Banen (Basis): Elementen koppelen aan vacatures

Elementen (zoals taken, facturen, betalingen en documenten) worden automatisch aan taken gekoppeld zodra automatiseringen worden geactiveerd. Je kunt verschillende elementen ook handmatig aan taken koppelen om ze onmiddellijk beschikbaar te maken wanneer dat nodig is.

Gekoppelde elementen, uitgelegd

Elementen kunnen aan jobs gekoppeld worden door automatiseringen toe te voegen of handmatig. Terwijl het toevoegen van verschillende elementen aan een pijplijn met behulp van automatiseringen een wijziging in de sjabloon met zich meebrengt, kun je met handmatig koppelen alle gerelateerde gegevens van de Opdrachtbinnen een pijplijn volgen zonder de sjabloon te wijzigen.

Elementen handmatig koppelen

Houd rekening met het volgende voordat je elementen aan banen gaat koppelen:

• Een Opdracht kan een willekeurig aantal gelinkte elementen hebben.
• Een notitie, klant verzoek, chat, voorstel & EL, document, tijdinvoer, factuur, betaling, organizer, wikipagina, voorstel of Opdracht kan aan een willekeurig aantal taken worden gekoppeld.
• Een taak kan maar aan één Opdracht worden gekoppeld. Als een taak al is gekoppeld aan een Opdracht, kun je hem niet koppelen aan een andere Opdracht. Als je een taak loskoppelt van een Opdracht, kun je hem koppelen aan een andere Opdracht.

Om elementen van een Opdracht kaart te koppelen:

• Om een bestaand element te koppelen, klik je op Koppeling, selecteer je het elementtype en kies je de elementen die je wilt koppelen. Sla vervolgens de wijzigingen op de kaart Opdracht op.

• Om een nieuw element te koppelen zonder de Opdracht kaart te verlaten, klik je op Nieuw en selecteer je het elementtype. Vul de gegevens van het element in en sla de wijzigingen op in de Opdracht kaart.

Zodra de elementen gelinkt zijn, verschijnen ze onder de overeenkomstige gelinkte sectie aan de rechterkant van de Opdracht kaart. Klik op x om onnodige elementen van een Opdracht te verwijderen (hierdoor worden ze niet verwijderd van andere locaties op TaxDome).

Voor sommige elementen moet je bepaalde toegangsrechten hebben om ze te kunnen koppelen. Hier zijn de details:

Onafgewerkte elementen met betrekking tot taken identificeren

Sommige Opdracht elementen vereisen specifieke gebruikersacties (van een teamlid of een klant), en sommige niet. Je kunt altijd zien of er nog onvoltooide elementen zijn door te kijken naar de teller rechts in het vak Opdracht .

De teller heeft een andere kleur naargelang de vervaldatum van de Opdracht en de gekoppelde taken. Wat de kleuren betekenen:

 De gekoppelde taak heeft geen vervaldatum. 

De gekoppelde taak is te laat.

De gekoppelde taak heeft een deadline van drie dagen of korter.

De gekoppelde taak heeft een deadline die nog niet te dichtbij is.

Alle Opdracht elementen voor de fase zijn voltooid. Het vinkje verschijnt alleen als de knop Automatisch Verplaatsen Jobs voor de huidige fase is uitgeschakeld of als het de laatste fase van de pijplijn is. Als de knop Automatisch Verplaatsen Jobs is ingeschakeld, gaat de Opdracht automatisch naar de volgende fase.

Als er geen elementen zijn die actie vereisen, verschijnt de teller niet.

Hoe om te gaan met onafgewerkte elementen bij het verplaatsen van jobs

Als je een Opdracht met onafgewerkte elementen handmatig verplaatst, verschijnt er een vervolgkeuzemenu waarin je kunt kiezen wat je ermee wilt doen. Zie hieronder voor meer informatie:

• Onvolledige taken
• In afwachting van organizers
• Niet ondertekende voorstellen
• Documenten in afwachting van betaling (vergrendeld door facturen)
• Documenten in afwachting van ondertekening
• Documenten in afwachting van goedkeuring
• In afwachting van klant taken in chats
• Facturen niet/ gedeeltelijk betaald

Onvolledige taken

• Toegewezenen: Hiermee kunt u taken toevoegen, verwijderen of wijzigen Toegewezenen.
• Markeer voltooid: Hiermee wordt status van de taak gewijzigd in Voltooid.
• Verplaats naar volgende fase: Hiermee wordt de taak verplaatst naar de volgende fase zonder de status te wijzigen.
• Verwijderen: Hiermee wordt de taak verwijderd van de Opdracht.
• Ontkoppelen: Hiermee wordt de taak ontkoppeld van de Opdracht. (De taak is nog steeds beschikbaar, maar is niet langer gekoppeld aan de Opdracht.)

In afwachting van organizers

• Verplaats naar volgende fase: Hiermee wordt organizer verplaatst naar de volgende fase zonder de status te wijzigen.
• Ontkoppelen: Hiermee wordt de koppeling tussen organizer en Opdracht verbroken (deze is nog steeds beschikbaar, maar niet langer gekoppeld aan Opdracht).
• Verzenden. Hierdoor wordt de organizer status gewijzigd in Completed. U kunt dit doen ongeacht of de organizer onbeantwoorde vragen bevat.

Niet ondertekende voorstellen

• Verplaats naar volgende fase: Hiermee wordt het voorstel verplaatst naar de volgende fase zonder de status te wijzigen.
• Ontkoppelen: Hiermee wordt het voorstel losgekoppeld van de Opdracht. (Het is nog steeds beschikbaar, maar niet langer gekoppeld aan de Opdracht.)

Documenten in afwachting van betaling (vergrendeld door facturen)

• Verplaats naar volgende fase: Hiermee worden de documenten verplaatst naar de volgende fase.
• Ontkoppelen: Hiermee wordt het document ontkoppeld van de Opdracht. (Het blijft beschikbaar, maar wordt niet langer gekoppeld aan de Opdracht.)

Documenten in afwachting van ondertekening

• Verplaats naar volgende fase: Hiermee worden de documenten verplaatst naar de volgende fase.
• Ontkoppelen: Hiermee wordt het document ontkoppeld van de Opdracht. (Het is nog steeds beschikbaar, maar niet langer gekoppeld aan de Opdracht.)

Documenten in afwachting van goedkeuring

• Verplaats naar volgende fase: Hiermee worden de documenten verplaatst naar de volgende fase.
• Ontkoppelen: Hiermee wordt het document ontkoppeld van de Opdracht. (Het is nog steeds beschikbaar, maar niet langer gekoppeld aan de Opdracht.)

In afwachting van klant taken in chats

• Verplaats naar volgende fase: Dit verplaatst de chats thread naar de volgende fase zonder de status te wijzigen.
• Ontkoppel bericht: Hiermee wordt de koppeling tussen chat thread en Opdracht verbroken (het bericht blijft actief, maar is niet langer gekoppeld aan Opdracht).
• Markeer voltooid: Hiermee worden alle klant taken automatisch gecontroleerd.

Facturen niet/ gedeeltelijk betaald

• Verplaats naar volgende fase: Hiermee wordt de factuur verplaatst naar de volgende fase zonder de status te wijzigen.
• Ontkoppelen: Hiermee wordt de factuur ontkoppeld van de Opdracht. (De factuur blijft beschikbaar, maar is niet langer gekoppeld aan de Opdracht.)