CRM (Basis): klant accounts toevoegen
Voeg je klanten één voor één of in bulk toe aan TaxDome . klanten kan zich ook zelf registreren door naar hun TaxDome portaal te gaan.
Webinar: Meer informatie over het importeren van uw klanten, documentmappenstructuren maken en uitnodigen klanten naar de portaal in 45 minuten met Ontdek hoe u aan de slag kunt gaan in TaxDome
Maak klant accounts aan
klant accounts kunnen op twee manieren worden aangemaakt:
Maak een klant account aan in TaxDome portaal
Een bedrijfseigenaar, admin of een medewerker met toegangsrechten om accounts te beheren kan een nieuwe klant account aanmaken.
Volg deze stappen:
1. Klik bovenaan op Nieuw en selecteer vervolgens Account. Je kunt ook op Nieuw klikken op de pagina Accounts.
2. Selecteer het accounttype, particulier of bedrijf, en klik vervolgens op Doorgaan.
3. Op het tabblad Contacten koppelt u de bestaande contactpersoon of maakt u een nieuwe aan: voer de voor- en achternaam in van de persoon die aan een account is gekoppeld en voeg vervolgens zijn of haar e-mail toe.
4. Klik op Maken. En dat is het!
Let op! Vermijd voor voor- en achternamen het gebruik van speciale tekens die niet kunnen worden gebruikt in Windows-mapnamen. Vermijd bijvoorbeeld het gebruik van leestekens of speciale tekens, zoals de dubbele punt (:), dubbele aanhalingstekens ("), forward slash (/), backslash (\), verticale streep of pijp(|), vraagteken of sterretje (*). Als u dat wel doet, hebt u geen toegang tot uw bestanden via TaxDome drive .
Lees hieronder meer over de genummerde items in de zijbalk Nieuwe account:
Stap 1. Accountgegevens
Een account is een entiteit waarmee je communiceert. Selecteer het type en enkele instellingen voor je nieuwe account.
a. klant type: Als je klant een bedrijf is, selecteer dan Bedrijf. Als het een persoon of een gezin is, selecteer dan Individu.
b. Accountnaam: deze naam wordt weergegeven op de klanten pagina weergegeven. Als je het veld leeg laat, wordt deze gegenereerd uit de voor- en achternaam van de contactpersoon (of uit een bedrijfsnaam als je een bedrijfsaccount aanmaakt).
c. Bedrijfsnaam: Dit veld wordt alleen weergegeven als je Bedrijfstype selecteert. Dit wordt standaard gebruikt als accountnaam.
d.Tags: Wijs tags toe om accounts te categoriseren. Hier vindt u meer informatie over tags.
e. Teamleden: Geef een of meer teamleden toegang tot een account door ze te selecteren in het vervolgkeuzemenu Teamleden. Ze ontvangen dan een melding. Standaard wordt toegang tot een account gegeven aan de gebruiker die het account aanmaakt en aan alle medewerkers met standaardtoegang tot het account.
f. mapsjabloon: Pas een mapsjabloon toe die aangepaste mappen en submappen bevat. Als je dit veld leeg laat, wordt een voorgedefinieerde mappenstructuur met de bovenliggende map klant geüploade documenten aangemaakt. Lees meer over mapsjablonen.
g. Aangepaste velden: Als je aangepaste velden hebt gemaakt voor je accounts, worden ze hier weergegeven. Hier kun je meer te weten komen over het toevoegen van je eigen aangepaste CRM velden.
Stap 2. Contacten
De personen (aka klanten) die een account hebben op TaxDome worden altijd geïdentificeerd door contactpersonen: dat wil zeggen, een voor- en achternaam en e-mail adres. U moet ten minste één contactpersoon toevoegen aan uw account - maak een nieuwe aan of koppel de bestaande.
a. Bestaand contact koppelen: Als u een account wilt koppelen aan een contactpersoon die al is toegevoegd, klikt u op deze koppeling, typt u de naam van de contactpersoon en klikt u op Toevoegen. Vul anders de onderstaande velden in om een nieuw contact toe te voegen.
b. Contactgegevens: Het invoeren van klanten' persoonlijke info zorgt ervoor dat je hun info bij de hand hebt, zoals hun telefoonnummer of straatadres. Voor individuen worden de voor- en achternaam die hier worden ingevoerd, gebruikt als accountnaam met de standaardnaamnotatie.
c. Aangepaste velden: Als je aangepaste velden hebt gemaakt voor je contactpersonen, worden ze hier weergegeven. Leer hoe u aangepaste CRM velden kunt toevoegen.
d. e-mail: Een klant krijgt geen toegang tot zijn portaal tenzij zijn contactinformatie zijn e-mail adres bevat.
e. Regel de toegang tot de account voor elke contactpersoon met behulp van de toggles (kan later in bulk of individueel worden gedaan):
- Inloggen: Als deze optie is ingeschakeld, heeft de contactpersoon toegang tot de TaxDome klant portaal om in de account te gaan. Je kunt Inloggen inschakelen, maar ervoor kiezen om de klanten later uit te nodigen (zie sectie voor het toevoegen van portaal toegang hieronder).
- Verwittigen: Als deze optie is ingeschakeld, ontvangt de contactpersoon alle systeemmeldingen (bijv. berichten, facturen, organizers, enz.), alle e-mails en bulk e-mails die naar de account is verzonden vanaf TaxDome, en alle e-mails die naar de account is verzonden via pijplijn automatisering.
- e-mail sync: Als deze optie is ingeschakeld, worden alle e-mails ontvangen van de contactpersoon weergegeven in je Inbox+ en in het e-mail tabblad van de account en kunt u de contactpersoon antwoorden vanaf TaxDome. Alle geschiedenis tussen uw gesynchroniseerde e-mail adressen en het e-mail adres van de contactpersoon wordt automatisch ingevuld op TaxDome en is toegankelijk in het e-mail tabblad van de account.
f. Tags: Tags toewijzen om contactpersonen te categoriseren. Hier vindt u meer informatie over tags.
g. Telefoonnummers: In dit blok kun je alle telefoonnummers toevoegen. Met het keuzerondje naast elk telefoonnummer kun je het primaire telefoonnummer selecteren dat voor SMS wordt gebruikt.
h. Adres: Voeg het volledige adres van de contactpersoon toe om ervoor te zorgen dat het overzichtelijk en gemakkelijk te vinden is.
i. Nieuw contact toevoegen: Meer contactpersonen voor deze account maken.
j. Aanmaken: Klik op de knop om een account aan te maken op TaxDome.
portaal toegang toevoegen aan accounts
Klik hier.
Hoe weet ik wanneer nieuwe klanten zich hebben geregistreerd op TaxDome?
Zodra een klant een TaxDome accoun t aanmaakt, ontvangen alle toegewezen teamleden een melding in hun mailbox en een . Inbox+ en een e-mail. Klik op de link Ga naar... om het nieuwe klant profiel te bekijken.
