Windows-app: E-handtekeningen aanvragen
Vraag e-handtekeningen aan vanuit de TaxDome Windows desktop app terwijl je voorbereide documenten en formulieren uploadt. Geef aan waar je klanten wilt laten e-handtekenen, voeg velden in voor de belastingbetaler en zijn/haar echtgenoot en voeg kennisgebaseerde verificatie (KBA) toe. Zet vervolgens herinneringen aan zodat klanten niet vergeet om zo snel mogelijk te ondertekenen!
Opmerking: Je moet documenten uploaden naar een map op het hoogste niveau met Klant kan bekijken 
toegang om e-handtekeningen aan te vragen.
Hier behandeld:
- E-handtekeningen aanvragen op de TaxDome Windows app
- E-handtekeningen aanvragen van een getrouwd stel
- De e-handtekening van een bedrijfsvertegenwoordiger toevoegen
- Sjablonen voor handtekeningen toepassen
E-handtekeningen aanvragen op de TaxDome Windows app
E-handtekeningen op voorbereide documenten en formulieren aanvragen:
1. Upload het document naar de TaxDome Windows app (zie voor hulp de demo hierboven).
2. Selecteer de klant account waar het document voor is.
3. Selecteer een map met inzagetoegang voorde klant waarin u het document wilt uploaden en schakel vervolgens klant handtekening aanvragen in? Het nieuwe venster voor ondertekening wordt geopend.
4. Kies de ondertekenaar handmatig (dit kan de klant of een vertegenwoordiger van het bedrijf zijn) in het keuzemenu Kies ondertekenaar of pas een handtekeningsjabloon toe.
5. Voeg zoveel velden voor e-handtekeningen toe als nodig zijn voor elk formulier.
6. Klik op OPSLAAN. Zodra het document geüpload is, wordt er een e-mail verstuurd naar klant met een link naar het document in afwachting van een e-handtekening en wordt het document zichtbaar in de subtab Handtekeningen van hun tabblad Documenten.
Tip!
- Als je het geüploade document wilt koppelen aan een Opdracht, schakel dan de optie Koppelen aan Opdracht aan en selecteer de Opdracht. Lees meer over het koppelen van elementen aan taken.
- Als het document gekoppeld is aan een Opdracht, kan de Opdracht automatisch verplaatst worden naar de volgende fase van de pijplijn zodra de e-handtekening voltooid is.
Hieronder vind je meer informatie over de genummerde velden:
1. Kies een sjabloon: Als je handtekeningsjablonen hebt gemaakt om tijd te besparen bij veelgebruikte formulieren, selecteer dan de sjabloon. Zie de details hieronder voor meer informatie over het toepassen van sjablonen.
2. Kies ondertekenaar: Selecteer hier de naam van de persoon die moet ondertekenen.
- Om een veld toe te voegen, selecteert u de naam van de contactpersoon in de vervolgkeuzelijst.
- Om nog een veld voor de vertegenwoordiger van de firma toe te voegen, selecteert u zijn naam in de vervolgkeuzelijst (details hieronder).
- Je kunt ook een veld toevoegen voor een extra ondertekenaar, zoals de echtgenoot (details hieronder).
3. Er zijn verschillende velden die je naar het document kunt slepen:
- Handtekening: Sleep dit veld naar het document waar de klant of vertegenwoordiger van de firma moet tekenen.
- Initialen: Sleep dit veld naar het document waar ze iets moeten paraferen.
- Datum ondertekend: Sleep dit veld naar het document waar je de datum nodig hebt. Zodra de klant een document ondertekent, wordt de datum automatisch ingevuld in de datumvelden en in de handtekeningvelden. De datum wordt ingevuld in de velden van een vertegenwoordiger wanneer het document naar de klant wordt gestuurd om te worden ondertekend. Data kunnen niet worden bewerkt.
- Tekstveld: Gebruik dit als een Post-it. Sleep het waar je een notitie wilt toevoegen of extra informatie wilt opvragen. Plaats het veld waar je het wilt hebben en klik erop om het te bewerken.
4. Herinneringen: Schakel dit in als je wilt dat er een e-mail melding wordt gestuurd naar klant als ze niet tekenen op de vervaldatum. Hier vind je meer informatie over herinneringen.
5. KBA vereisen: Schakel dit in om kennisgebaseerde verificatie te gebruiken (alleen beschikbaar voor je Amerikaanse klanten ). Hier vind je meer over KBA.
6. Navigatieknoppen: Gebruik deze knoppen om van pagina naar pagina te gaan.
7. Annuleren: Klik op om alle wijzigingen te verwerpen.
8. OPSLAAN: U kunt uw wijzigingen opslaan zonder het document te verzenden. Je kunt het nog steeds bekijken en bewerken. Het document is pas zichtbaar op klant als je op UPLOAD FILES klikt.
E-handtekeningen aanvragen van een getrouwd stel
Volgens de belastingregels moeten echtgenoten die een gezamenlijke belastingaangifte doen allebei tekenen.
