Eenmalige facturen (Basis): Maken, verzenden & herinneringen instellen

Stuur eenmalige facturen een voor een of in bulk naar klanten en versnel het proces door sjablonen te maken en automatiseringen te gebruiken. Voor tracked time kun je met TaxDome facturen maken vanuit je urenregistratie!

Hier behandeld:

Webinar - Meer informatie over betaald worden en factureringspraktijken! Woensdag, 1 uur EST. Registreer hier

Eenmalige facturen maken en versturen

Eenmalige facturen kunnen worden aangemaakt en verzonden door een bedrijfseigenaar of een teamlid dat is toegewezen aan de account met toegangsrechten om facturen te beheren.

Je kunt facturen alleen maken of ze opnemen in je voorstellen of voorstel-sjablonen.

Er zijn drie manieren om eenmalige facturen te maken en te versturen:

Een eenmalige factuur maken en versturen

Volg deze stappen om een eenmalige factuur te maken en te verzenden:

1. Klik op de knop NIEUW linksboven en selecteer Factuur in het schuifmenu.

2. Voer het factuurbedrag in of selecteer een sjabloon.

3. Klik vervolgens op Maak om de factuur te maken en te verzenden (tenzij de Factuur inplannen toggle is ingeschakeld - in dat geval moet je de factuur inplannen).

Naast het bedrag zijn er nog andere details die je misschien wilt vermelden. Bekijk de genummerde items om te zien wat je nog meer kunt toevoegen:

1. Link naar vacatures: Koppel je factuur aan een bestaande Opdracht om het beschikbaar te maken in uw workflow. Klik op Koppelen aan taken en selecteer de taken. Eenmaal gekoppeld, worden de Jobs sectie wordt weergegeven, en kunt u de taken en de pijplijnen waartoe ze behoren.

2. Factuurtype: Selecteer of je een eenmalige of terugkerende factuur wilt maken.

3. Accountnaam, ID of e-mail: Selecteer een rekening waarnaar de factuur wordt verzonden.

4. Factuursjabloon: Klik op en selecteer een van de factuursjablonen die je hebt gemaakt in het vervolgkeuzemenu. Factuursjablonen zijn vooral handig voor facturen die je vaak stuurt naar klanten.

5. Factuurnummer: Je kunt een factuurnummer kiezen of het veld leeg laten, dan genereert TaxDome er een voor je.

6. Kies betalingsmethode: Dit is de manier waarop je je facturen wilt laten betalen (via creditcard, bankafschrijving of beide). We ondersteunen een aantal betalingsmethoden.

7. Datum: Voer de datum voor de factuur in. Je kunt een factuur uitgeven voor de huidige datum (die als standaard is ingesteld), maar ook voor elke toekomstige datum.

8. Teamlid: Selecteer het teamlid dat de betaling zal ontvangen (standaard ontvangt de persoon die de factuur aanmaakt de betaling).

9. Beschrijving: Voeg een beschrijving toe die aangeeft wat er op de factuur staat (optioneel).

10, 13. shortcode toevoegen: Voeg dynamische gegevens toe om je facturen te individualiseren. Je kunt rekening shortcodes gebaseerd op aangepaste velden, evenals datum shortcodes. Hier is meer over shortcodes.

11. Factuur betalen met klant credits: Schakel dit in als je wilt dat de factuur automatisch als betaald wordt gemarkeerd. Deze optie is alleen beschikbaar als klanten voldoende credits heeft om de factuur te betalen.

12. e-mail factuur naar klant: Schakel dit in als je wilt dat klant de factuur ontvangt via e-mail en betaalt zonder in te loggen. De e-mail zal een betaallink bevatten. Je kunt ook een aangepast bericht toevoegen aan de e-mail. Als e-mail factuur naar klant niet is ingeschakeld, ontvangt klanten de factuur alleen op portaal.

14. Herinneringen: e-mail Schakel dit in op om een melding te sturen naar klant als ze de factuur niet binnen een bepaald aantal dagen hebben betaald(meer details hieronder).

15. Factuur plannen: Plan wanneer de factuur wordt verzonden. Lees meer over het plannen van facturen.

16. QuickBooks-instellingen: Selecteer Locatie voor de factuur die naar QuickBooks moet worden verzonden. klanten ziet dit veld niet.

