Pijplijnen (Basis): Creëer & Bekijk

pro

Deze pagina is alleen voor TaxDome Pro gebruikers. Upgrade op elk moment (Niet nodig in Nederland en België) !

Onze pijplijnen zijn niet alleen een gemakkelijk visueel hulpmiddel, maar ook volledig aanpasbaar aan de behoeften van uw bedrijf. Zodra u ze automatiseert gaan opdrachten van fase naar fase, waarbij automatisch taken worden aangemaakt en e-mails, contracten en organizers naar klanten worden gestuurd op precies het juiste moment! Lees verder om meer te weten te komen. 

Hier behandeld:

Pijplijnen

Een pijplijn is een vaste werkprocedure - een opeenvolging van stappen, of fasen, in bijvoorbeeld, van begin tot eind de voorbereiding van een aangifte.

Onze pijplijnen zijn ontworpen om eruit te zien als een kanban-bord. Opdrachten, weergegeven op kaarten, bewegen op het bord van fase naar fase. En eenmaal geautomatiseerd doen pijplijnen veel van het werk voor u!

Wat gebeurt er in een pijplijn:   

  • Jobs, de afzonderlijke projecten waarvoor een klant u betaalt (zoals een belastingaangifte of een januari payroll), worden ingevoerd in een pijplijn die er speciaal voor is ontworpen. Elke Opdracht, gekoppeld aan een klant account, doorloopt de pijplijn van de eerste tot de laatste fase, of voltooiing. 
  • Fasen zijn de stappen in een algemene werkprocedure. Zodra alle werkzaamheden van een fase zijn voltooid, gaat een opdracht over naar de volgende fase.
  • Automatiseringen, de mechanismen die een pijplijn automatiseren, laten uit zichzelf dingen gebeuren. Eenmaal geactiveerd creëren ze taken voor teamleden of sturen ze organizers en contracten naar klanten. Bijvoorbeeld:

Twee pijplijnvoorbeelden:

Pijplijn 1: Aangifte

Opdracht 1: Belastingaangifte 2015

Opdracht 2: Belastingaangifte 2016

Opdracht 3: Belastingaangifte 2017

Fase 1: Documenten Bekijken

Fase 2: Opstellen Opdrachtbrief

Fase 3: Aangifte Voorbereiden

Fase 4: Evaluatie

Fase 5: E-bestand

Pijplijn 2: Payroll (Loonlijst)

Opdracht 1: 2015 Januari Loonlijst

Opdracht 2: 2016 Februari Loonlijst

Opdracht 3: 2017 Maart Loonlijst

Fase 1: Documenten bekijken

Fase 2: Tijdkaarten bekijken

Fase 3: Debetering initiëren

Fase 4: Loonstroken sturen

Pijplijnen Uit Onze Bibliotheek Gebruiken

TaxDome biedt kant-en-klare pijplijnsjablonen om u op weg te helpen. Ze kunnen gemakkelijk worden bewerkt.

tip

Tip: Wanneer u een pijplijn uit onze bibliotheek kopieert, krijgt u ook alle voorgemaakte sjablonen met automatiseringen die erin zitten. Voor meer details, kijk hier.

Om een pijplijn uit onze bibliotheek toe te voegen:

1. Ga naar Instellingen in de linker zijbalk, klik op Pijplijnen en vervolgens op KOPIËREN UIT BIBLIOTHEEK.

2. Klik op het kopieericoon rechts van het sjabloon dat u wilt gebruiken. Fasen, automatiseringen en andere sjablooninstellingen worden ook gekopieerd. Nu kunt u de pijplijn bewerken door op zijn naam te klikken; u moet handmatig opdrachten toevoegen.

Dankzij onze klanten voegen we voortdurend nieuwe sjablonen toe aan onze bibliotheek. Wilt u enkele van uw pijplijnsjablonen delen met andere TaxDome gebruikers? Zo ja, dan horen wij dat graag van u.

pijplijnen creëren vanuit het niets

Een bedrijfseigenaar, admin of elk teamlid met toegangsrechten tot 
Pijplijnen beheren
kan een pijplijn maken.

Dat gaat zo in zijn werk:

Vanuit Instellingen of Workflow, ga naar Pijplijnen, klik dan op Creëer Pijplijn.

Hieronder vindt u de instructies voor elk genummerd veld:

1. Pijplijnnaam: Voer een naam in voor de pijplijn; wat u zult zien in de Workflow sectie.

2. Beschikbaar voor: Selecteer de teamleden die er toegang toe moeten hebben. Als u dit leeg laat, zien namelijk alleen de persoon die de pijplijn aanmaakt en de bedrijfseigenaar hem in de Workflow sectie. Voor meer details, kijk hier.

3. Sorteer rekeningen taken in fasen op: Bepaal hoe u taken wilt sorteren in de fasen. Standaard worden ze gesorteerd op rekeningnaam, maar u kunt ze ook sorteren op hoeveelheid tijd in een fase, vervaldatum, datum waarop een Opdracht is aangemaakt, of prioriteit.

4. Standaard Opdrachtsjabloon: Bepaal of een sjabloon moet worden toegepast op taken die de pijplijn binnenkomen en hoe (automatisch of handmatig).

5. Opdrachtkaart velden: Bepaal wat u op opdrachtkaarten weergegeven wilt zien.

6. Herhaling: Plan opdrachten die zich herhalen om automatisch aangemaakt te worden binnen de pijplijn. Voor meer details, kijk hier.

