CRM (Basis): klant Account Profielen

TaxDome kunt u moeiteloos uw persoonlijke gegevens op klantenbijhouden. In één oogopslag zie je alles wat je moet weten over een klant account op één overzichtelijke pagina. Bovendien kunt u uw persoonlijke gegevens op klantgemakkelijk bewerken.

Hier behandeld:

• Toegang tot accountgegevens
• Account- en contactgegevens
• Accountgegevens bewerken
• Hoe stel ik klant's wachtwoord opnieuw in?

Toegang tot accountgegevens

Toegang tot het profiel van een klantis beschikbaar voor de eigenaar van het bedrijf, de beheerder en elke medewerker die is toegewezen om aan het account van die klantte werken of die toegangsrechten heeft gekregen om alle accounts te bekijken.

Om het profiel van een klantte openen, klik je op het zoekicoon bovenaan de linkerzijbalk en typ je de naam van klant of een deel van e-mail in het zoekveld.

Je hebt ook toegang tot een account door te navigeren naar klanten in de linkerzijbalk en vervolgens op de naam klantin de lijst te klikken.

Je weet altijd in wiens klant profiel je bent omdat je hun foto en accountnaam aan de linkerkant van de menubalk ziet.

Op het tabblad Overzicht vind je alles wat je moet weten over de account klant op één pagina met informatie per categorie.

Hier kun je dit allemaal zien (met de optie Alles weergeven om nog meer te zien in elke sectie):

• Documenten: vijf laatste documenten die de klant heeft geüpload. Alle ongeziene documenten krijgen automatisch een Nieuw label, zodat je altijd kunt zien welke jij of een lid van het bedrijf nog niet heeft bekeken.
• Taken: vijf laatste taken die gepland en/of in uitvoering zijn voor de klant
• Email: the client’s five latest emails and their status
• Jobs: de huidige jobs voor de account, pijplijnen de klant's jobs zijn in, en welke fasen ze zijn in
• Chats: de laatste berichten die zijn verzonden naar klant en wie wanneer heeft gereageerd.
• Onbetaalde facturen: de onbetaalde facturen van klanten of ze betaald kunnen worden met bestaand krediet.
• Goedkeuringen: de meest recente documenten die moeten worden goedgekeurd en ondertekend door klant.
• Handtekeningen: de documenten die naar klant zijn gestuurd om ondertekend te worden en de documenten die nog ondertekend moeten worden.
• Organizers: five latest organizers sent to the client and their status
• Inlogactiviteit: wanneer de klant voor het laatst heeft ingelogd
• Notities: vijf laatste notities opgeslagen voor de klant
• Tijdregistratie: vijf laatst ingevoerde tijdregistraties voor de klant
• Voorstellen & EL's: vijf laatste voorstellen of opdrachtbevestigingen verzonden naar de klant

Account- en contactgegevens 

Elke klant account op TaxDome moet gekoppeld zijn aan een of meer contactpersonen. Sommige informatie voor een klant account verwijst naar de account zelf, terwijl andere informatie verwijst naar de contactpersonen. 

Op het tabblad Info van het profiel klant kunt u zowel de informatie over de account als de gekoppelde contactpersonen bekijken en bewerken.

• Accountgegevens sectie
• Contacten sectie

Accountgegevens sectie

Accountgegevens sectie is waar je accountgegevens kunt bekijken en bewerken: accountnaam, type, foto, toegepaste tags, teamleden die verantwoordelijk zijn voor het werken aan dit account, enz. 

Hieronder vindt u gedetailleerde beschrijvingen voor elk genummerd veld:

1. Accountnaam. Accounts zijn de entiteiten waarvoor je werkt en factureert. Ze kunnen handmatig worden ingesteld of automatisch worden gegenereerd. (Meer over accountnamen.)

2. Accountprofielfoto. De foto die is geüpload naar het profiel door klant of door het bedrijf.

3. Accounttype. Er zijn drie accounttypes op TaxDome: Individueel, Bedrijf en Overig. Als je klant een bedrijf is, selecteer je Bedrijf. Als het een persoon of een gezin is, kunt u Individu selecteren. Meer informatie over accounttypes.

4. Tags. Gebruikt om accounts te categoriseren. (Meer over tags.)

5. Teamleden. Je medewerkers die toegang hebben tot de account klant . (Meer over accounttoegang.)

6. Account custom fields. If you have created and filled out custom fields for the account, they’re displayed here. You also can check the history of changes by clicking the corresponding link. (More on custom CRM fields.)

7. Gerelateerde accounts. Hier vind je alle accounts met gedeelde contacten. Meer over gerelateerde accounts.

8. QuickBooks connection. QuickBooks sync status of the account. By default, only accounts with invoices or payments are synced. (More on account sync options.)

