Jobs (Basis): Maak en pas Opdracht sjablonen toe

Het maken van Opdracht sjablonen zal je uiteindelijk veel tijd besparen en is een must om efficiënt te werken. Je hebt ze nodig voor al je veelgebruikte procedures en voor het toevoegen van taken aan pijplijnen.

Maak Opdracht sjablonen

Een Opdrachtsjabloon wordt aangemaakt door een bedrijfseigenaar, een admin of een teamlid dat toegangsrechten heeft om sjablonen te beheren.

Om een Opdrachtsjabloon te maken, ga naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk, open het tabblad Taken en klik vervolgens op Sjabloon maken.

Zie hieronder voor meer informatie over elk genummerd veld in het venster Create Opdrachtsjabloon:

a. Naam sjabloon: Geef de Opdrachtsjabloon een naam die je ziet als je hem selecteert (bijv. 1040 Return).

b. Opdracht naam: Geef de Opdracht naam die wordt weergegeven op de Opdracht kaarten in een pijplijn. Gebruik shortcodes om dynamische gegevens toe te voegen (zoals de specifieke accountnaam en vervaldatum) om taken gemakkelijk identificeerbaar te maken. 

c. Toegewezenen: Selecteer het teamlid voor de Opdracht. 

d. Tijdsbudget: Stel de tijd in die moet worden toegewezen aan het voltooien van de Opdracht. Dit veld is alleen beschikbaar voor bedrijfseigenaren, admins en teamleden met het toegangsrecht Tijdbudget beheren. 

e. Prioriteit: Kies het prioriteitsniveau voor Opdracht: Laag, Hoog, Gemiddeld of Dringend.

f. Beschrijving: Gebruik verschillende tekstopmaak, emoji's, opsommingstekens, genummerde lijsten, links en zelfs shortcodes hier. De shortcodes voegt dynamische gegevens toe om automatisch meer specifieke informatie toe te voegen aan een Opdracht beschrijving.

g. Startdatum: Stel de datum in waarop het toegewezen teamlid moet beginnen te werken aan een Opdracht. Dit is niet hetzelfde als de aanmaakdatum van Opdracht . De Opdracht is zichtbaar in een pijplijn zodra die is aangemaakt, maar hij is niet zichtbaar in de kalenderweergave tenzij je de Begin- en/ofEinddatum instelt. 

h. Vervaldatum: Stel de datum in waarop de Opdracht voltooid moet zijn, gerekend vanaf de begindatum. Als je deze datum hebt ingesteld, kun je de kalenderweergave gemakkelijk aanpassen zodat je alle vervaldatums in de kalender ziet. Dit beïnvloedt ook de kleur van de tellers op de kaart Opdracht .

Begin- en einddatum worden als relatief of absoluut beschouwd (bij benadering of definitief):

• Relatief (standaard): Stel een tijdsperiode in voor hoe lang na de begindatum de Opdracht verschuldigd is (bijvoorbeeld: begin één dag nadat de Opdracht is aangemaakt; eindig twee weken na de begindatum). Als er geen begindatum is ingesteld, wordt de vervaldatum berekend vanaf de aanmaakdatum Opdracht . Merk op dat u niet meer dan 10 000 eenheden (dagen/maanden/jaren) kunt instellen.
• Absoluut: Schakel Absolute datums in om begin- en vervaldatums in plaats van de kalender in te stellen (bijvoorbeeld 15 april).

i. klant-facing status: Schakel Tonen in de klant portaal om een Opdracht status in te stellen die zichtbaar zal zijn voor klanten wanneer de Opdracht wordt toegevoegd aan een pijplijn. Hier vindt u meer informatie over het toewijzen van de klant-facing status via de Opdrachtsjabloon.

j. Toevoegen: Klik om een opmerking of een wikipagina sectie in te schakelen voor de Opdrachtsjabloon. 

k.Geef commentaar (klik eerst op "j"): Laat hier nuttige opmerkingen achter. Geef bijvoorbeeld details op die je teamleden misschien moeten weten om de Opdracht uit te voeren.

l. Voeg een wikipagina toe (klik eerst op "j"): Laat interne instructies voor dit soort Opdracht achter voor je teamleden.

m. Opslaan & afsluiten, Opslaan en Annuleren: Klik op Opslaan & afsluiten om de sjabloon op te slaan en terug te gaan naar de sjabloonlijst; Opslaan om uw wijzigingen te behouden en verder te gaan met het bewerken van de sjabloon of Annuleren om af te sluiten zonder op te slaan.

