Handmatige & automatische herinneringen

Herinneringen Verwittigen klanten wanneer ze een actie-item niet hebben voltooid voor een bepaalde datum. Of je herinneringen nu automatiseert of handmatig verstuurt, ze houden klanten op koers zonder dat je ze persoonlijk hoeft aan te sporen.

Hier behandeld:

Herinneringen

Telkens wanneer je iets met een actie-item naar een klant verstuurt, wordt deze hiervan op de hoogte gebracht. Alle gebruikers die zijn gekoppeld aan de account-met Verwittigen ingeschakeld, ontvangen een melding op e-mail . Controleer welke gebruikers een notificatie ontvangen door naar het tabblad klant accountinfo te gaan en de Verwittigen toggles in de Contacten sectie te bekijken.

Als ontvangers er te lang over doen om een actie-item te voltooien of het vergeten, heb je twee opties:

Handmatige herinneringen

Om handmatig een herinnering opnieuw te versturen, klik je op de drie puntjes uiterst rechts van het item waaraan de klant herinnerd moet worden en klik je vervolgens opOpnieuw versturen. Je kunt dit zelfs doen als automatische herinneringen zijn ingeschakeld.

Als je een betaalde of onbetaalde factuur handmatig opnieuw wilt verzenden, klik je in de lijst Facturen of in het profiel van de account op klant op het oogpictogram uiterst rechts van de factuur. Klik op de drie puntjes uiterst rechts van het factuurnummer en selecteer vervolgens Factuur verzenden via e-mail in het vervolgkeuzemenu.

Om handmatig een melding over een document in afwachting van goedkeuring opnieuw te versturen, opent u het subtabblad Goedkeuringen, scrolt u naar het einde van de documenten in afwachting en klikt u rechtsonder op Goedkeuring aanvragen voor in afwachting.

Dit is wat er gebeurt:

  • Een extra e-mail herinnering wordt verstuurd naar klant.
  • Een portaal melding voor het actie-item wordt verplaatst naar het begin van de klant's to-do's.
  • Info over het opnieuw verzenden wordt toegevoegd aan de Audit Trail.

Automatische herinneringen

Om automatische Herinneringen aan of uit te zetten , open je eerst het in behandeling zijnde organizer, voorstel, chat, factuur, document in afwachting van ondertekening of document in afwachting van goedkeuring. Schakel Herinneringen in terwijl je deze handmatig of via pijplijn verzendt.

Kies hoe je de automatische herinneringen wilt instellen:

  • Dagen tot volgende herinnering: Standaard wordt er een herinnering verstuurd drie dagen nadat de notificatie voor het actie-item is verstuurd naar klant, maar je kunt dit wijzigen in wat je maar wilt.
  • Aantal herinneringen: Standaard krijgt de klant slechts één herinnering e-mail, maar je kunt dit ook wijzigen.

Herinneringen instellen via pijplijn Automations

Je moet wijzigingen aanbrengen op pijplijn om herinneringen in te stellen voor organizers, voorstellen, facturen en berichtenautomatiseringen.

Bij de automatiseringen Factuur maken, Organizer maken, Voorstel verzenden en Bericht verzenden bevindt de knop Herinneringen zich onder het veld Sjabloon selecteren. Schakel Herinneringen in en kies vervolgens hoe je de automatische herinneringen wilt instellen:

  • Dagen tot volgende herinnering: Standaard wordt er een herinnering verstuurd drie dagen nadat de notificatie voor het actie-item is verstuurd naar klant, maar je kunt dit wijzigen in wat je maar wilt.
  • Aantal herinneringen: Standaard krijgt de klant slechts één herinnering e-mail, maar je kunt dit ook wijzigen.

klanten herinneren aan in afwachting Organizers

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Om hand ma tig een herinnering te versturen over een lopende organizer: Ga naar het tabblad van de account, klik op de drie puntjes uiterst rechts van de in de lijst of in de zelf en selecteer vervolgens Opnieuw verzenden. Organizers klik op de drie puntjes uiterst rechts van de organizer in de lijst of in de organizer zelf en selecteer Opnieuw verzenden.

Herinneringen instellen voor organizers: Schakel Herinneringen in wanneer u een organizer handmatig of via pijplijn verzendt. Om herinneringen te versturen over organizers die via pijplijn automatisering worden verzonden, schakelt u Herinneringen in bij pijplijn instellingen voor de automatisering Organizer aanmaken.

De optie Herinneringen kan op elk moment worden in- of uitgeschakeld door de optie In afwachting van organizer te openen. Vergeet niet op Opslaan te klikken wanneer je wijzigingen aanbrengt in de instellingen voor Herinneringen.

Organizer Herinneringen stoppen wanneer:

  • De klant heeft de organizer niet ingediend, maar het ingestelde aantal herinneringen is verzonden.
  • De klant heeft de organizer ingediend.
  • De organizer is verzegeld.

klanten herinneren aan hangende voorstellen

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Om handmatig een herinnering te versturen over een voorstel dat nog in behandeling is: Ga naar de Voorstellen & EL's vanaf de linkerzijbalk of het tabblad met dezelfde naam van de account klant's, klik op de drie puntjes uiterst rechts van het voorstel en selecteer vervolgens Opnieuw verzenden.

