Organizers (Basis): Handmatig of automatisch verzenden

Met onze Organizers tool kun je op maat gemaakte vragenlijsten en formulieren maken om alle basisinformatie te krijgen die je nodig hebt van klanten. Bovendien kan klanten hun documenten rechtstreeks uploaden als antwoord op de vragen.

Onze mobielvriendelijke organizers kan voorwaarden (logische sprongen) bevatten en ze slaan automatisch op. Ze bieden je niet alleen een krachtig hulpmiddel om het verzamelen van informatie te automatiseren, maar ze geven klanten ook een geweldige gebruikerservaring.

Stuur organizers

Organizers kan worden verzonden naar klanten door een bedrijfseigenaar, admin of elk teamlid met toegangsrechten om organizers te beheren.

Om een organizer naar een klant te sturen, moet je eerst een sjabloon maken. We hebben de Marketplace waar je organizer sjablonen kunt vinden. Ga voor meer informatie naar onze Organizers ( Basis) : Create & Apply pagina.

Zodra je een organizer sjabloon hebt:

Stuur organizers naar één klant
Stuur organizers naar meerdere klanten tegelijk
organizers verzenden met automatiseringen
Laat klanten zelf organizers maken

Stuur organizers naar één klant

Voer de volgende stappen uit om een organizer naar een klant te sturen:

1. Maak een organizer op een van de volgende manieren:

Klik linksboven op Nieuw en selecteer vervolgens Organizer.
Open het klant account, ga naar het Organizers en klik op Nieuw organizer. De huidige account wordt automatisch ingevuld.

2. Klik op de lijst Organizer Sjabloon om een sjabloon te selecteren, bekijk een voorbeeld van uw vragenlijst en klik vervolgens op Maken en verzenden om de organizer naar de geselecteerde klant te sturen.

Dat is het! De klant ontvangt automatisch een e-mail met de melding dat er een organizer naar hem/haar is verzonden om in te vullen.

Er zijn nog een paar opties:

Organizer naam: Standaard is de naam organizer dezelfde als die van de sjabloon. U kunt deze wijzigen en op shortcode toevoegen klikken om de organizer te individualiseren. Toepassen shortcodes om dynamische gegevens toe te voegen, zoals de naam klant of het jaar. Voor meer informatie over shortcodesvindt u hier.
Herinneringen: Zorg ervoor dat je klant een e-mail melding krijgt wanneer je ze een organizer stuurt. Zie hieronder voor meer informatie.
Koppelen aan vacatures: Koppel organizers aan bestaande vacatures om ze onmiddellijk beschikbaar te maken in uw workflow. Klik op de link naar jobs aan de rechterkant en selecteer de jobs. Eenmaal gekoppeld ziet u de Opdracht titel en de pijplijn waar deze bij hoort in de Jobs sectie. (Voor meer informatie over het koppelen van organizers aan jobs, ga hier).

Stuur organizers naar meerdere klanten tegelijk

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Als u dezelfde organizer naar veel klanten wilt sturen, gaat u naar klanten in het menu aan de linkerkant, selecteer de selectievakjes naast de klanten waarnaar u de organizer wilt verzenden en klik vervolgens op Verzenden Organizer.

U kunt organizers naar klanten sturen waarvan de accounts actief of offline zijn. U kunt bijvoorbeeld een organizer naar een offline klant sturen voordat u hen een uitnodiging stuurt om hun TaxDome portaal te gebruiken.

Hier heb je dezelfde opties als hierboven.

organizers verzenden met automatiseringen

Voor meer informatie, ga hierheen of bekijk een video hieronder voor een snelle blik.

Herinner klanten aan hangende organizers

Telkens wanneer je organizers verstuurt naar klanten, worden zij hiervan op de hoogte gesteld. Alle gebruikers die zijn gekoppeld aan de account-met Verwittigen ingeschakeld, ontvangen een melding op e-mail . Controleer of meldingen zijn ingeschakeld door de Verwittigen kolom in de lijst met accounts.

Als ontvangers te veel tijd nemen om het actie-item uit te voeren of als ze het vergeten, kun je een van de volgende dingen doen:

Stuur handmatig opnieuw een melding over de lopende organizer.
Stel automatische herinneringen in.

Handmatige herinneringen

Als u een melding over een item in afwachting van organizer opnieuw wilt verzenden, klikt u op de drie puntjes rechts van het item in de lijst en selecteert u Opnieuw verzenden.

Dit is wat er gebeurt:

Er wordt een extra e-mail bericht verzonden naar klant.
Een melding wordt verplaatst naar de top van de klant's to-do lijst.

Automatische herinneringen

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

klanten een e-mail melding krijgen wanneer je ze een organizer stuurt.

Schakel indien nodig Herinneringen in op elk gewenst moment. Op deze manier gaat er een e-mail uit naar de klant als je de ingevulde organizer niet binnen een bepaalde deadline terugstuurt. Wanneer je Herinneringen inschakelt, kun je kiezen hoe je klanten wordt herinnerd:

Dagen tot volgende herinnering: Standaard wordt er drie dagen na het versturen van organizer een herinnering verstuurd, maar dat kun je veranderen.
Aantal herinneringen: Standaard krijgt de klant slechts één herinnering e-mail, maar je kunt dat ook wijzigen.

De optie Herinneringen kan op elk moment worden in- of uitgeschakeld door de optie In afwachting van organizer te openen. Klik op Opslaan als je klaar bent met je wijzigingen.

Herinneringen stoppen wanneer:

De klant heeft de organizer niet ingediend, maar alle herinneringen zijn verstuurd.
De organizer is verzegeld.
De organizer is ingediend.

Wat klanten ziet als je verstuurt organizers

De klant vult een organizer in door te klikken op de link in de e-mail kennisgeving die ze hebben ontvangen, door te klikken op de kennisgeving op hun dashboard of door naar de Organizers sectie van hun portaal.

Als je TaxDome van de klant portaal kant wilt zien, ga dan naar een alleen-lezen weergave.