17. Regelitems: Specificeer de uitgevoerde diensten en eventuele toegepaste kortingen.

Lijnitem: Klik op Lijnitem en selecteer een bestaande dienst of maak een nieuwe aan. Vul het veld Tarief in, stel het aantal diensten en de belasting in (hier vind je meer informatie over belastingtarieven op facturen) en typ de Omschrijving (optioneel). Selecteer Klasse die naar QuickBooks moet worden verzonden (klanten ziet dit veld niet).
Korting: Om een regel toe te voegen, klik je op Korting en vul je vervolgens het veld Tarief in.

Je kunt dezelfde regelitemvelden ook bewerken vanaf de Bewerk item pagina door op de drie puntjes rechts van het regelitem te klikken, Bewerken te selecteren en vervolgens op Opslaan te klikken wanneer je bewerkingen voltooid zijn.

18. Samenvatting:

Subtotaal: Dit is de som van de bedragen voor de geleverde diensten, vóór belastingen.
Belastingtarief: Zodra er omzetbelasting is toegevoegd, wordt dit weergegeven in het totaal (hier lees je meer over omzetbelasting).

19. Aanmaken: Klik op om de factuur te verzenden.

Stuur een eenmalige factuur naar meerdere klanten

Als je dezelfde factuur naar veel klanten wilt sturen, ga je naar Account > klanten in de linker menubalk, selecteer je de selectievakjes naast de klanten naar wie je de organizer wilt sturen en klik je vervolgens op Factuur maken.

Je kunt facturen sturen naar klanten waarvan de accounts actief of offline zijn. Je kunt bijvoorbeeld een factuur sturen naar offline klanten als ze offline betalingen doen, maar je wilt deze informatie opslaan in je portaal.

Hier heb je dezelfde opties als hierboven.

Factuurherinneringen instellen

Schakel Herinneringen in wanneer je een eenmalige factuur maakt of een automatisering Factuur maken toevoegt. Als je dit doet, krijgt de klant een herinnering over de factuur als deze niet binnen een bepaalde tijd is betaald; het standaardaantal dagen is drie, maar je kunt dit wijzigen:

Dagen tot volgende herinnering: Dit is het aantal dagen voordat naar klant een herinnering wordt gestuurd. Standaard wordt er drie dagen nadat een factuur is uitgegeven een herinnering verzonden, maar je kunt dit aanpassen naar eigen voorkeur.
Aantal herinneringen: Dit is het aantal herinneringen dat naar de klant wordt gestuurd. Standaard krijgt de klant slechts één herinnering e-mail, maar je kunt dit ook wijzigen in wat je verkiest.

Herinneringen stoppen wanneer...

...de klant heeft de factuur niet betaald, maar het ingestelde aantal aanmaningen is verstuurd.
...betaalde de klant de factuur.

Hoe factuurnummers worden gegenereerd

Als je geen factuurnummer invoert, maar het veld leeg laat wanneer je een factuur aanmaakt, wordt er een nummer voor je gegenereerd.

Zodra TaxDome en QuickBooks zijn gesynchroniseerd, komen factuurnummers in QuickBooks overeen.
Eenmaal gesynchroniseerd, worden factuurnummers automatisch bewerktupdate op QuickBooks.
Elke factuur in je bedrijf heeft een uniek nummer.
Wanneer factuurnummers automatisch worden gegenereerd, zijn ze opeenvolgend.
Het is noodzakelijk dat geen twee factuurnummers hetzelfde zijn.

Je eerste factuurnummer selecteren

Je kunt het eerste factuurnummer kiezen op TaxDome als je een bedrijfseigenaar of administrateur bent. Dit is handig als je bedrijf bijvoorbeeld al 1500 facturen heeft en je niet bij nummer 1 wilt beginnen, omdat dit de synchronisatie met QuickBooks verstoort.

Ga hiervoor naarInstellingen > Factuur in de linker menubalk. Vul het nummer in bij Factuurnummering sectie en klik vervolgens op Opslaan. Nu zal TaxDome facturen gaan nummeren vanaf dat opgegeven nummer.

Fooi! Om dubbele cijferfouten te voorkomen, draait u de Factuurnummers synchroniseren met QuickBooks Online Schakel in.

Wat klanten ziet als je eenmalige facturen maakt

Je klant kan eenmalige facturen op verschillende manieren bekijken en betalen:

Door op de melding op hun dashboard
Door op de link te klikken op de facturenpagina van hun portaal
Door op de link in hun e-mail kennisgeving te klikken (u hoeft niet in te loggen op klant portaal )

Als je wilt zien hoe TaxDome eruitziet vanuit het oogpunt van klant, open dan een alleen-lezen weergave van hun portaal.