Om automatische herinneringen over voorstellen in te stellen: Schakel Herinneringen in onderaan de stap Algemeen wanneer je een voorstel of voorstel sjabloon maakt.

Je kunt ze ook inschakelen wanneer je de automatisering Verzend voorstel instelt.

De knop Herinneringen kan op elk moment worden in- of uitgeschakeld door het lopende voorstel te openen. 

Herinneringen voor voorstellen stoppen wanneer...

  • ...de klant heeft het voorstel niet ondertekend, maar het ingestelde aantal herinneringen is verstuurd.
  • ...de klant heeft het voorstel ondertekend.

klanten herinneren aan uitstaande facturen

Herinneringen versturen over openstaande facturen: Schakel Herinneringen in wanneer je een factuur handmatig of via pijplijn automatisering verstuurt. Als je herinneringen wilt sturen over facturen die via pijplijn zijn verzonden, schakel je Herinneringen in bij de pijplijn instellingen voor de automatisering Factuur maken. Je kunt de optie Herinneringen op elk gewenst moment in- of uitschakelen door de onbetaalde factuur te bewerken.

Een andere manier om automatische herinneringen voor openstaande facturen in te stellen, is door deze in te stellen binnen Factuursjabloon. Schakel hiervoor de optie Herinneringen verzenden naar klanten in, stel de dagen tot de volgende herinnering en het aantal herinneringen in en klik op Opslaan of Opslaan & afsluiten.

Factuurherinneringen stoppen wanneer...

  • ...de klant heeft de factuur niet betaald, maar het ingestelde aantal aanmaningen is verstuurd.
  • ...de klant heeft de factuur betaald.

tip

Opmerking: Je kunt facturen ook handmatig opnieuw verzenden naar klanten! Ga hierheen voor meer informatie.

klanten herinneren aan acties binnen een chat thread

Automatische herinneringen instellen voor lopende acties binnen een chat thread: Schakel Herinneringen in wanneer u handmatig of via automatisering pijplijn een chatbericht verzendt. 

Als u herinneringen wilt sturen over chatberichten die zijn verzonden via pijplijn automatisering, schakelt u Herinneringen in bij de instellingen pijplijn voor de automatisering Bericht verzenden , stelt u de dagen tot de volgende herinnering en het aantal herinneringen in en klikt u op Opslaan.

Een andere manier om automatische herinneringen voor ongelezen berichten in te stellen is door ze in te stellen binnen de chatsjabloon. 

Ga naar het artikel over chatherinneringen voor meer informatie over hoe de herinneringen voor chats werken.

klanten herinneren aan hangende handtekeningen

Om handmatig een herinnering te sturen over een document dat nog ondertekend moet worden: Ga naar het tabblad klant account Documenten , klik op de drie puntjes uiterst rechts van het document in de lijst of in het document zelf en selecteer vervolgens Handtekening opnieuw verzenden.

Automatische herinneringen instellen voor documenten die nog ondertekend moeten worden: Schakel Herinneringen in wanneer u een handtekening aanvraagt voor een document. Je kunt de optie Herinneringen op elk moment in- of uitschakelen door het document dat nog ondertekend moet worden te openen, zelfs als het al ondertekend is. Vergeet niet op Opslaan te klikken wanneer je wijzigingen aanbrengt in de instellingen voor Herinneringen.

Herinneringen voor handtekeningen stoppen wanneer...

  • ...de klant heeft het document niet ondertekend, maar het ingestelde aantal herinneringen is verzonden.
  • ...de klant heeft het document ondertekend.

klanten herinneren aan lopende goedkeuringen

Om handmatig een herinnering te sturen over een document dat nog goedgekeurd moet worden: Ga naar het tabblad Documenten van het accountprofiel klant , klik op de drie puntjes uiterst rechts van het document in de lijst of in het document zelf en selecteer vervolgensGoedkeuring opnieuw verzenden .

Om handmatig een herinnering te sturen over alle documenten die nog goedgekeurd moeten worden: Ga naar Documenten in het linker zijbalkmenu, open het tabblad Goedkeuringen , klik op Goedkeuring aanvragen voor in behandeling, bekijk en bewerk het bericht voor de klant (optioneel) en klik vervolgens op Verzend verzoek.

Herinneringen instellen voor documenten die nog goedgekeurd moeten worden: Schakel Herinneringen in wanneer je een documentgoedkeuring aanvraagt.

Herinneringen voor goedkeuring stoppen wanneer...

  • ...de klant heeft het document niet goedgekeurd, maar het ingestelde aantal herinneringen is verzonden.
  • ...de klant heeft het document goedgekeurd.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Neem contact met ons op

Verwante artikelen