Documenten (Basis): Verzoek om E-Feedback (Goedkeuren/Afkeuren) van Klanten

Zorg ervoor dat uw klanten tevreden zijn en dat u niets over het hoofd hebt gezien door goedkeuring te vragen voor de documenten die u heeft opgesteld. Zo kunt u er niet alleen voor zorgen dat klanten tevreden zijn over uw werk, maar ook dat u hebt gecontroleerd of u alles correct heeft gedaan.

Wanneer een klant niet tevreden is, wordt hen gevraagd uit te leggen waarom niet, zodat u meteen weet waar u aandacht aan moet besteden.

Ga voor meer nuttige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online hub om te bekijken en alles te leren wat u over TaxDome moet weten.

Hier behandeld:

Hoe Goedkeuringen Aan te Vragen

Wilt u weten of een klant akkoord is met een door u uitgevoerde dienst? Klik op Verzoek om goedkeuring van de klant wanneer u documenten naar een map met Klant kan bekijken toegangsniveau uploadt of terwijl u een reeds geüpload document bewerkt. Stel dan Herinneringen in als u ook wilt dat die gestuurd worden. 

Klanten Herinneren Aan In Behandeling Zijnde Goedkeuringen

Uw klanten krijgen via e-mail een melding wanneer u hen een document stuurt dat moet worden goedgekeurd. Beslis of u ook wilt dat ze herinneringen ontvangen als ze er te lang over doen.

Als u wilt dat er een herinnering uit gaat, ofwel moet u...

Handmatig een Nieuwe Herinnering Versturen 

Volg deze stappen om handmatig een herinnering te sturen naar klant om een document goed te keuren:

  1. Ga naar het account van klant, selecteer het tabblad Documenten, open het subtabblad Goedkeuringen en klik vervolgens op Goedkeuring aanvragen voor in afwachting zijnde.
  2. Bekijk en bewerk het bericht voor de klant (optioneel), klik dan op de knop Verzoek Versturen.

Dit is wat er gebeurt:

  • Er wordt een aanvullend e-mailbericht naar de klant gestuurd.
  • Een portaalnotificatie verhuist naar de bovenkant van de klant's to-do's.

Automatische Herinneringen

Schakel Herinneringen in bij het uploaden van documenten waarvan u wilt dat klanten ze goedkeuren. U kunt deze functie ook op elk moment inschakelen door op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het document te klikken en Bewerken te selecteren. Wanneer Herinneringen is ingeschakeld, gaat er een extra e-mail uit naar de klant wanneer zij het document niet binnen een bepaald aantal dagen goedkeuren. Zodra u Herinneringen hebt ingeschakeld, kunt u een aantal selecties maken.  

  • Inactiviteitsdrempel, dagen: Herinner de klant na x dagen inactiviteit. Standaard wordt drie dagen na het uploaden van het document een herinnering gestuurd.

  • Beperkt tot: Stuur tot x aantal herinneringen. Standaard krijgt de klant slechts één herinneringsmail.

Herinneringen stoppen wanneer...

  • ...de klant het document niet heeft goedgekeurd, maar het ingestelde aantal herinneringen is verstuurd.
  • ...de klant het document heeft goedgekeurd.

Hoe Goedkeuringen Eruit Zien aan de Kant van de Klant

Zodra u documenten hebt verzonden die moeten worden goedgekeurd, krijgt de klant een melding op zijn dashboard en een bericht in zijn e-mail.

Op hun klantenportaal zien ze alle documenten die op hun goedkeuring wachten in de pop-up Wachtend op actie op hun Documentenpagina. Hieronder laten we zien hoe de klant uw werk goedkeurt:

Wilt u TaxDome van de klantkant zien? Bekijk een alleen-lezen weergave van hun portaal.

Documenten Die Wachten Op Goedkeuring Koppelen Aan Opdrachten En Automatisch Verplaatsen Gebruiken

pro

Deze sectie is alleen voor TaxDome Pro gebruikers. Upgrade op elk moment (Niet nodig in Nederland en België)!

Koppel documenten in afwachting van goedkeuring aan opdrachten zodat ze onmiddellijk beschikbaar zijn in uw pijplijnen. Bovendien kunt u Opdrachten Automatisch Verplaatsen  Op deze manier, zodra de klant een document goedkeurt, gaat de opdracht automatisch naar de volgende fase in de pijplijn.

