Automatisch Verplaatsen (basis): Hoe je voorstellen verstuurt en koppelt aan vacatures
Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.
U kunt uw voorstellen en opdrachtbrieven automatisch laten maken en verzenden. Opdrachten gaan vanzelf naar de volgende fase van de pijplijn zodra de klant een voorstel ondertekent. Om de magie van de automatisering te laten gebeuren, stelt u de automatisering voor het verzenden van voorstellen in en schakelt u de Automatisch Verplaatsen functie in.
Hier behandeld:
- Het instellen van het verzenden van voorstellen fase en inschakelen Automatisch Verplaatsen
- Aangepaste voorstellen handmatig koppelen aan een Opdracht
- Wanneer worden mijn taken met gekoppelde voorstellen Automatisch Verplaatsen?
Het instellen van het verzenden van voorstellen fase en inschakelen Automatisch Verplaatsen
Deze manier van voorstellen versturen werkt goed als je ze voor dezelfde diensten en dezelfde prijs naar veel klanten stuurt. Als uw klanten verschillend zijn en u voor elk van hen aangepaste voorstellen maakt, maar ze toch binnen de pijplijn wilt hebben, ga dan naar de volgende sectie.
Het startpunt voor het versturen van geautomatiseerde offertes is het selecteren van een geschikte fase in uw workflow. Volg deze stappen:
- Je hebt een voorstelsjabloon nodig met de voorwaarden die voor jou werken. Als je er geen hebt, kun je deze maken door op Nieuw sjabloon te klikken wanneer je de automatisering toevoegt.
- Zorg ervoor dat je een fase in je pijplijn hebt voor nieuwe voorstellen en voeg dan de automatisering Verzend voorstel toe. Zodra de Opdracht deze fase invoert, wordt een nieuw voorstel automatisch verzonden naar de klant. Tegelijkertijd wordt het gekoppeld aan de Opdracht.
- Zorg ervoor dat je de Automatisch Verplaatsen taken aan hebt staan voor de fase . Op deze manier wordt de Opdracht automatisch verplaatst naar de volgende fase zodra het voorstel volledig is ondertekend.
Let op! Facturen die samen met voorstellen worden uitgegeven, worden niet automatisch gekoppeld aan taken.
Aangepaste voorstellen handmatig koppelen aan een Opdracht
Als elk van je voorstellen anders is, kun je ze niet automatisch verzenden. In plaats daarvan kun je een algemene sjabloon met voorwaarden en bedrijfsinformatie gebruiken die voor elke klant wordt aangepast (bijv. toegevoegde diensten, aangemaakte facturen, toegepaste kortingen, enz.
Je kunt echter handmatig voorstellen verzenden in je pijplijnen en nog steeds profiteren van de voordelen van de Automatisch Verplaatsen functie.
Bekijk het videovoorbeeld hieronder en lees vervolgens hoe je je voorstel handmatig kunt koppelen:
Voorstellen kunnen aan taken worden gekoppeld door een bedrijfseigenaar, admin of een medewerker die toegangsrechten heeft gekregen om voorstellen te beheren. Zodra het voorstel handmatig is gekoppeld, werkt de functie Automatisch Verplaatsen jobs hetzelfde als bij voorstellen die automatisch worden verzonden en gekoppeld: wanneer de klant tekent, wordt de Opdracht verplaatst naar de volgende fase.
Er zijn drie manieren om een voorstel handmatig te koppelen:
- Vanuit het scherm voor het maken/bewerken van het voorstel: Kies in de stap Algemeen van het voorstel maken een klant, klik vervolgens op de + Opdracht toevoegen onderaan de pagina. Als je dat hebt gedaan, zie je de geselecteerde taken in de Gekoppelde taken sectie samen met de titel Opdracht en de pijplijn waartoe de taak behoort.
- Ga naar de pagina Voorstellen & EL's/klant's accounttabblad: Klik op de drie puntjes uiterst rechts van het verzonden voorstel, selecteer Link naar Opdracht en kies vervolgens banen uit de lijst.
- Vanuit een pijplijn: Zorg ervoor dat de Opdracht in de juiste fase staat, klik op het vak Opdracht , klik rechtsboven op + Koppeling, selecteer Voorstellen & EL's en kies vervolgens voorstellen om te koppelen. Standaard worden alleen nog in behandeling zijnde voorstellen getoond. Als je alle voorstellen wilt zien, klik je op de knop Filteren , selecteer je Alles en klik je op de knop Toepassen .
Welke optie je ook gebruikt, je kunt het:
- Koppel eerder verzonden voorstellen aan gebruikers van de account.
- Koppel zoveel voorstellen aan een Opdracht als nodig is.
Opmerking! Als het voorstel niet is ondertekend en u de Opdracht handmatig verplaatst naar een andere fase, wordt u gevraagd om te beslissen wat u met het hangende voorstel gaat doen (lees voor meer informatie over het omgaan met onafgemaakte elementen bij het verplaatsen van taken).
Wanneer worden mijn taken met gekoppelde voorstellen Automatisch Verplaatsen?
Hoewel voorstellen de optie hebben om facturen op te nemen, is de enige trigger voor het automatisch verplaatsen van taken met voorstellen via je pijplijnen de voltooiing van het ondertekeningsproces. Dit is wat er in elk geval gebeurt:
- Voorstel zonder facturen. Nadat het voorstel door alle ondertekenaars is ondertekend, wordt de Opdracht automatisch verplaatst.
- Een voorstel met automatische betalingen en voldoende klant fondsen. Na ondertekening van het voorstel ontvouwen zich twee parallelle processen:
- De Opdracht wordt automatisch verplaatst.
- Er wordt een factuur aangemaakt, die je indien nodig handmatig kunt koppelen aan Opdracht .
- De betaling wordt automatisch in rekening gebracht.
- Voorstel met automatische betalingen, maar de betaling ging niet door. Na ondertekening van het voorstel ontvouwen zich twee parallelle processen:
- De Opdracht wordt automatisch verplaatst.
- Er wordt een factuur aangemaakt, die je indien nodig handmatig kunt koppelen aan Opdracht .
- De betaling wordt om verschillende redenen NIET automatisch in rekening gebracht. TaxDome probeert de betaling na 1, 4, 24 en 48 uur opnieuw in rekening te brengen. Als deze pogingen mislukken en er geen handmatige betaling wordt toegevoegd, wordt de factuur achterstallig op basis van de door jou geconfigureerde instellingen.
- Voorstel met handmatige betalingen. Na ondertekening van het voorstel ontvouwen zich twee parallelle processen:
- De Opdracht wordt automatisch verplaatst.
- Er wordt een factuur aangemaakt, die je indien nodig handmatig kunt koppelen aan Opdracht . Als deze pogingen mislukken en er geen handmatige betaling wordt toegevoegd, wordt de factuur achterstallig op basis van de door jou geconfigureerde instellingen.