Team beheren (Basis): Toegang account

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Er zijn veel opties om werknemers toegang te geven tot accounts. Je kunt ze standaard toegang verlenen tot alle accounts, ze toewijzen aan alleen geselecteerde accounts, ze toewijzen aan accounts op specifieke Opdracht fasen met behulp van onze pijplijn automatisering, en nog veel meer.

Accounttoegang, uitgelegd

Ten minste één teamlid moet toegang hebben tot de account klant . Wanneer het teamlid is toegewezen, kan hij/zij dit allemaal doen:

• Bekijk de accountgegevens
• Bekijk en download klant documenten
• klant verzoeken bekijken en versturen naar de aan hen toegewezen accounts
• Alle chatgesprekken voor de aan hen toegewezen accounts bekijken en erop reageren
• Alle SMS-threads voor hun toegewezen accounts bekijken en SMS'jes versturen
• Alle e-mails van het bedrijf bekijken voor de aan hen toegewezen accounts en hierop reageren
• Alle bedrijfsnotities voor de aan hen toegewezen accounts bekijken en nieuwe notities aanmaken
• De tijdregistraties van het bedrijf bekijken voor de aan hen toegewezen accounts en nieuwe tijdregistraties aanmaken
• Alle taken van het bedrijf voor de aan hen toegewezen accounts bekijken
• Taken aanmaken voor toegewezen accounts
• Contacten bekijken die zijn gekoppeld aan hun toegewezen accounts
• Taken toevoegen voor pijplijnen die voor hen beschikbaar zijn

Om een idee te krijgen van wat een werknemer kan doen, ga je naar een alleen-lezen weergave van hun portaal.

Firmaleden die aan de account zijn toegewezen, ontvangen ook meldingen over alle accountactiviteiten.

Opmerking: Teamleden kunnen aan accounts worden toegewezen zonder meldingen te ontvangen. Hier vind je meer informatie over Accountvolgers.

Standaard accounttoegang, uitgelegd

Standaard accounttoegang betekent dat een teamlid automatisch wordt toegewezen aan alle nieuw aangemaakte accounts.

Een bedrijfseigenaar heeft standaard accounttoegang. Het is echter ook mogelijk om standaard accounttoegang te geven aan teamleden.

Standaard accounttoegang instellen voor een teamlid:

Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen in de linker menubalk. Zoek de optie Standaard accounttoegang sectie, selecteer een of meer teamleden in de lijst en klik vervolgens op Opslaan.

Een werknemer toegang geven

Er zijn verschillende manieren om een werknemer toegang te geven tot een account:

• Door ze in te stellen met standaard accounttoegang
• Tijdens het aanmaken van een nieuwe account 
• Door een bestaande account op elk moment te bewerken
• Door op elk moment de functie voor teamtoegang beheren te gebruiken
• Teamleden toewijzen tijdens het importeren
• Door een pijplijn automatisering te gebruiken
• Door hen een toegangsrecht te geven om alle accounts te bekijken

Toegang geven tot een specifieke account

Om een medewerker toegang te geven tot een nieuwe account, selecteer je zijn naam bij het aanmaken van de account.

Een werknemer toegang geven tot een bestaande account:

1. Ga naar klanten > Accounts in de linker menubalk en klik vervolgens op de naam van klantin de lijst. Je kunt de klant ook direct vinden door zijn naam in het zoekveld in te voeren.

2. Ga naar Info sectie en klik op Bewerken rechts van Accountgegevens. Voeg medewerkers die je toegang wilt geven tot de account toe in het veld Teamleden. Aan elke account moet minstens één teamlid worden toegewezen. Standaard wordt accounttoegang gegeven aan de bedrijfseigenaar. 

3. Klik op Doorgaan en vervolgens op Opslaan.

Teamtoegang in bulk beheren

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Om werknemers aan veel verschillende accounts tegelijk toe te wijzen:

1. Ga naar klanten > Accounts in het menu aan de zijkant en schakel de selectievakjes in naast de accounts die je aan werknemers wilt toewijzen. Om alle rekeningen te selecteren, klikt u op het bovenste selectievakje.

2. Klik op Team beheren.

3. Je ziet een lijst met de teamleden van het bedrijf. Selecteer voor elk teamlid een van de volgende opties:

• Niets doen: Het teamlid zal niet worden toegewezen aan de accounts; als het teamlid echter al is toegewezen aan accounts, zal hij of zij aan die accounts toegewezen blijven.
• Aan alle toewijzen: Het teamlid wordt toegewezen aan alle geselecteerde accounts.
• Verwijderen uit alle: Het teamlid zal niet langer worden toegewezen aan een van de geselecteerde accounts.

