Workflow (Basis): Wat zijn pijplijnen, fasen, Banen, Taken
TaxDome Workflow verhoogt je efficiëntie en voorkomt routine. De workflow bestaat uit pijplijnen, fasen, banen en taken; leer hoe ze samenwerken.
Hier behandeld:
Workflowuitgelegd
TaxDome Workflow bespaart tijd en verhoogt de operationele efficiëntie. U kunt meer bereiken in minder tijd door herhaalbare processen in te stellen en ondergeschikte taken te automatiseren, evenals klant communicatie. Om aan te sluiten bij elk van uw business processen, Workflow biedt u drie krachtige functies, zoals pijplijnenJobs en Taken.
Wat is het verschil tussenPipelines, Jobs en Taken? We leggen het allemaal uit door je de algemene structuur van het TaxDome Workflow systeem.
pijplijnen
pijplijnen staan op het hoogste niveau van de Workflow hiërarchie. Het is een vaste werkprocedure - een reeks stappen, of fasen, die nodig zijn om bijvoorbeeld een 1040-formulier van begin tot eind op te stellen. De algemene functie van een pijplijn is om je te helpen de voortgang van gelijksoortige taken gemakkelijk bij te houden voor verschillende klanten terwijl ze soepel naar hun voltooiing vloeien.
Onze pijplijnen zijn ontworpen om op een kanbanbord te lijken. Taken, weergegeven op kaarten, gaan van fase naar fase op het bord. En eenmaal geautomatiseerd, doet pijplijnen veel van het werk voor je!
Wat gebeurt er in een pijplijn:
- fasen zijn de stappen in een algemene werkprocedure. Als al het werk in een fase voltooid is, gaat een Opdracht naar de volgende fase.
- Jobs, de individuele projecten waarvoor een klant je betaalt (zoals een belastingaangifte of een januari payroll), worden ingevoerd op een pijplijn die er speciaal voor is ontworpen. Elke Opdracht gekoppeld aan een klant account doorloopt de pijplijn van de eerste naar de laatste fase, of voltooiing.
- Automatiseringen, de mechanismen die een pijplijn automatiseren, laten dingen zelfstandig gebeuren. Eenmaal geactiveerd, maken ze bijvoorbeeld taken aan voor teamleden of sturen ze organizers en voorstellen naar klanten.
fasen & Automatiseringen
Een pijplijn bestaat uit fasen, die de verschillende stappen weergeven die nodig zijn om een Opdracht te voltooien. Een 1040 Belastingaangifte pijplijn kan bijvoorbeeld fasen bevatten zoals Documenten controleren, Opdrachtbrief voorbereiden, Aangifte voorbereiden en Controleren. U kunt deze fasen aanpassen aan uw specifieke processen. workflow processen.
fasen zijn automatiseringen die routinetaken vereenvoudigen, zoals het verzenden van organizers, berichten of facturen. Je kunt je pijplijnen zo instellen dat automatische acties worden geactiveerd telkens wanneer een Opdracht een nieuwe fase invoert: er wordt bijvoorbeeld een taak aangemaakt voor een teamlid of er wordt een e-mail verzonden naar een klant.
Jobs
Elke Opdracht is een individuele service waarvoor een klant betaalt. Een Opdracht gaat naar een pijplijn die speciaal ontworpen is voor de service die het nodig heeft. Het kan ook worden vergeleken met een enkele reis door een pijplijn voor een bepaalde klant. Bijvoorbeeld, al uw klanten' 1040 aangiften voor 2022 gaan in uw1040 Return pijplijn.
Telkens wanneer je een Opdracht ontvangt van een klant, voeg je deze toe aan de eerste fase van de juiste pijplijn. Vervolgens verplaats je de Opdracht door de fasen van de pijplijn, handmatig of via automatisering. Hier vindt u meer informatie over het toevoegen van taken aan pijplijnen.
Taken kunnen gekoppelde elementen bevatten -organizers, taken, berichten, facturen, enz. Zo bevat elke Opdracht altijd alles wat je nodig hebt om de taak te voltooien.
Je kunt een Opdracht op elk moment naar een andere pijplijn verplaatsen -- of wanneer het de laatste fase bereikt. Als bijvoorbeeld een boekhoudkundige lead een klant wordt, wil je die Opdracht misschien verplaatsen van de lead pijplijn naar een boekhoudkundige pijplijn.
Taken
Taken zijn de to-do items die jij en je teamleden uitvoeren. Je kunt een willekeurig aantal taken toevoegen aan de Opdracht. Je hebt bijvoorbeeld een belastingvoorbereiding Opdracht waarvoor je de formulieren 1040, 1120 en 8879 moet voorbereiden. Voor elk formulier kun je een aparte taak aanmaken, deze delegeren aan verschillende teamleden en koppelen aan een Opdracht. Zo worden alle formulieren tegelijkertijd voorbereid als onderdeel van één Opdracht.
Taken zijn toegankelijk via de Takenlijst waar alle info over gekoppelde pijplijnen en taken zichtbaar is. Meer informatie over het maken van taken en het gebruik van taken in taken.
Webinar: Ontdek hoe u uw processen kunt beheren, de efficiëntie kunt verbeteren en de voortgang van uw werk kunt volgen door de meeste van uw repetitieve taken te automatiseren met Hefboomkracht workflow Automatisering in TaxDome