7. Fasen: Voer de naam in voor de eerste fase.

8. Fase Toevoegen: Voeg zoveel fasen toe als nodig is en koppel er automatiseringen aan. 

9. Automatiseringen toevoegen. Koppel zoveel automatiseringen aan fasen als nodig is. Zodra een Opdracht verhuist naar een nieuwe fase die automatiseringen bevat, worden die acties automatisch één voor één geactiveerd, in de opgegeven volgorde. Er wordt bijvoorbeeld een taak aangemaakt; een organizer gegenereerd; of een e-mail verzonden. Meer over automatiseringen vindt u hier

10. Opslaan: Sla de pijplijn op. Zodra u een pijplijn hebt, navigeert u naar de Workflow sectie  en begint u er opdrachten aan toe te voegen voor uw klantenaccounts.

Pijplijnen Bekijken

Bekijk pijplijnen voor een enkel klantenaccount of voor alle accounts:

  • Voor een klantenaccount: Ga in de linker zijbalk naar Klanten, klik op de accountnaam en selecteer vervolgens Workflow in de menubalk. U ziet dan alle pijplijnen met opdrachten voor dat klantenaccount en de gemaakte voortgang. Zodra een taak voltooid en gearchiveerd of verwijderd is, is hij niet meer zichtbaar.

  • Voor alle klantenaccounts: Ga naar Workflow in de linker zijbalk,en selecteer vervolgens de pijplijn. Om naar een andere pijplijn te gaan, gebruikt u het keuzemenu.

Standaard worden in de pijplijnlijst 25 pijplijnen per pagina weergegeven. Selecteer het aantal dat moet worden weergegeven in het menu Rijen per pagina links onderaan de pagina. Om de lijst met pijplijnen te sorteren op naam of op aantal accounts, klikt u op de pijl omhoog/omlaag naast de koptekst van de kolom van de lijst.

Pijplijnen Bewerken

Een bedrijfseigenaar, admin of teamlid met de toegangsrechten pijplijnen beheren, kan een pijplijn bewerken.

Zo doet u dat:

  • Klik in de pijplijn op Bewerk of klik op het automatiseringspictogram onder een fasenaam en klik vervolgens op de link Automatiseringen Toevoegen.

  • Ga in de pijplijnsjablonenlijst naar Instellingen in de linker zijbalk, selecteer Pijplijnen en klik vervolgens op de naam van pijplijn.
  • Ga in de pijplijnlijst naar Workflow in de linker zijbalk, klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de pijplijn en selecteer dan Bewerk.

Zodra u in het bewerkingsvenster bent, kunt u de instellingen pijplijn wijzigen (zie hierboven voor de details) enwijzigingen aanbrengen in de fasen:

  • Om een fase toe te voegen, klikt u op fase toevoegen of op de + knop envoert u vervolgensde naam van de fase in.
  • Om een fase te verplaatsen, wijst u op het verplaatsingspictogram links van de naam van de fase, en versleept u deze.
  • Om een fase te verwijderen, klikt u op het prullenbak-icoon rechts van de naam van de fase.
  • Om automatiseringen toe te voegen aan een fase, selecteer de fase, klik dan op de knop Automatiseringen toevoegen of op de knop Automatiseringen bewerken als u er al een hebt.
  • Als u wilt dat er extra e-mails worden gestuurd naar klanten wanneer ze niet binnen een bepaalde tijd reageren, zoekt u Herinneringen onder het automatiseringssjabloon en selecteert u Inschakelen in de vervolgkeuzelijst. Voor meer informatie over herinneringen, kijk hier.

Als u klaar bent, klikt u op OPSLAAN.

Pijplijnen Dupliceren

Om nieuwe pijplijnen te creëren op basis van bestaande pijplijnen, gaat u naar Instellingen in de linker zijbalk, selecteert uPijplijnen, klikt u op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de pijplijn, en vervolgens klikt u op Dupliceren. De kopie van de pijplijn wordt opgeslagen met een achtervoegsel (bijv. 1040 aangifte (2)). Fasen, automatiseringen en andere sjablooninstellingen worden ook gekopieerd. U moet echter handmatig opdrachten toevoegen aan een nieuw gedupliceerde pijplijn.

Pijplijnen Verwijderen

Om een pijplijn te verwijderen, gaat u naar Instellingen, selecteert u Pijplijnen, klikt u op de drie puntjes uiterst rechts van de pijplijn, selecteert u Verwijderen en klikt u vervolgens op VERWIJDEREN om te bevestigen.

tip

Opmerking: Dit verwijdert alle taken die zijn gekoppeld aan de pijplijn.


Bekijken Van Aan Pijplijnen Toegevoegde Accounts

Om te weten te komen welke accounts zijn toegevoegd aan een specifieke pijplijn of aan een fase in een pijplijn:

  1. Ga naar de Klanten of Opdrachten pagina van de Workflow sectie en klik vervolgens op de knop FILTER.
  2. Selecteer een pijplijnnaam in de Pijplijnen sectie, selecteer de fase, klik dan op TOEPASSEN. Selecteer indien nodig meerdere pijplijnen en fasen.

U krijgt dan een lijst te zien van alle klantenaccounts die zijn toegevoegd aan de geselecteerde pijplijn en/of fase.

Heeft dit uw vraag beantwoord? Dank u voor de feedback. Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van uw feedback. Probeer het later nog eens.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Contacteer ons