Documenten (Basis): Verplaats bestanden en mappen & verander hun zichtbaarheid
Organiseer bestanden en mappen door ze te verplaatsen binnen een klantprofiel of door de zichtbaarheid van mappen te wijzigen. Documenten kunnen worden verplaatst en de zichtbaarheid van mappen kan worden gewijzigd door een bedrijfseigenaar, beheerder of een medewerker met toegangsrechten om documenten te beheren.
Hier behandeld:
- Hoe documenten verplaatsen naar mappen binnen een klant's profiel
- Hoe de zichtbaarheid van documenten en mappen wijzigen
- Hoe de zichtbaarheid van mappen op het hoogste niveau wijzigen
- Kan ik documenten van de ene naar de andere account verplaatsen?
Hoe documenten verplaatsen naar mappen binnen een klant's profiel
Let op! U kunt geen documenten verplaatsen die zijn vergrendeld, die nog moeten worden goedgekeurd of die moeten worden ondertekend naar mappen in een bovenliggende map met een Privé
of een klant kan bekijken en bewerken 
toegangsniveau.
Om documenten en mappen te verplaatsen naar een andere map binnen een klant's profiel:
1. Schakel het selectievakje in naast de documenten en/of mappen die je wilt verplaatsen en klik vervolgens op de knop Verplaatsen . Om alle items te selecteren, klik je op het bovenste selectievakje.
2. Navigeer naar de map waar je de items naartoe wilt verplaatsen of maak er een nieuwe map voor aan en klik op de knopVerplaatsen .
Wat gebeurt er als je een map met dezelfde naam verplaatst?
Wanneer je mappen en bestanden met dezelfde naam verplaatst, vervangt de verplaatste map of het verplaatste bestand de huidige map of het bestand. Als map 1 en map 2 bijvoorbeeld dezelfde geneste map hebben met dezelfde bestanden (bijv. f4010.png) en je verplaatst de geneste map van map 2 naar map 1, dan wordt de bestaande map of het bestand vervangen. Als er tegelijkertijd bestanden in de geneste map van map 2 staan die niet in de geneste map van map 1 staan (bijv. Onboarding checklist.pdf), worden deze toegevoegd.
Hoe de zichtbaarheid van documenten en mappen wijzigen
Om de zichtbaarheid van documenten en mappen te wijzigen, verplaats je ze van een map op het hoogste niveau naar een andere zoals hierboven beschreven.
Hoe de zichtbaarheid van mappen op het hoogste niveau wijzigen
Als je de zichtbaarheid van een map op het hoogste niveau wilt wijzigen, klik je op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de map en selecteer jeBewerken. Wijzig de Privacy-instelling en klik op Submit. Het zichtbaarheidsicoon wordt dan bijgewerkt.
Let op! Je kunt de zichtbaarheid van je standaardmap klant niet wijzigen. Je moet ten minste één map hebben met een klant kan bekijken en bewerken toegangsniveau. Dit helpt ervoor te zorgen dat je klanten altijd een voorspelbare plek heeft om documenten te uploaden, bekijken en downloaden, maar ook om ze te openen wanneer ze zijn vergrendeld voor facturen, in afwachting van goedkeuring of in afwachting van ondertekening.
Kan ik documenten van de ene naar de andere account verplaatsen?
Je kunt geen documenten verplaatsen van de ene account naar de andere. Elk document bevat een unieke audit trail en andere nuttige informatie die niet wordt overgedragen van account naar account.
Als je een bestand uploadt naar de verkeerde account, verwijder het dan en upload het vervolgens naar de juiste account.
Als u TaxDome Drive gebruikt om je documenten te beheren, kun je een bestand kopiëren en plakken naar een nieuwe accountmap, maar je kunt het niet verslepen. Het kopiëren en plakken van het bestand maakt een tweede bestand aan in de nieuwe account, maar verwijdert het originele bestand niet uit de oorspronkelijke account.