Facturen (Basis): Documenten vergrendelen op facturen
Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.
Vergrendel een document aan een factuur zodat de klant ziet dat het beschikbaar is, maar het niet kan bekijken of downloaden tot het werk is betaald. Zodra de klant betaalt, wordt het document automatisch ontgrendeld.
Documenten vergrendelen op facturen, uitgelegd
Nadat je een document hebt voorbereid, is de volgende stap het uploaden naar de klant's TaxDome account. Geüploade bestanden worden pas zichtbaar voor de klant als je ze openbaar maakt. Als je een document niet aan een factuur koppelt, kan de klant het onmiddellijk downloaden. Als je het document echter aan een onbetaalde factuur koppelt, kan het pas worden gedownload als de klant voor het werk heeft betaald.
We raden aan om documenten te vergrendelen op facturen als je ze uploadt naar een map op het hoogste niveau met klant kunnen bekijken 
toegang; het helpt het facturatieproces. Je kunt een document aan een bestaande factuur koppelen of er een nieuwe voor aanmaken.
Hoe je het doet is flexibel: Upload een document naar een map op het hoogste niveau met klant kunnen bekijken eerst toegang en vergrendel het later aan een factuur wanneer je de factuur maakt. Je kunt op elk moment nog steeds een openbaar document bewerken.
De Document vergrendelen op onbetaalde factuur functie is ook beschikbaar in onze desktop apps.
Merk op dat:
- Het document kan aan meerdere facturen tegelijk worden gekoppeld.
- Er is geen validatie voor ACH-betalingen. Daarom raden we aan om alleen de creditcardbetalingsoptie te gebruiken voor facturen die een document vergrendelen.
- De klant moet het volledige factuurbedrag betalen om het document te ontgrendelen.
- De verwerking van creditcardbetalingen moet ingeschakeld zijn om documenten aan facturen te koppelen. Zelfs als u geen gebruik maakt van Stripe of CPACharge gebruikt, sluit deze dan aan en vergrendel de vereiste documenten. Vervolgens kun je de betalingsdienstaanbieder onmiddellijk loskoppelen of aan laten staan en expliciet met je klant bespreken hoe je betaald wilt worden.
Documenten vergrendelen tijdens uploaden
Om een document aan een factuur te koppelen terwijl je het uploadt naar een map op het hoogste niveau met Cklant kan bekijken toegang, volg dan deze stappen:
1. Selecteer de map op het hoogste niveau met klant kunnen bekijken toegang bij het uploaden van het document.
2. Klik op Factuur koppelen en selecteer vervolgens de factuur waaraan je het document wilt koppelen of klik op Factuur maken om een nieuwe aan te maken.
3. Klik opUploaden om het document dat je aan de factuur toevoegt te uploaden.
Documenten vergrendelen in de desktop-app
Als je de TaxDome Windows app gebruikt om een bestand te uploaden, kun je het ook vergrendelen op een factuur:
1. Selecteer de map op het hoogste niveau met klant kunnen bekijken toegang.
2. Schakel Document vergrendelen op een onbetaalde factuur in en selecteer de factuur waaraan je het document wilt vergrendelen, of klik op INVOICE MAKEN om een nieuwe te maken en klik vervolgens op KIEZEN.
3. Klik op UPLOADFILES (bestanden uploaden) om het document te uploaden dat je aan de factuur toevoegt.
Bestaande documenten vergrendelen op facturen
toegang tot een factuur:
1. Zorg ervoor dat het document zich in de map op het hoogste niveau bevindt met klant kunnen bekijken toegang (zo niet, verplaats het daarheen).
2. Klik op de drie puntjes uiterst rechts van het document en klik vervolgens op Bewerken.
3. Klik op Factuur koppelen en selecteer vervolgens de factuur waaraan je het document wilt koppelen of klik op Factuur maken om een nieuwe factuur toe te voegen. Je kunt meerdere documenten aan dezelfde factuur koppelen.
4. Klik op Opslaan om uw wijzigingen te bewaren.
Ga naar facturen sluitdocumenten
Zodra een factuur is vergrendeld aan het document, kun je deze snel openen vanuit de documenten op klant.
Ga naar klant documenten of open documenten van een bepaalde klant, klik op de drie puntjes uiterst rechts van het document dat door de factuur wordt vergrendeld en klik op Ga naar factuur. De factuur wordt geopend in een nieuw tabblad.
Facturen die documenten vergrendelen wijzigen
Om de factuur waaraan een document is gekoppeld te wijzigen, klik je opFactuur koppelen in het pop-upvenster Document bewerken, selecteer je de nieuwe factuur waaraan je het document wilt koppelen en klik je op Opslaan.
Documenten van facturen ontgrendelen
Soms wil klanten een factuur buiten TaxDome betalen. Of misschien moet je de factuur tijdelijk ontgrendelen om een handtekening aan te vragen.
In dit geval moet je de factuur handmatig ontgrendelen om hen toegang te geven tot het document. Klik hiervoor op de drie puntjes uiterst rechts van het document, klik vervolgens op Factuur in afwachting ontgrendelen en bevestig door op Ja, ontgrendelen te klikken.
Het is ook mogelijk om de factuur te ontgrendelen vanuit het pop-upvenster Document bewerken. Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het document, selecteer Bewerken, klik vervolgens op het kruisje uiterst rechts van de factuur en sla het document op.
Daarna kun je de factuur als betaald markeren (zoals beschreven in het artikel) of verwijderen (zoals beschreven in Een factuur verwijderen).