4. Klik op Toewijzen.

Teamleden toewijzen tijdens het importeren

Als je klant accounts importeert, heb je twee opties om teamleden toe te wijzen:

• Definieer welke teamleden moeten worden toegewezen aan elke account - hiervoor moet je teamleden opnemen in je spreadsheet.
• Teamleden toewijzen tijdens het importeren -- op deze manier kun je dezelfde teamleden toewijzen aan alle geïmporteerde klanten.

Neem teamleden op in je spreadsheet

Deze methode bespaart enorm veel tijd omdat je verschillende teamleden aan verschillende accounts kunt toewijzen. 

1. Voeg tijdens het voorbereiden van een CSV-bestand voor het importeren de kolom Teamleden toe en voeg de juiste teamleden toe. Als je meerdere teamleden aan één account wilt toewijzen, scheid hun namen dan door komma's.

2. Start het importproces. Bij de tweede stap van het importeren (accounts in kaart brengen) wordt de kolom Teamleden van je CSV automatisch in kaart gebracht met de eigenschap TaxDome . 

Zo niet, controleer dan de naamgeving van je kolom in het spreadsheet en start het importeren opnieuw. 

En klaar is kees! Wanneer het importeren is voltooid, zijn je teamleden toegewezen aan specifieke accounts.

Let op! Controleer de namen van de teamleden twee keer. Als er een niet-bestaande medewerker in de spreadsheet staat, wordt de bijbehorende account niet aangemaakt. 

Teamleden toewijzen tijdens het importeren

Als je geen teamleden aan je spreadsheet wilt toevoegen, kun je ze nog steeds aan accounts toewijzen terwijl je importeert. Om dit te doen:

Start het importproces. Selecteer in de derde stap van het importeren (instellingen) de teamleden die je wilt toewijzen aan de accounts die je verplaatst naar TaxDome.

Opmerking! De teamleden die je selecteert, worden toegewezen aan alle geïmporteerde accounts, dus als je verschillende teamleden wilt gebruiken voor verschillende accounts, is het beter om teamleden op te nemen in je spreadsheet of de Toegewezenen in bulk te wijzigen nadat het importeren is voltooid.

Geef medewerkers tijdelijke accounttoegang via pijplijn automatisering

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Voor tijdelijk personeel kun je ervoor kiezen om beperkte toegang tot accounts te verlenen. Een tijdelijke medewerker kan bijvoorbeeld toegang nodig hebben tot een document dat is geüpload naar een account, maar alleen tijdens een specifieke fase van het werkproces.

Dit kan eenvoudig worden ingesteld en geautomatiseerd in een pijplijn. Hier lees je hoe:

1. Bepaal op welke fase de uitzendkracht toegang moet krijgen tot klant accounts. (Je kunt meer lezen over automatiseringen).

2. Kies bij het bewerken van pijplijn fasen de fase waaraan je de automatisering wilt toevoegen, klik op de link Automatiseringen toevoegen en kies vervolgens Update accounttoegang in het vervolgkeuzemenu. Kies het teamlid of de teamleden uit de accountlijst.

De automatisering kan op verschillende manieren worden geconfigureerd:

• Toegewezenen vervangen door Standaardgebruikers op + Accounttoegang toevoegen leeg:
  Wanneer een Opdracht deze fase invoert, worden toegewezen medewerkers niet meer toegewezen en worden in plaats daarvan medewerkers met Standaard accounttoegang toegewezen aan de account.
• Toegewezenen vervangen door Standaardgebruikers bij + Toegang tot account toevoegen ingevuld:
  Als een Opdracht dit fase ingeeft, worden toegewezen medewerkers niet meer toegewezen en worden de medewerkers die vermeld staan in het veld Accounttoegang toevoegen in plaats daarvan toegewezen aan de account.
• Toegewezenen vervangen door Standaardgebruikers uit + veld Accounttoegang toevoegen gevuld:
  Als een Opdracht dit fase invoert, blijven toegewezen medewerkers toegewezen aan de account en worden degenen die vermeld staan in het veld Accounttoegang toevoegen ook toegewezen.
• Toegewezenen vervangen door Standaardgebruikers uit + Accounttoegang verwijderen ingevuld:
  Als een Opdracht deze fase invoert, worden de medewerkers die in het veld Accounttoegang verwijderen staan, niet langer toegewezen.
• Accounttoegang toevoegen gevuld + Accounttoegang verwijderen gevuld:
  Wanneer een Opdracht dit fase invoert, worden de medewerkers die vermeld staan in het veld Accounttoegang toevoegen toegewezen aan de account en worden de medewerkers die vermeld staan in het veld Accounttoegang verwijderen niet toegewezen.

