Opdrachten (Basis): Sjablonen Creëren & Toepassen

pro

Deze pagina is alleen voor TaxDome Pro gebruikers. Upgrade op elk moment!

Het creëren van sjablonen zal u uiteindelijk heel wat tijd besparen en is een must om efficiënt te kunnen werken. U zult ze nodig hebben voor al uw veelgebruikte procedures en ook voor het toevoegen van opdrachten aan pijplijnen.

Hier behandeld: 

Ga voor meer nuttige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online hub om te bekijken en alles te leren wat u over TaxDome moet weten.

Opdrachtsjablonen Creëren

Een opdrachtsjabloon wordt aangemaakt door een bedrijfseigenaar, een admin of elk teamlid met sjablonen beheren toegangsrechten.

Om een opdrachtsjabloon te maken, gaat u naar Instellingen in de linker zijbalk, selecteert u Sjablonen in de menubalk, opent u het Opdrachten tabblad en klikt u vervolgens op Creëer Sjabloon.

Kijk hieronder voor de details over elk genummerd veld in het venster Opdrachtsjabloon Creëren:

1. Sjabloonnaam: Geef het opdrachtsjabloon een naam; dit is wat u te zien krijgt als u het selecteert. Bijvoorbeeld: Aangifte Inkomstenbelasting 2022.

2. Opdrachtnaam : Dit is de naam die wordt weergegeven op de opdrachtkaarten in een pijplijn. De shortcodes voegen dynamische gegevens toe - zoals de specifieke accountnaam en vervaldatum - om opdrachten gemakkelijk identificeerbaar te maken (zie onderstaande sectie).

3. Toegewezenen: Selecteer het teamlid voor de opdracht. Voor meer informatie over het toewijzen van opdrachten, kijk hier.

4. Prioriteit: Kies het prioriteitsniveau voor de opdracht : LAAG, HOOG, MEDIUM of URGENT.

5. Omschrijving: Gebruik hier verschillende tekstopmaak, emoji's, opsommingstekens, genummerde lijsten en zelfs links.

6. Vervaldatum: Kies of u de datum relatief (bij benadering) of absoluut (vast) wilt hebben. Om een specifieke vervaldatum uit de kalender te selecteren schakelt u Absolute datums in. 

7. Commentaar toevoegen: Laat hier eventuele nuttige opmerkingen achter; bijvoorbeeld iets wat uw teamleden misschien moeten weten om de opdracht te kunnen uitvoeren.

8. Voeg een wikipagina toe: Als u interne instructies heeft voor dit soort Opdracht, koppel ze dan aan het sjabloon voor uw teamleden. Voor meer details, ga hierheen.

9. Opslaan: Zodra u het sjabloon opslaat is het klaar om gebruikt te worden in een pijplijn.

Opdrachtnamen Aanpassen Met Shortcodes

Wanneer u een opdrachtsjabloon maakt, neem dan dynamische gegevens, zoals de naam van het account of de vervaldatum, op in de opdrachtnaam. Op die manier kunt u zodra ze in een pijplijn zitten opdrachten door de specifieke details in hun namen en de weergave op opdrachtkaarten gemakkelijk uit elkaar houden. 

Door deze shortcodes te selecteren, kunt u elk van deze details in een opdrachtnaam opnemen:

  • Accountnaam: het account waarvoor de opdracht bestemd is
  • Aangepast Account Veld: elk aangepast account veld
  • Aanmaakdatum: de datum waarop de opdracht is aangemaakt
  • Aanmaakdag: de dag waarop de opdracht is aangemaakt
  • Aanmaakmaand: de maand waarin de opdracht is aangemaakt
  • Aanmaakjaar: het jaar waarin de opdracht is gecreëerd
  • Vervaldatum: de vervaldatum die is ingesteld in het opdrachtsjabloon
  • Pijplijn periodiciteit: de schema-instellingen van de opdracht in de geselecteerde pijplijn
  • Prioriteit: de prioriteit die is ingesteld in het opdrachtsjabloon

