Documenten (Basis): E-feedback aanvragen (goedkeuren/afkeuren) Van klanten
Zorg ervoor dat je klanten tevreden stelt en dat je niets over het hoofd hebt gezien door goedkeuring te vragen voor de documenten die je hebt opgesteld. Zo kun je er niet alleen voor zorgen dat klanten tevreden is met je werk, maar ook dat je kunt controleren of je alles goed hebt gedaan.
Als een klant niet tevreden is, wordt hem gevraagd uit te leggen waarom, zodat je meteen weet wat je moet doen.
Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.
Goedkeuringen aanvragen
Wil je een goedkeuring van klantkrijgen voor een service die je hebt uitgevoerd? Schakel over Vraag klant goedkeuring aan wanneer u uploadt documenten naar een map met klant kunnen bekijken 
toegang of terwijl u een al geüpload document bewerken. Stel vervolgens Herinneringen als je die ook wilt.
klanten herinneren aan lopende goedkeuringen
Telkens wanneer je documenten verstuurt die moeten worden goedgekeurd door klanten, worden zij hiervan op de hoogte gesteld. Alle gebruikers die zijn gekoppeld aan de account-met Verwittigen ingeschakeld, ontvangen een melding op e-mail . Controleer of meldingen zijn ingeschakeld door de Verwittigen kolom in de lijst met accounts.
Als ontvangers er te lang over doen om een document goed te keuren, heb je twee opties:
Handmatig nieuwe herinneringen versturen
Volg deze stappen om handmatig een herinnering te sturen naar klant om een document goed te keuren:
- Ga naar de account van klant, selecteer het tabblad Documenten , open het subtabblad Goedkeuringen en klik vervolgens op Goedkeuring aanvragen voor in behandeling.
- Bekijk en bewerk het bericht voor de klant (optioneel) en klik vervolgens op de knop Aanvraag verzenden .
Dit is wat er gebeurt:
- Er wordt een extra e-mail bericht verzonden naar klant.
- Een portaal melding verplaatst zich naar de top van de klant's to-do's.
Automatische herinneringen
Schakel Herinneringen in wanneer je documenten uploadt waarvan je wilt dat klanten ze goedkeurt. Je kunt deze functie ook op elk moment inschakelen door op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het document te klikken en Bewerken te selecteren. Als Herinneringen is ingeschakeld, gaat er een extra e-mail uit naar klant als ze het document niet binnen een bepaald aantal dagen goedkeuren. Zodra je Herinneringen hebt ingeschakeld, kun je een aantal selecties maken.
-
Dagen tot volgende herinnering: Herinner de klant na x dagen van inactiviteit. Standaard wordt er drie dagen nadat het document is geüpload een herinnering verstuurd.
- Aantal herinneringen: Verstuur tot x aantal herinneringen. Standaard krijgt de klant slechts één herinnering e-mail.
Herinneringen stoppen wanneer...
- ...de klant heeft het document niet goedgekeurd, maar het ingestelde aantal herinneringen is verstuurd.
- ...keurde de klant het document goed.
Hoe goedkeuringen eruit zien op klant
Zodra je documenten hebt verzonden die moeten worden goedgekeurd, krijgt de klant een melding op hun dashboard en een bericht op e-mail.
Op hun klant portaal zien ze alle documenten die op hun goedkeuring wachten in de Wacht op actie pop-up op hunDocumentenpagina . Hieronder laten we zien hoe de klant je werk goedkeurt:
Wil je TaxDome eens van de kant van een klantzien? Bekijk dan een alleen-lezen weergave van hun portaal.
Weten wanneer een klant een document heeft goedgekeurd of afgekeurd?
Zodra een klant een document heeft goedgekeurd of afgekeurd, komt het bovenaan de lijst Recent op de Documentenpagina te staan.
Als je het selectievakje Goedkeuringen hebt ingeschakeld in de Voorkeuren voor meldingen sectie van Instellingen, ontvang je ook een e-mail en een melding in je Inbox+.
Klik op de naam van het document of Ga naar... om het te bekijken.
De statussen van documenten worden weergegeven op het tabbladDocumenten . Kijk hier voor meer informatie over statussen.
De audit trail geeft aan of de klant een document heeft goedgekeurd of afgekeurd.
Goedkeuringen beheren
1. Er zijn een paar manieren om documenten te vinden die op goedkeuring wachten. Kies de manier die voor jou het beste werkt:
- Ga naar Documenten om alle documenten te zien waarmee in de afgelopen 30 dagen actief is gewerkt (geüpload, bewerkt, verzonden, vergrendeld aan een factuur, enzovoort),
- Ga naar Documenten, dan Documenten en selecteer de klant om documenten voor één klant te zien.
- Ga naar het tabblad Documenten in het account op klant.
2. Wilt u de lijst met documenten die op goedkeuring wachten beperken? Klik opFilter in de rechterbovenhoek en selecteer een of meer filters in de Goedkeuringen sectie om de resultaten van uw zoekopdracht te beperken.
- Alle: alle documenten wachten op goedkeuring
- In afwachting van betaling: alle documenten vergrendeld op facturen en in afwachting van betaling
- In afwachting van goedkeuring: alle documenten die wachten op goedkeuring klant
- Goedgekeurd: alle documenten die zijn goedgekeurd door de klant
- Afgewezen: alle documenten die zijn afgewezen door de klant
3. Klik op Toepassen om de lijst te filteren.
Om alle documenten te zien die wachten op goedkeuring voor een klant, ga naar de account, open Documenten en open vervolgens de subtab Goedkeuringen .
Je ziet de volgende informatie:
- Documentnaam: de naam van het document samen met een pictogram dat het bestandstype weergeeft.
- Aanvraagdatum: de datum waarop de klantgoedkeuring is aangevraagd.
- Geüpload door: de naam van het teamlid dat het document heeft geüpload
- Beschrijving: een beschrijving van het document als er een werd toegevoegd toen het document werd geüpload (optioneel)
- Status: de status van het document. Meer informatie over documentstatussen vind je hier.
- Afgekeurd: de datum waarop het document werd afgekeurd als het
Alle rekeningen vinden met documenten die op goedkeuring wachten
Je kunt eenvoudig filteren op je klant accountlijst om te zien welke documenten nog moeten worden goedgekeurd.
- Ga naar klantenen klik vervolgens op Filter.
- Selecteer Goedkeuringen in de vervolgkeuzelijst en vink In afwachting van goedkeuring aan.
Je kunt het filter ook toevoegen op de pagina Documenten op het tabblad Recent .
Ontdek waarom klanten documenten heeft afgewezen
Als een klant niet helemaal tevreden is met een document dat je hebt opgesteld, vraagt TaxDome hem om uit te leggen waarom. Om de feedback van een klant'er te bekijken, open je het document, klik je op de drie puntjes in de rechterbovenhoek en selecteer je Meer info tonen (de knop is niet beschikbaar als het document is geaccepteerd). Rechts van het document vind je de lijst met Afkeuringsredenen met de opmerkingen van klant.
Klik op Terug om terug te keren naar de documentenlijst.