Voordat je de e-handtekeningen van een koppel aanvraagt, moet je ervoor zorgen dat...
- Het contact van de echtgeno(o)t(e) is gekoppeld aan de account van de belastingbetaler. (Hier vindt u meer informatie over contactpersonen en accounts).
- Zowel de belastingbetaler als de echtgeno(o)t(e) hebben portaal toegang tot de rekening: in het contact sectie van de rekening, Inloggen ingeschakeld zijn voor hun beider e-mail adressen.
Volgende stappen:
1. Klik op klant handtekening aanvragen ? net zoals je doet wanneer je één persoon nodig hebt om te e-handtekenen (zie hierboven). Voeg eerst velden toe voor de belastingbetaler en selecteer vervolgens de contactnaam van de echtgenoot/echtgenote in de vervolgkeuzelijst Kies ondertekenaar .
2. Voeg velden toe waar de echtgeno(o)t(e) moet tekenen. Voor de duidelijkheid wordt voor elke ondertekenaar een andere kleur gebruikt.
3. Klik op Verzenden om het document naar beide echtgenoten te sturen.
Wat gebeurt er als je e-handtekeningen aanvraagt van een getrouwd stel?
- Beide contactpersonen gekoppeld aan de account, de belastingbetaler en hun echtgeno(o)t(e), ontvangen een e-mail met een unieke link naar het document in afwachting van een e-handtekening.
- Beide echtgenoten zien dat het document in afwachting is van een e-handtekening.
- Beide echtgenoten zien alle velden die aan het document zijn toegevoegd, maar kunnen alleen hun eigen handtekening zetten.
- Je ontvangt een melding wanneer een echtgenoot het document ondertekent; zo weet je of de andere echtgenoot het document nog moet e-handtekenen.
- Zodra iemand tekent, kunt u de handtekeningvelden niet meer bewerken.
- Een document wordt gemarkeerd als Getekend zodra beide echtgenoten hebben ondertekend.
- Als een van de ondertekenaars de KBA niet goedkeurt of weigert te ondertekenen, moet je het voorbereide document opnieuw uploaden en beide handtekeningen opnieuw aanvragen.
De e-handtekening van een bedrijfsvertegenwoordiger toevoegen
Veel documenten moeten ook ondertekend worden door een belastingopsteller. Als je meerdere bedrijfsvertegenwoordigers nodig hebt om te tekenen, voeg dan de velden voor die handtekeningen toe en vermeld de naam van elk teamlid.
Als je een e-handtekening aanvraagt bij een teamlid, selecteer je de naam in het vervolgkeuzemenu Kies ondertekenaar. Beschikbare velden:
- Handtekening: Standaard wordt je naam weergegeven. Als je meer handtekeningvelden nodig hebt voor je bedrijf, voeg je er meer toe en bewerk je de namen.
- Datum: Deze wordt automatisch ingevuld wanneer het document wordt verzonden naar klant.
Tips:
- Als je je naam of initialen wilt wijzigen, klik je op het veld om het te bewerken.
- Als er een handtekeningveld is toegevoegd voor een vertegenwoordiger van een bedrijf, maar het document is nog niet verzonden naar klant, dan kan het veld worden bewerkt of verwijderd door elk teamlid met toegang tot de klant accountdocumenten.
- Zodra je het document naar een klant stuurt, wordt het beschouwd als ondertekend door jouw bedrijf en de klant ziet dat het ondertekend is door de vertegenwoordigers van het bedrijf.
- Als er handtekeningvelden voor bedrijfsvertegenwoordigers zijn toegevoegd aan het document, maar het document is nog niet ondertekend door de klant , dan kun je de e-handtekening nog steeds annuleren.
- Op audit trail van een document staat wie de handtekening van elke vertegenwoordiger van het bedrijf op het document heeft gezet.
Sjablonen voor handtekeningen toepassen
Met sjablonen voor handtekeningen bespaar je tijd bij het aanvragen van e-handtekeningen op veelgebruikte formulieren, zoals een 8879, 8821 of 2848. Hier vind je meer informatie over het maken van sjablonen.
Als je eenmaal een sjabloon hebt gemaakt, kun je deze gebruiken om het aanvragen van handtekeningen te versnellen.
Dit is hoe:
1. Een e-handtekening aanvragen voor elk document dat is geüpload naar de map met klant kunnen bekijken toegang.
2. Klik op Kies sjabloon om een vervolgkeuzemenu te krijgen. Selecteer een sjabloon.
- Je naam wordt automatisch ingevuld in het handtekeningveld van de vertegenwoordiger van het bedrijf.
- De namen op klantenworden automatisch ingevuld in de velden Ondertekenaar 1 en Ondertekenaar 2 .
3. Lees voor meer informatie over handtekeninginstellingen.
De volgorde van de gekoppelde contactpersonen in de Accountgegevens sectie bepaalt de volgorde van de ondertekenaars. Als het nodig is, kunt u de standaard ondertekeningsvolgorde wijzigen.