Jobs (Basis): Sjablonen maken en toepassen

Het maken van sjablonen zal je uiteindelijk veel tijd besparen en is een must om efficiënt te werken. Je hebt ze nodig voor al je veelgebruikte procedures en voor het toevoegen van taken aan pijplijnen.

Hier behandeld: 

• Opdracht sjablonen maken
• Customizing job names and descriptions with shortcodes
• Opdracht sjablonen toepassen
• Standaard Opdrachtsjabloon
• Opdracht sjablonen bewerken
• Dupliceren van Opdracht sjablonen
• Verwijderen van Opdracht sjablonen

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Opdracht sjablonen maken

Een Opdrachtsjabloon wordt aangemaakt door een bedrijfseigenaar, een admin of een teamlid dat toegangsrechten heeft om sjablonen te beheren.

Om een Opdrachtsjabloon te maken, ga naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk, open het tabblad Taken en klik vervolgens op Sjabloon maken.

Zie hieronder voor meer informatie over elk genummerd veld in het venster Create Opdrachtsjabloon:

1. Naam sjabloon: Geef de Opdrachtsjabloon een naam; wat je te zien krijgt als je het selecteert. Bijvoorbeeld: 1040 Return.

2. Job name: This is the name that is displayed on the job cards in a pipeline. The shortcodes add dynamic data—such as the specific account name and due date—to make jobs easily identifiable (see section below).

3. Toegewezenen: Selecteer het teamlid voor de Opdracht. Ga hier naar voor meer informatie over het toewijzen van taken.

4. Prioriteit: Kies het prioriteitsniveau voor Opdracht: LAAG, HOOG, MIDDEN of DRINGEND.

5. Description: Use different text formatting, emojis, bullets, numbered lists, links and even shortcodes here. The shortcodes add dynamic data—such as the specific account name and due date—to automatically add more specific information to job description (see section below).

6. Start Date. This is the date when the assigned team member should start working on a job. It's not the same as the job creation date. The job is visible inside a pipeline once it is created, but it is not visible in the calendar view unless you set the Start and/or Due dates. 

7. Due date: This is the date by which the job must be completed, calculated from the start date. When you have it set, you can easily tweak your Calendar view to see all your due dates inside the Calendar. This also influences the color of the counters on the job card.

Begin- en einddata worden als relatief of absoluut (bij benadering of definitief) beschouwd:

• Relative (default): Set a period of time for how long after the start date the job is due (e.g., start one day after the job was created; finish two weeks after the start date). If no start date has been set, the due date is calculated from the job creation date. Note, that you cannot set more than 10 000 units (days/months/years).
• Absoluut: Schakel Absolute datums in om begin- en vervaldatums in plaats van de kalender in te stellen (bijvoorbeeld 15 april).

8.Commentaar toevoegen : Laat hier nuttige opmerkingen achter; bijvoorbeeld iets wat je teamleden misschien moeten weten om de Opdracht te kunnen doen.

9. Voeg een wikipagina toe: Als je interne instructies hebt voor dit soort Opdracht, koppel ze dan aan de sjabloon voor je teamleden. Kijk hier voor meer informatie.

10. Opslaan & Afsluiten, Opslaan en Annuleren: Klik op Opslaan & Afsluiten om de sjabloon op te slaan en terug te gaan naar de sjabloonlijst, Opslaan om uw wijzigingen te behouden en door te gaan met het bewerken van de sjabloon of Annuleren om af te sluiten zonder op te slaan.

Customizing job names and descriptions with shortcodes

While creating a job template, include dynamic data—such as the account name or due date—in the job name or description. This way, you can: 

• Easily tell jobs apart by the specific details in their names once they are inside a pipeline and displayed on job cards
• Automatically add more specific information to job description

By selecting these shortcodes, you can include any of these details in a job’s name or description:

• Account name: the account the job is for
• Account custom field: any custom account field
• Date shortcodes: any date, such as a due date set in the job template
• Pipeline periodicity: the job’s schedule settings in the selected pipeline
• Priority: the priority set in the job template

Here, find some examples of job names or descriptions with shortcodes and how they would appear in a pipeline:

Opdracht sjablonen toepassen

Als je eenmaal een aantal Opdracht sjablonen hebt, kun je het proces van het aanmaken van taken versnellen. Opdracht sjablonen worden handmatig toegepast of automatisch door een standaard te selecteren (zie hieronder).

Om handmatig een Opdrachtsjabloon toe te passen:

1. Maak een nieuwe Opdracht, hier beschreven.

2. Voeg rekeningen toe en geef de pijplijn aan.

3. Klik op de Sjabloonlijst om deze uit te vouwen en selecteer de gewenste sjabloon. Controleer de sjabloondetails; bewerk ze indien nodig.

4. Ga verder met het maken van de Opdracht door linksonder op Toevoegen te klikken.

Standaard Opdrachtsjabloon

De standaard Opdrachtsjabloon wordt automatisch toegepast op alle taken die worden aangemaakt binnen een pijplijn. Om de standaard Opdrachtsjabloon in te stellen, klikt u op de naam pijplijn binnen de pijplijnen pagina vanuit Sjablonen of Workflow secties. 

Zodra de standaard Opdrachtsjabloon is gekozen, wordt deze automatisch toegepast...

• ...wanneer een Opdracht handmatig wordt toegevoegd aan de pijplijn.
• ...wanneer een terugkerende Opdracht automatisch wordt toegevoegd aan de pijplijn volgens de schema-instellingen. Ga hierheen voor meer informatie.
• ...wanneer een Opdracht automatisch wordt toegevoegd aan de pijplijn volgens de instellingen van het aanmeldingsformulier klant . Ga hierheen voor meer informatie.
  

Opdracht sjablonen bewerken

Om wijzigingen aan te brengen in een Opdrachtsjabloon:

1. Ga naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk, selecteer Taken en klik vervolgens op de naam Opdrachtsjabloon in de lijst of selecteer Bewerken in het vervolgkeuzemenu.

2. Breng wijzigingen aan op Opdrachtsjabloon en klik vervolgens op de knop Save & Exit.

Dupliceren van Opdracht sjablonen

Maak nieuwe Opdracht sjablonen van bestaande sjablonen: Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de Opdrachtsjabloon en selecteer Dupliceren in het vervolgkeuzemenu. De Opdrachtsjabloon kopie wordt opgeslagen met het juiste achtervoegsel (bijv. Formulier 940 (2)).

Verwijderen van Opdracht sjablonen

Als u een Opdrachtsjabloon volledig wilt verwijderen, gaat u naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk, selecteert u Taken, klikt u op de drie puntjes uiterst rechts van de Opdrachtsjabloon, selecteert u Verwijderen in het vervolgkeuzemenu en klikt u op de knop Verwijderen om te bevestigen.