Contacten sectie

In de Contacten sectie kunt u de gegevens van contactpersonen (e-mails) die zijn gekoppeld aan de huidige account bekijken en bewerken: beheer portaal toegang, meldingen, e-mail synchronisatie, handtekeninginstellingen. U kunt ook contacten ontkoppelen en koppelen. Om de e-mail of andere gegevens van de contactpersoon te bewerken, klikt u op de naam van de contactpersoon in de lijst.

Hieronder vindt u de beschrijvingen voor elk genummerd veld:

1. Gekoppeld contact. De namen van alle contacten worden in alfabetische volgorde weergegeven.

2. Beschrijving van het gekoppelde contact. De beschrijving kan worden ingevoerd door te klikken op de link 3. Beschrijving bewerken. Het is alleen geldig voor de huidige account, dus als een contactpersoon aan meerdere accounts is gekoppeld, kunnen de beschrijvingen voor elke account anders zijn (bijv. primaire contactpersoon voor de familieaccount en CEO voor de business account).

4. Extra e-mail adres. Andere e-mail adressen voor het contact kunnen worden toegevoegd als een aangepast contactveld. Alle e-mail contactvelden worden hier weergegeven. 

5. INLOGGEN. Je kunt portaal toegang geven voor elk e-mail adres dat aan een contactpersoon is toegevoegd. Als de gebruiker al is uitgenodigd om de klant portaal te gebruiken, maar de uitnodiging niet heeft geaccepteerd, kun je deze nogmaals versturen door op de link 9. Uitnodiging versturen te klikken.

6. Verwittigen. Voor elk e-mail adres dat aan een contactpersoon wordt toegevoegd, kun je beslissen of ze meldingen over systeemgebeurtenissen willen ontvangen (bijv. een nieuw bericht of organizer verzonden). Voor elke e-mail kunt u de meldingstypes aanpassen door te klikken op de link 10. Meldingsvoorkeuren. Voorkeuren voor meldingen te klikken.

7. e-mail SYNC. Voor elk e-mail adres dat aan een contactpersoon is toegevoegd, kunt u beslissen of u e-mails wilt ontvangen en beantwoorden vanaf TaxDome.

8. Ondertekenaar prioriteit. Deze optie wordt gebruikt met handtekeningensjablonen. Ze bepaalt de standaard volgorde van ondertekenaars. Hoe ondertekenaarsprioriteit instellen. 

11. Ondertekeningsbevoegdheid uitschakelen. Deze optie wordt gebruikt bij het verzenden van voorstellen en terugkerende facturen naar je klanten. Standaard wordt het voorstel als ondertekend beschouwd als alle contactpersonen met inlogtoegang het voorstel ondertekenen. Ingeschakelde ondertekeningsbevoegdheid maakt het ook mogelijk om terugkerende facturen te ondertekenen. U kunt ondertekeningsbevoegdheid echter uitschakelen voor elk e-mail adres.

12. Ontkoppelen. Als je niet wilt dat het contact aan de account wordt gekoppeld, kun je het ontkoppelen. Merk op dat aan elke account minstens één contactpersoon moet zijn gekoppeld, dus je kunt de laatste niet ontkoppelen.

Sommige informatie voor een klant account verwijst naar de account zelf, terwijl andere informatie verwijst naar de contactpersonen:

• De naam voor de klant account (d.w.z. de naam van de business, organisatie of persoon), foto's worden opgeslagen in hun account.
• De persoonlijke gegevens van een klant- zoals e-mail adres, telefoonnummer, adres - worden opgeslagen in het contact. Om deze informatie te wijzigen, moet je het contact bewerken.
• Voor elk e-mail adres dat aan een contactpersoon wordt toegevoegd, kun je de persoon aan wie de e-mail toebehoort portaal toegang geven, e-mail synchronisatie inschakelen en hem of haar aanmelden voor meldingen. Meer over het inschakelen van de toggles.
• There are custom CRM fields in your accounts that are different from the custom CRM fields in your contacts. For instance, if you work with different organizations, you may want to store addresses and other details about them inside their account.

Accountgegevens bewerken 

Een bedrijfseigenaar, Admin of een medewerker die toegangsrechten heeft gekregen om accounts te beheren, kan de gegevens van een account bewerken. 

Navigeer hiervoor naar het tabblad Info van het profiel op klanten klik vervolgens op Bewerken rechts van Accountdetails. 

Van hieruit kun je:

• Het accounttype wijzigen
• De accountnaam wijzigen
• Tags aan de account toewijzen/verwijderen
• Teamleden die toegang hebben tot de account toevoegen/verwijderen
• Bedrijfsadres bewerken
• Vul de aangepaste velden van de account in
• Contacten bewerken die aan een account zijn gekoppeld: contacten koppelen en ontkoppelen, nieuwe contacten toevoegen, contactgegevens bewerken, portaal toegang, meldingen en synchronisatieopties voor contacten wijzigen e-mails