Banen (Gevorderd): Automatisch Verplaatsen
Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.
De functie Automatisch Verplaatsen Jobs vereenvoudigt uw workflow door taken zelfstandig te laten verplaatsen van fase naar fase in een pijplijn . Gebruik de functie met automatiseringen, gekoppelde elementen of beide. Maak afhankelijkheden om taken automatisch vooruit te laten springen telkens wanneer alle acties binnen een fase zijn voltooid door een teamlid of klant.
- Automatisch Verplaatsen Banen, uitgelegd
- Hoe Automatisch Verplaatsen Jobs werkt met automatiseringen
- Hoe Automatisch Verplaatsen Jobs werkt met handmatig gekoppelde elementen
- Automatisch Verplaatsen Jobs V&A/voorbeelden
Automatisch Verplaatsen Banen, uitgelegd
Zo werkt het:
1. Schakel tijdens het toevoegen van fasen en automatiseringen aan een pijplijn Automatisch Verplaatsen jobs in op de fasen waar je jobs automatisch vooruit wilt laten gaan.
2. Zodra je een Opdracht toevoegt aan een pijplijn, worden automatiseringen in de eerste fase geactiveerd.
3. AlsAutomove jobs is ingeschakeld voor de eerste fase, gaat de Opdracht automatisch naar de tweede fase zodra alle acties in de eerste fase zijn voltooid (bijv. een offerte ondertekend, een factuur betaald, enz.), dan worden de automatiseringen voor de tweede fase geactiveerd, enzovoort.
4. Zodra een Opdracht op zijn definitieve fase is aangekomen en alle acties zijn voltooid, kun je het archiveren.
Denk eraan:
- Als er meerdere automatiseringen worden toegevoegd aan een fase waarop Automatisch Verplaatsen taken zijn ingeschakeld, wordt de Opdracht automatisch verplaatst zodra alle acties zijn voltooid.
- De functie Automatisch Verplaatsen herkent facturen, voorstellen, organizers, taken, documenten en chats, zelfs als ze handmatig zijn gekoppeld aan een Opdracht binnen een fase. Als er gekoppelde elementen zijn met onvolledige acties, gaat de Opdracht niet verder.
- Je kunt Automatisch Verplaatsen taken niet inschakelen voor de laatste fase van een pijplijn.
- Kijk naar de teller rechts van het vak Opdracht om te zien of er nog onafgemaakte elementen zijn voor een huidige fase. Kijk hier voor een gedetailleerde uitleg.
Hoe Automatisch Verplaatsen Jobs werkt met Automations
De functie Automatisch Verplaatsen jobs werkt alleen met automatiseringen die specifieke gebruikersacties vereisen, hetzij van een teamlid of van de klant. Bekijk de details hieronder en klik op de naam van elke automatisering om erachter te komen hoe je deze kunt gebruiken:
| Automatisering | Wat gebeurt er automatisch? |
Vereiste actie | Wie voert de actie uit? | Triggers Automatisch Verplaatsen |
| Stuur organizer |
Organizer verzonden naar klant en gekoppeld aan Opdracht | Stuur in organizer |
klant | Ja |
| Factuur maken | Factuur verzonden naar klant en gekoppeld aan Opdracht | Betaal | klant | Ja |
| Voorstel verzenden | Voorstel gestuurd naar klant en gekoppeld aan Opdracht | Aanmelden | klant | Ja |
| Taak maken | Taak aangemaakt voor teamlid en gekoppeld aan Opdracht | Markeren als voltooid of geannuleerd | Teamlid | Ja |
| Verzend bericht (als er taken voor de klant zijn toegevoegd aan de sjabloon) | Bericht verzonden naar klant en gekoppeld aan Opdracht | Vink klant taken af | klant | Ja |
| Verzend bericht (als er geen taken zijn voor de klant in de sjabloon) | Bericht verzonden naar klant en gekoppeld aan Opdracht | - | Automatisch uitgevoerd | Geen |
| Toepassen mapsjabloon | mapsjabloon toegepast op klant account | - | Automatisch uitgevoerd | Geen |
| Tag toepassen voor account |
