Eenmalige facturen (Basis): Aanmaken, verzenden & herinneringen instellen

Stuur eenmalige facturen een voor een of in bulk naar klanten en versnel het proces door sjablonen te maken en automatiseringen te gebruiken. Voor tracked time kun je met TaxDome facturen maken vanuit je urenregistratie!

noot

Webinar: Ontdek hoe TaxDome's factureringsfunctionaliteiten het zowel voor uw klanten gemakkelijk maken om rekeningen te betalen als voor u om betaald te worden met Betaald krijgen: opdrachtbrieven, offertes, facturen

Manieren om eenmalige facturen te sturen

Eenmalige facturen kunnen worden aangemaakt en verzonden door een bedrijfseigenaar of een teamlid dat is toegewezen aan de account met toegangsrechten om facturen te beheren.

Je kunt facturen alleen maken of ze opnemen in je voorstellen of voorstel-sjablonen.

Er zijn verschillende manieren om eenmalige facturen te maken en te versturen:

Create and send one-time invoices

Volg deze stappen om een eenmalige factuur te maken en te verzenden:

  1. Create an invoice using either of the ways:
    • Click New on the top left, then select Invoice.
    • Open the client account, switch to the Invoices tab and click New invoice. The current account will be automatically filled in.
  2. Either enter the invoice amount or select a template.
  3. Then click Create to create and send the invoice (unless the Schedule invoice toggle is enabled — in which case you will have to schedule the invoice).

Naast het bedrag zijn er nog andere details die je wilt vermelden. Het venster Factuur maken is opgedeeld in verschillende secties:

Type factuur

Het venster Factuur maken is gemeenschappelijk voor eenmalige en terugkerende facturen. Selecteer of je een eenmalige of terugkerende factuur wilt maken.

Algemeen

  1. Accountnaam, ID of e-mail: Selecteer een rekening waarnaar de factuur wordt verzonden. 
  2. Factuursjabloon: Klik op en selecteer een van de factuursjablonen die je hebt gemaakt in het vervolgkeuzemenu. Factuursjablonen is vooral handig voor facturen die je vaak naar klanten stuurt.
  3. Factuurnummer: Je kunt een factuurnummer kiezen of het veld leeg laten, dan genereert TaxDome er een voor je.
  4. Betaalmethode kiezen: Kies hoe je klanten facturen wilt laten betalen (met creditcard, bankafschrijving of beide). We ondersteunen een aantal betalingsmethoden.
  5. Datum: Voer de datum voor de factuur in. Je kunt een factuur uitgeven voor de huidige datum (die standaard is ingesteld) en voor elke datum in het verleden.
  6. Teamlid: Selecteer het teamlid dat de betaling zal ontvangen (standaard ontvangt de persoon die de factuur aanmaakt de betaling).
  7. Beschrijving: Voeg een beschrijving toe die aangeeft wat er op de factuur staat of schakel deze uit op de pagina Instellingen > Factuur . Je kunt account shortcodes op basis van aangepaste velden en datum shortcodes. Hier vind je meer over shortcodes.

QuickBooks instellingen

Selecteer Locatie en Klasse voor de factuur die moet worden verzonden naar QuickBooks. klanten ziet dit veld niet. 

Merk op dat de instellingenQuickBooks sectie alleen worden weergegeven als u deze inschakelt in QuickBooks. Ga hiervoor naar Account en instellingen > Geavanceerd > Categorieën en schakel het volgen van locaties en/of klassen in.

Extra

In de Extra sectieJe hoeft alleen details toe te voegen als je de toggles inschakelt:

1. Factuur betalen met klant credits: Schakel deze optie in als je wilt dat de factuur automatisch als betaald wordt gemarkeerd. Deze optie is alleen beschikbaar als klanten voldoende credits heeft om de factuur te betalen.

2. e-mail factuur naar klant: Dit bericht vervangt de standaardtekst in de e-mail systeemmelding die samen met de factuur wordt verzonden. De e-mail is niet meer toegankelijk nadat je het verzoek hebt verzonden. Als je het opnieuw wilt gebruiken, kun je het toevoegen aan de Factuursjabloon. Je kunt ook account shortcodes op basis van aangepaste velden en datum shortcodes.

3. Herinneringen: Schakel dit in om een e-mail melding te sturen naar klant als ze de factuur niet binnen een bepaald aantal dagen hebben betaald. Lees meer over herinneringen.

4. Factuur plannen: Plan wanneer de factuur wordt verzonden. Lees meer over het plannen van facturen.

Regelitems & samenvatting

Zowel Regelitems als Samenvatting tonen het factuurbedrag. Als je geen gedetailleerde beschrijving van je diensten en het tarief wilt opnemen, kun je rechtstreeks naar de samenvatting gaan sectie en het bedrag invullen.

Anders kun je een op klant gerichte gespecificeerde lijst maken van producten en diensten die je aanbiedt in de regelitems sectie. Alle gegevens van deze sectie worden ook automatisch toegevoegd aan de samenvatting sectie.