Pas Opdracht namen en beschrijvingen aan met shortcodes

Tijdens het maken van een Opdrachtsjabloondynamische gegevens, zoals de accountnaam of vervaldatum, op te nemen in een Opdracht's naam, Opdracht's naam en beschrijving voor een klant. Op deze manier kunt u: 

• Je kunt vacatures gemakkelijk uit elkaar houden aan de hand van de specifieke details in hun namen zodra ze op pijplijn staan en worden weergegeven op Opdracht kaarten.
• Automatisch meer specifieke informatie toevoegen aan Opdracht beschrijving.
• Specifieke informatie delen in de Opdracht's naam en beschrijving voor een klant.

Door deze te selecteren shortcodeskunt u elk van deze details opnemen in een Opdracht's naam, Opdracht's naam voor een klant of een beschrijving:

• Accountnaam: de account waarvoor de Opdracht is
• Aangepast accountveld: Elk aangepast accountveld
• Datum shortcodes: Elke datum, zoals een vervaldatum in de Opdrachtsjabloon
• pijplijn periodiciteit: De Opdracht's schema-instellingen in de geselecteerde pijplijn
• Prioriteit: De prioriteit die is ingesteld in de Opdrachtsjabloon

Hier vind je enkele voorbeelden van Opdracht namen of beschrijvingen met shortcodes en hoe ze zouden verschijnen in een pijplijn of voor de klant:

Pas Opdracht sjablonen toe

Als je eenmaal een aantal Opdracht sjablonen hebt, kun je het proces van het aanmaken van taken versnellen. Opdracht sjablonen worden handmatig toegepast of automatisch door een standaard te selecteren.

Om handmatig een Opdrachtsjabloon toe te passen:

1. Maak een nieuwe Opdracht.

2. Voeg rekeningen toe en geef de pijplijn aan.

3. Klik op de Sjabloonlijst om deze uit te vouwen en selecteer de gewenste sjabloon. Controleer de sjabloondetails; bewerk ze indien nodig.

4. Ga verder met het maken van de Opdracht door linksonder op Toevoegen te klikken.

Standaard Opdrachtsjabloon

De standaard Opdrachtsjabloon wordt automatisch toegepast op alle taken die binnen een pijplijn worden aangemaakt. Om deze in te stellen, klikt u op de naam pijplijn op de pijplijnen pagina, in de secties Sjablonen of Workflow secties. 

Zodra de standaard Opdrachtsjabloon is gekozen, wordt deze automatisch toegepast...

• ...wanneer een Opdracht handmatig wordt toegevoegd aan de pijplijn.
• ...wanneer een terugkerende Opdracht automatisch wordt toegevoegd aan de pijplijn volgens de schema-instellingen. Ga hierheen voor meer informatie.
• ...wanneer een Opdracht automatisch wordt toegevoegd aan de pijplijn volgens de instellingen van het aanmeldingsformulier klant . Ga hierheen voor meer informatie.
  

Bewerk Opdracht sjablonen

Om wijzigingen aan te brengen in een Opdrachtsjabloon:

1. Ga naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk, selecteer Taken en klik vervolgens op de naam Opdrachtsjabloon in de lijst of selecteer Bewerken in het vervolgkeuzemenu.

2. Breng wijzigingen aan op Opdrachtsjabloon en klik vervolgens op de knop Opslaan en afsluiten.

Dubbele Opdracht sjablonen

Maak nieuwe Opdracht sjablonen van bestaande sjablonen: Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de Opdrachtsjabloon en selecteer Dupliceren in het vervolgkeuzemenu. De Opdrachtsjabloon kopie wordt opgeslagen met het juiste achtervoegsel (bijv. Formulier 940 (2)).

Verwijder Opdracht sjablonen

Als u een Opdrachtsjabloon volledig wilt verwijderen, gaat u naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk, selecteert u Taken, klikt u op de drie puntjes uiterst rechts van de Opdrachtsjabloon, selecteert u Verwijderen in het vervolgkeuzemenu en klikt u op de knop Verwijderen om te bevestigen.