Tags toegepast of verwijderd | - | Automatisch uitgevoerd | Geen |
| Update accounttoegang | Teamleden worden toegevoegd of verwijderd van de account | - | Automatisch uitgevoerd | Geen |
| Update Opdracht Toegewezene | Teamleden worden toegevoegd als Opdracht Toegewezenen of verwijderd. | - | Automatisch uitgevoerd | Geen |
| Stuur e-mail |
e-mail wordt verzonden naar klant | - | Automatisch uitgevoerd | Geen |
Hoe Automatisch Verplaatsen Jobs werkt met handmatig gekoppelde elementen
Soms geef je er de voorkeur aan om een bestaande factuur, voorstel of een ander element handmatig toe te voegen aan een Opdracht in plaats van automatiseringen te gebruiken om het aan te maken. Bovendien kunnen sommige elementen (bijv. documenten) alleen handmatig worden gekoppeld. Handmatig gekoppelde elementen triggeren echter net zo goed de Automatisch Verplaatsen jobs. Bekijk de details hieronder en klik op de naam van elk element om te zien hoe je het kunt gebruiken:
| Gekoppeld element | Vereiste actie | Triggers Automatisch Verplaatsen |
| Voorstel |
Aanmelden | Ja |
| Document in afwachting van ondertekening |
Aanmelden | Ja |
| Document in afwachting van betaling |
Betaal de factuur waarop het document is vergrendeld | Ja |
| Document in afwachting van goedkeuring |
Goedkeuren | Ja |
| Factuur |
Betaal | Ja |
| Organizer |
Stuur in | Ja |
| Taak |
Markeren als voltooid of annuleren | Ja |
| Chat thread met taken voor klant |
Vink klant taken af | Ja |
| Chat thread zonder taken voor klant | - |
Geen |
| Opmerking | - | Geen |
| Betaling | - | Geen |
| Tijd invoeren | - | Geen |
| Wiki pagina | - | Geen |
| Opdracht | - | Geen |
Automatisch Verplaatsen Jobs V&A/voorbeelden
| Wat gebeurt er als Automatisch Verplaatsen jobs is ingeschakeld voor een fase die deze automatiseringen en gekoppelde elementen bevat? |
Antwoord: | |
| Factuur- en Update accounttagsaanmaken ? | De Opdracht wordt automatisch verplaatst zodra de klant de factuur betaalt. | |
| Update account tags en e-mail verzenden? |
De Opdracht wil niet Automatisch Verplaatsen.
|
|
| Voorstel verzenden en Verstuur bericht?
|
De Opdracht automatiseert zodra de klant het voorstel ondertekent en alle klant taak to-do items in de chat thread zijn gemarkeerd als voltooid (als er geen klant taken in de sjabloon zijn dan is het ondertekenen van het voorstel de enige actie die Automatisch Verplaatsen triggert). | |
| Voorstel met factuur sturen? | De Opdracht wordt automatisch verplaatst zodra de klant het voorstel ondertekent (als je echter handmatig een factuur koppelt, wordt de Opdracht automatisch verplaatst zodra het voorstel is ondertekend en de factuur is betaald). | |
| Stuur organizer en een gekoppeld document in afwachting van goedkeuring?
|
De Opdracht beweegt automatisch zodra de klant of het teamlid de organizer en keurt het document goed.
|
|
| Stuur organizer en een handmatig gekoppeld hangend voorstel?
|
De Opdracht beweegt automatisch zodra de klant of het teamlid de organizer en ondertekent het voorstel.
|
|
| Een handmatig gekoppelde hangende organizer en geen automatiseringen? | De Opdracht beweegt automatisch zodra het klant of teamlid de organizer indient.
|
|
| Een handmatig gekoppelde factuur en geen automatisering?
|
De Opdracht gaat automatisch weg zodra de klant een volledige betaling heeft gedaan. | |
| Een handmatig gekoppeld document in afwachting van ondertekening en betaling?
|
De Opdracht wordt geautomatiseerd zodra de klant het document ondertekent en de volledige betaling verricht. | |