TaxDome, en alle e-mails die naar de account is verzonden via pijplijn automatisering.
- e-mail SYNC: Als dit is ingeschakeld, worden alle e-mails ontvangen van de contactpersoon weergegeven in uw Inbox+ en in het e-mail tabblad van de account en kunt u de contactpersoon antwoorden vanaf TaxDome. Alle geschiedenis tussen uw gesynchroniseerde e-mail adressen en het e-mail adres van de contactpersoon wordt automatisch ingevuld op TaxDome en is toegankelijk in het tabblad e-mail tabblad van de account.
6. Tags: Tags toewijzen om contactpersonen te categoriseren. Hier vindt u meer informatie over tags.
7. Telefoonnummers: In dit blok kun je alle telefoonnummers toevoegen. Met het keuzerondje naast elk telefoonnummer kun je het primaire telefoonnummer selecteren dat zal worden gebruikt voor SMS.
8. Adres: Voeg het volledige adres van de contactpersoon toe om ervoor te zorgen dat het overzichtelijk en gemakkelijk terug te vinden is.
9. Nieuw contact toevoegen: Meer contactpersonen voor deze account maken.
10. Aanmaken: Klik op de knop om een account aan te maken op TaxDome.
portaal toegang toevoegen aan accounts
Als je tijdens het maken van de account de knop Aanmelden voor de contactpersoon e-mail hebt ingeschakeld, wordt gevraagd om de contactpersoon uit te nodigen via klant portaal .
Om een aangepast bericht aan de uitnodiging toe te voegen, typ je in het veld Persoonlijk bericht en klik je op Verzenden.
Je kunt ook portaal toegang inschakelen maar ervoor kiezen om niet meteen een uitnodiging te sturen door op Overslaan te klikken; op deze manier kun je aan de account werken-documenten uploaden, pijplijnen toevoegen, taken aanmaken enzovoort-voor de contactpersoon de portaal bezoekt.
Als je geen portaal toegang aan accounts hebt toegevoegd toen je ze aanmaakte, kun je dat op elk moment doen:
1. Navigeer naar het tabblad Info van het profiel klant (beschikbaar zodra je een account hebt aangemaakt).
2. Als je de account al aan een of meer contactpersonen hebt gekoppeld, zie je ze in de Contactpersonen sectie. Zet de knop Aanmelden aan naast elke contactpersoon aan wie je toegang wilt geven tot portaal .
3. Om een aangepast bericht aan je uitnodiging toe te voegen, typ je in het veld Persoonlijk bericht in het pop-upvenster en klik je vervolgens op Verzenden.
Opmerking! Als een contactpersoon aan meerdere accounts gekoppeld is, moet je portaal toegang geven tot elk van die accounts. Ze kunnen dan van account wisselen zodra ze inloggen.
Zodra een klant een e-mail uitnodiging ontvangt voor zijn TaxDome portaal , moet hij de account activeren. De klant klikt op de link in de e-mail en maakt vervolgens een wachtwoord aan. Je kunt zien welke klanten hun account nog niet hebben geactiveerd en ze opnieuw uitnodigen door te navigeren naar klanten > Accounts in de linker menubalk en vervolgens het tabblad In afwachting van activering te selecteren.
Hoe je portaal aanmeldlink uitschakelen
Klik hier.
Hoe weet ik wanneer nieuwe klanten zich hebben geregistreerd op TaxDome?
Zodra een klant een TaxDome accoun t aanmaakt, ontvangen alle toegewezen teamleden een melding in hun mailbox en een . Inbox+ en een e-mail. Klik op de link Ga naar... om het nieuwe klant profiel te bekijken.