Regelitems helpen je de dienstenlijst te specificeren en je facturering transparanter te maken als je werk bijvoorbeeld niet alleen een 'alles-in-één' belastingaangiftepakket omvat, maar ook consulten of andere diensten die afzonderlijk worden gefactureerd. 

In het menu Regelitems sectie kunt u:

  1. Regelitem toevoegen: Klik op Lijnitem en selecteer een bestaande dienst of maak een nieuwe. Vul het veld Tarief in, stel het aantal diensten en de belasting in (hier lees je meer over belastingtarieven op facturen) en typ de Omschrijving (optioneel). Selecteer Klasse die moet worden verzonden naar QuickBooks (klanten ziet dit veld niet).
  2. Kortingen toepassen: Om een kortingsregel toe te voegen, klik je op Korting en vul je vervolgens het veld Tarief in. 
  3. Beheer regelitems: Klik op het prullenbakpictogram om een regelitem te verwijderen. Klik op drie puntjes om het te bewerken, dupliceren, verwijderen of een nieuwe service te maken.
  4. Instellingen: Klik op Instellingen om te bepalen welke kolommen op je factuur worden weergegeven.
    Als de velden Omschrijving en Servicedatum leeg zijn en je ze niet hebt verborgen, worden ze automatisch verborgen op de factuur. Er is een andere logica voor de kolommen Tarieven & hoeveelheid en Belasting: je moet ze verbergen bij Instellingen zodat ze niet worden weergegeven op de factuur, zelfs als de waarde is ingesteld op 0. 

Samenvatting laat het je zien:

  • Subtotaal: Dit is de som van de bedragen voor de geleverde diensten vóór belasting. Je kunt het bewerken als je geen regelitems hebt. Nadat je ze hebt toegevoegd, wordt het automatisch berekend en kan het niet meer worden gewijzigd.
  • BTW-tarief: Als je geen regelitems hebt, kun je het bewerken. Als je regelitems hebt, moet je om het btw-tarief te bewerken de btw-kolom inschakelen voor regelitems (hier lees je meer over omzetbelasting).
  • BTW-bedrag: Automatisch berekend uit Subtotaal x BTW-tarief.
  • Totaal: Wordt automatisch berekend uit Subtotaal + BTW-bedrag.

Noot voor klant

U kunt het volgende toevoegen Noot voor klant en personaliseer het met shortcodes. Het kan een notitie zijn met de betalingsgegevens of gewoon een bericht. Deze notitie wordt weergegeven in de klant portaal en in de PDF factuur.

Voorbeeld

Klik rechtsboven op Voorbeeld om van tevoren te zien welke PDF je klant precies zal krijgen. Als je tevreden bent met wat je ziet, klik je op Maken & sluiten in de voorbeeldmodus.

Als je het uiterlijk van je facturen wilt aanpassen en white-label wilt gebruiken, klik je in de voorbeeldmodus op Factuurinstellingen en maak je de gewenste aanpassingen. Lees meer over hoe je het uiterlijk van facturen kunt aanpassen.

Link naar vacatures

Koppel je factuur aan een bestaande Opdracht om deze beschikbaar te maken in je workflow. Klik op Taken koppelen en selecteer vervolgens de taken. Zodra de taken zijn gekoppeld, wordt hieronder het gedeelte Gekoppelde taken sectie weergegeven en kun je de taken en de pijplijnen waartoe ze behoren, zien.

Send one-time invoices to multiple clients

Als je dezelfde factuur naar veel klanten wilt sturen, ga je naar Account > klanten in de linker menubalk, selecteer je de selectievakjes naast de klanten naar wie je de organizer wilt sturen en klik je vervolgens op Factuur maken.

Je kunt facturen sturen naar klanten waarvan de accounts actief of offline zijn. Je kunt bijvoorbeeld een factuur sturen naar offline klanten als ze offline betalingen doen, maar je wilt deze informatie opslaan in je portaal.

Hier heb je dezelfde opties als hierboven.

Set up invoice reminders

Whenever you send invoices to clients, they are notified. All users linked to the account—with Notify toggled on—receive an email notification. Check if notifications are on by checking the Notify column in the accounts list.   

Schakel Herinneringen in wanneer je een eenmalige factuur maakt of een automatisering Factuur maken toevoegt. Als je dit doet, krijgt de klant een herinnering over de factuur als deze niet binnen een bepaalde tijd is betaald; het standaardaantal dagen is drie, maar je kunt dit wijzigen:

  • Dagen tot volgende herinnering: Dit is het aantal dagen voordat naar klant een herinnering wordt gestuurd. Standaard wordt er drie dagen nadat een factuur is uitgegeven een herinnering verzonden, maar je kunt dit aanpassen naar eigen voorkeur.

  • Aantal herinneringen: Dit is het aantal herinneringen dat naar de klant wordt gestuurd. Standaard krijgt de klant slechts één herinnering e-mail, maar je kunt dit ook naar wens aanpassen.

Herinneringen stoppen wanneer:

  • De klant heeft de factuur niet betaald, maar het ingestelde aantal aanmaningen is verstuurd.
  • De klant betaalde de factuur.
Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.

Verwante artikelen