Een werknemer toegang geven tot alle accounts

Om een medewerker toe te wijzen aan alle accounts (zowel bestaande accounts als accounts die in de toekomst worden toegevoegd):

1. Ga in het zijbalkmenu naar Instellingen > Team & licenties, navigeer naar Teamleden > Actieve leden en klik op de naam van de medewerker.

2. Klik op de drie puntjes naast de naam van de werknemer, selecteer Bewerken en schakel vervolgens Alle accounts weergeven in.

3. Klik op Opslaan. Nu kan de medewerker alle bedrijfsaccounts bekijken in plaats van alleen de accounts die aan hem zijn toegewezen.

De accounts van een werknemer bekijken

Filter je accountlijst om te zien welke klant accounts zijn toegewezen aan specifieke werknemers:

1. Ga naar klanten > Accounts in de linker menubalk en klik vervolgens op Filter.

2. Selecteer de teamleden in het Team sectie.

Accountstatistieken van werknemers bekijken

Eigenaars en beheerders van bedrijven kunnen de statistieken van alle werknemers bekijken voor de aan hen toegewezen accounts. Deze statistieken zijn te vinden in de widget Activiteit in afwachting van klant op de Insights-pagina. 

Deze widget toont facturen, organizershandtekeningen, voorstellen en goedkeuringen die wachten op actie van de klant voor een specifieke medewerker. 

Als je klant activiteiten voor twee of meer teamleden wilt bijhouden, kun je zoveel widgets voor in afwachting van klant activiteiten toevoegen als je nodig hebt. Hier vind je meer informatie over de widgetIn afwachting van klant activiteiten.

Een andere manier om accountstatistieken te bekijken is de huidige klanten pagina van de werknemer. Om deze te vinden, ga naar Instellingen > Team & licenties in de linker menubalk. Klik op de naam van de werknemer en ga dan naar het klanten tabblad. Er zijn statistieken beschikbaar voor de huidige en vroegere accounts van die werknemer.

Je ziet deze informatie:

• IDDe unieke ID
• Naam: de voor- en achternaam van klant
• Toegewezen: de datum waarop de werknemer werd toegewezen aan een account
• Geboekte facturen: het aantal geboekte facturen
• Inkomsten: het totale bedrag voor de betaalde facturen
• Documenten geüpload: het aantal geüploade documenten
• Goedgekeurd: het aantal goedgekeurde documenten

Werknemerstoegang tot een account verwijderen

Stel dat je een persoonlijke account hebt in je bedrijf en niet wilt dat andere teamleden die zien. Of je hebt een aantal wijzigingen in de rollen en taken van je medewerkers en je wilt niet dat ze allemaal toegang hebben tot alle accounts.

Je kunt medewerkers verwijderen van elke klant account. (Je kunt het ook andersom doen: verwijder accounts uit de lijst met toegewezen klanten accounts van een werknemer). Bekijk de opties hieronder.

Waarschuwing: Als je medewerkers hebt met het toegangsrecht Bekijk alle accounts ingeschakeld, dan moet je dat toegangsrecht eerst uitschakelen. Dit werkt echter niet voor je admins, omdat zij altijd toegang hebben tot alle accounts.

Werknemers verwijderen van een klant account:

1. Ga naar de Info sectie van het profiel van klant en klik op de link Bewerken rechts van Accountdetails. Alle medewerkers met accounttoegang worden weergegeven in het veld Teamleden.
2. Klik op × rechts van een teamlid om hun toegang tot een klant account te verwijderen.
3. Klik op de knop Doorgaan en vervolgens op Opslaan.

Opmerking! Een account kan niet worden losgekoppeld. Als je alle medewerkers verwijdert, wordt het account automatisch toegewezen aan iedereen met standaardtoegang tot het account.

Je kunt ook een account verwijderen uit de lijst met toegewezen accounts van een werknemer klanten:

1. Ga naar Instellingen > Team & licenties in de linker menubalk, klik dan op de naam van het teamlid en ga naar het klanten tabblad.
2. Klik op het rode verwijdersymbool uiterst rechts van de accountnaam.
3. Klik op verwijderen in het pop-upvenster Bevestiging verwijderen . De geselecteerde account wordt dan verplaatst naar het tabblad Verleden van de werknemer.

Wie kan werknemers toegang geven tot accounts

Eigenaars en beheerders van bedrijven kunnen werknemers altijd toegangsrechten geven voor accounts. Ze kunnen medewerkers ook de mogelijkheid geven om klanten toe te wijzen aan teamleden. Als je een bedrijfseigenaar of beheerder bent en wilt dat iemand anders in het team accounts toewijst, volg dan deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Team & licenties in de linker menubalk, navigeer naar Actieve teamleden en klik vervolgens op de naam van de medewerker.

2. Klik op het potloodpictogram Toegangsrechten bewerken en schakel vervolgens Teamgenoten toewijzen in.

3. Klik op Opslaan.