Dit is hoe het werkt:

1. Ga naar de pijplijninstellingen, voeg de fase toe voor het document in afwachting van goedkeuring en schakel vervolgens Automatisch Opdrachten Verplaatsen in. U hoeft geen automatiseringen toe te voegen.

2. Ga naar de pijplijn, controleer of de opdracht zich in de juiste fase bevindt, koppel er dan het document aan dat in afwachting is van goedkeuring: Klik op het opdrachtvakje, klik bovenaan op + Koppeling, selecteer Documenten, klik op de map en kies het bestand (of de bestanden), klik vervolgens op Koppel.

Dat is het! Zodra de klant het document goedkeurt, gaat de opdracht automatisch naar de volgende fase in de pijplijn. En als u de opdracht handmatig verplaatst, kunt u beslissen wat u met het gekoppelde document wilt doen.

Weten Wanneer Een Klant Een Document Heeft Goedgekeurd Of Afgekeurd?

Zodra een klant een document heeft goedgekeurd of afgekeurd, komt het bovenaan de lijst Recent op de pagina Documenten te staan. U ontvangt ook een e-mail en een melding in uw Inbox+. Klik op de naam van het document of Ga naar... om het te bekijken.

tip

Opmerking: Wijzig uw meldingsvoorkeuren wanneer dat nodig is.

Tags geven de statussen van documenten weer in het tabblad Documenten. Meer informatie over statussen vindt u hier.

De audit trail van het document toont aan of de klant een document heeft goedgekeurd of afgekeurd.

Goedkeuringen Beheren

1. Er zijn een paar manieren om documenten te vinden die op goedkeuring wachten. Kies degene die voor u het beste werkt:

  • Ga naar Documenten om alle documenten te zien waarmee in de afgelopen 30 dagen actief is gewerkt (geüpload, bewerkt, verzonden, vergrendeld aan een factuur, etc), 
  • Ga naar Documenten, dan Documenten en selecteer de klant om documenten voor één klant te zien.
  • Ga naar het Documenten tabblad van het klantenaccount. 

2. Wilt u de lijst met documenten die op goedkeuring wachten beperken? Klik dan op Filter in de rechter bovenhoek en selecteer een of meer filters in de Goedkeuringen sectie om de resultaten van uw zoekopdracht te beperken. 

  • Allen: alle documenten in afwachting van goedkeuring
  • In afwachting van betaling: alle documenten die aan facturen zijn gekoppeld en op betaling wachten
  • In afwachting van goedkeuring: alle documenten die wachten op klant
  • Goedgekeurd: alle documenten die door de klant zijn goedgekeurd
  • Afgewezen: alle documenten die door de klant zijn afgewezen

3. Klik op Toepassen om de lijst te filteren.

Om alle documenten te zien die wachten op goedkeuring voor een klant, ga naar het account, open Documenten, open dan het subblad Goedkeuringen.

U ziet de volgende informatie:

  • Documentnaam: de naam van het document, samen met een pictogram dat het bestandstype aangeeft.

  • Datum van aanvraag: de datum waarop de goedkeuring van klant is aangevraagd.

  • Geüpload door: de naam van het teamlid dat het document heeft geüpload

  • Omschrijving: een beschrijving van het document indien er een werd toegevoegd bij het uploaden van het document (optioneel)

  • Status: de status van het document. Meer informatie over documentstatussen vindt u hier.

  • Afgekeurd: de datum waarop het document is afgekeurd 

Alle Accounts Vinden Met Nog Goed Te Keuren Documenten

U kunt uw klantenaccountlijst gemakkelijk filteren om te zien welke documenten nog moeten worden goedgekeurd.

  1. Ga naar Klanten en klik dan op FILTER.
  2. In de Goedkeuringen sectie, selecteer In afwachting,en klik vervolgens onderaan de pagina op Toepassen.

U kunt dit ook doen op de pagina Documenten in het tabblad Recent .

Uitzoeken Waarom een Klant een Document Heeft Afgewezen

Als een klant niet helemaal tevreden is met een door u opgesteld document, vraagt TaxDome naar de reden waarom niet. Om de feedback van een klant te bekijken, klikt u op de naam van het document. Rechts van het document vindt u een lijst met Afkeuringsredenen met de opmerkingen van de klant.

Klik op SLUITEN om naar de documentenlijst terug te gaan.

Heeft dit uw vraag beantwoord? Dank u voor de feedback. Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van uw feedback. Probeer het later nog eens.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Contacteer ons