Hier vindt u enkele voorbeelden van opdrachtnamen met shortcodes en hoe ze in een pijplijn zouden verschijnen:

Opdracht Naam Met Shortcodes Wat U In de Pijplijn Zult Zien
Loonlijst voor [ACCOUNT_NAME], te betalen op [DUE_DATE] Loonlijst voor Otto Mann, te betalen op 12 mei 2021.
Aangifte Inkomstenbelasting 2022., [ACCOUNT_NAAM], [PRIORITEIT] Aangifte Inkomstenbelasting 2022., ACME Corp., Hoog
Maandelijks payroll, [CREATION_MONTH][CREATION_YEAR] Maandelijkse loonlijst, mei 2021

Opdrachtsjablonen Toepassen

Als u eenmaal een aantal opdrachtsjablonen hebt kunt u het proces van het aanmaken van opdrachten versnellen. Opdrachtsjablonen worden ofwel handmatig toegepast of automatisch door een standaardsjabloon te selecteren (zie hieronder).

Om een opdrachtsjabloon handmatig toe te passen:

1. Maak een nieuwe opdracht aan, hier beschreven.

2. Accounts toevoegen en de pijplijn aangeven.

3. Klik op de sjabloonlijst om deze uit te vouwen en selecteer vervolgens het gewenste sjabloon. Controleer de sjabloondetails; bewerk ze indien nodig.

4. Ga verder met het aanmaken van de opdracht door linksonder op Toevoegen te klikken.

Standaard Opdrachtsjabloon

Het standaard Opdrachtsjabloon is het sjabloon dat automatisch wordt toegepast op alle Opdrachten die binnen een pijplijn worden aangemaakt. Om het standaard Opdrachtsjabloon in te stellen, klik op de Creëer Pijplijn knop in de Pijplijnen sectie, vanuit Instellingen of Workflow. U kunt ook een bestaande pijplijn bewerken om het standaard Opdrachtsjabloon ervoor te selecteren.

Zodra het standaard opdrachtsjabloon is gekozen wordt het automatisch toegepast...

  • ...wanneer een opdracht handmatig aan de pijplijn wordt toegevoegd.
  • ...wanneer een terugkerende opdracht automatisch wordt toegevoegd aan de pijplijn volgens de schema-instellingen. Voor meer details, kijk hier.
  • ...wanneer een opdracht automatisch aan de pijplijn wordt toegevoegd volgens de instellingen van het aanmeldingsformulier van de klant. Voor meer details, kijk hier.

Opdrachtsjablonen Bewerken

Om wijzigingen in een opdrachtsjabloon aan te brengen:

1. Ga naar Instellingen in het linker zijbalkmenu, selecteer Sjablonen in de menubalk, ga naar Opdrachten, klik vervolgens op de opdrachtsjabloonnaam in de lijst.

2. Breng wijzigingen aan in het opdrachtsjabloon en klik dan op Opslaan.

Opdrachtsjablonen Dupliceren

Maak nieuwe opdrachtsjablonen van bestaande sjablonen: Klik op de drie puntjes uiterst rechts van het opdrachtsjabloon en selecteer vervolgens Dupliceren in de vervolgkeuzelijst. De kopie van het opdrachtsjabloon wordt opgeslagen met het juiste achtervoegsel (bijv. Formulier 940 (2)).

Opdrachtsjablonen Verwijderen

Om een opdrachtsjabloon volledig te verwijderen, ga naar Instellingen in het linker zijbalk menu, selecteer Sjablonen in de menubalk, ga naar Opdrachten, klik op de drie puntjes uiterst rechts van het opdrachtsjabloon, selecteer Verwijderen in het pull-down menu, klik dan op de knop Verwijderen  om te bevestigen.

Heeft dit uw vraag beantwoord? Dank u voor de feedback. Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van uw feedback. Probeer het later nog eens.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Contacteer ons