CRM (Basis): Klant Accountprofielen

pro

Alleen voor TaxDome Pro gebruikers. Wissel van tabblad hierboven om de TaxDome Lite-gerelateerde inhoud te zien.

Met TaxDome kunt u moeiteloos de persoonlijke gegevens van uw klanten bijhouden. In één oogopslag ziet u alles wat u over een klantenaccount moet weten op één overzichtelijke pagina. Hierdoor bent u minder tijd kwijt aan administratie. Bovendien kunt u de persoonlijke gegevens van uw klanten gemakkelijk bewerken.

Hier behandeld:

Toegang account-informatie

Een klantenprofiel is beschikbaar voor een bedrijfseigenaar, Admin, en elke werknemer die is toegewezen om te werken aan het account van die klant of die toegangsrechten heeft gekregen om alle accounts te bekijken.

Om toegang te krijgen tot het profiel van een klant klikt u op het zoekicoon boven aan de linker zijbalk en typt u de naam van de klant of een deel van zijn e-mailadres in het zoekveld.

U kunt ook toegang krijgen tot een account door in de linker zijbalk naar Klanten te navigeren en vervolgens in de lijst op de naam van de klant te klikken.

U weet altijd in wiens klantenprofiel u zich bevindt, want u ziet hun foto en accountnaam aan de linkerkant van de menubalk.

In het tabblad Overzicht vindt u alles wat u moet weten over het klantenaccount op één overzichtelijke pagina.

Dit kunt u hier allemaal zien (met de optie Alles bekijken kunt u zelfs nog meer zien):

  • Documenten: vijf laatste documenten die de klant heeft geüpload. Alle ongeziene documenten krijgen automatisch een NIEUW tag, zodat u altijd kunt zien welke documenten u of een kantoormedewerker nog niet heeft bekeken.
  • Taken: laatste vijf taken die gepland en/of voor de klant in behandeling zijn
  • E-mail: de vijf meest recente e-mails van de klant en de status ervan
  • Jobs: de huidige jobs voor de account, pijplijnen de klant's jobs zijn in, en welke fasen ze zijn in.
  • Berichten: de laatste berichten die naar de klant zijn gestuurd en wie heeft gereageerd en wanneer.
  • Openstaande facturen: de openstaande facturen van de klant en of deze met bestaand tegoed kunnen worden betaald
  • Goedkeuringen: de laatste documenten die de goedkeuring en ondertekening van de klant vereisen
  • Handtekeningen: de documenten die ter ondertekening naar de klant zijn gestuurd en de documenten die nog moeten worden ondertekend
  • Organizers: laatste vijf organizers die naar de klant zijn gestuurd en de status waarin ze verkeren
  • Inlogactiviteit: wanneer de klant het laatst heeft ingelogd
  • Notities: laatste vijf notities opgeslagen voor de klant
  • Tijdregistratie: vijf laatst ingevoerde tijdregistraties voor de klant
  • Contracten: laatste vijf contracten die naar de klant zijn gestuurd om te worden ondertekend en de contracten die nog moeten worden ondertekend

Account en contactgegevens 

Elke klant account op TaxDome moet gekoppeld zijn aan één of meer contactpersonen. Een deel van de informatie voor een klant account heeft betrekking op de account zelf, terwijl andere informatie betrekking heeft op de contactpersonen. 

Op het tabblad Info van het profiel klant kunt u zowel de informatie over de account als de daaraan gekoppelde contacten raadplegen en bewerken.

Account Details sectie

Account Details sectie is waar u accountgegevens kunt bekijken en bewerken: accountnaam, type, foto, toegepaste tags, verantwoordelijke teamleden, enz. 

Hieronder vindt u de gedetailleerde beschrijvingen van elk genummerd veld:

1. Rekeningnaam. Rekeningen zijn de entiteiten waarvoor u werkt en die u factureert. Ze kunnen handmatig worden ingesteld of automatisch worden gegenereerd. Lees meer in het artikel.

2. Profielfoto van de rekening. De foto die door de klant of door het bedrijf naar het profiel is geüpload.

3. Type rekening. Er zijn twee rekeningtypes op TaxDome: Individueel en Bedrijf. Het verschil is dat u voor het type Bedrijf extra velden in het rekeningprofiel hebt: bedrijfsnaam en bedrijfsadres.

4. Tags. Gebruikt om accounts te categoriseren. Meer informatie over tags vindt u hier.

5. Teamleden. Uw personeel dat toegang heeft tot de klant's account. Voor meer informatie over accounttoegang, ga hierheen.

6. Account aangepaste velden. Als u aangepaste velden voor de account hebt gemaakt en gevuld, worden ze hier weergegeven. Ga hierheen voor meer informatie over aangepaste CRM-velden voor accounts.

7. QuickBooks verbinding. QuickBooks synchronisatiestatus van de rekening. Standaard worden alleen rekeningen met facturen of betalingen gesynchroniseerd. Lees hier meer over de synchronisatieopties voor rekeningen.

Contacten sectie

In de Contacten sectie kunt u gegevens over contacten (e-mails) die aan de huidige account zijn gekoppeld, bekijken en bewerken: beheer portaal toegang, melding, e-mail synchronisatie, handtekeninginstellingen, ontkoppelen en koppelen van contacten. Om de e-mail van de contactpersoon of andere gegevens te bewerken, klikt u op de naam van de contactpersoon in de lijst.

Hieronder vindt u de beschrijvingen van elk genummerd veld:

1. Gekoppeld contact. De namen van alle contacten worden in alfabetische volgorde weergegeven op sectie .

2. Beschrijving van het gekoppelde contact. De beschrijving kan worden ingevoerd door te klikken op de link 3. Beschrijving bewerken. Het is alleen geldig voor de huidige rekening, dus als een contactpersoon aan meerdere rekeningen is gekoppeld, kunnen de beschrijvingen verschillend zijn (bijv. primaire contactpersoon voor de gezinsrekening en CEO voor de rekening business ).

4. Extra contactpersonen e-mail. Kan worden toegevoegd als een aangepast veld voor contactpersonen. Alle e-mail contactvelden worden hier weergegeven. 

5. INLOGGEN. Voor elk e-mail adres dat aan een contactpersoon wordt toegevoegd, kunt u toegangsrechten instellen, d.w.z. de persoon portaal toegang geven. Als de gebruiker al is uitgenodigd om de klant portaal te gebruiken, maar de uitnodiging niet heeft geaccepteerd, kunt u deze nogmaals versturen door op de link 9. Uitnodiging versturen te klikken.

6. Verwittigen. Voor elk e-mail adres dat aan een contactpersoon wordt toegevoegd, kunt u beslissen of ze meldingen over systeemgebeurtenissen zullen ontvangen (bijv. nieuw bericht, organizer verzonden, enz.). Voor elke e-mail kunt u de meldingstypes aanpassen door te klikken op de link 10. Meldingsvoorkeuren. Voorkeuren voor meldingen .

7. e-mail SYNC. Voor elk e-mail adres dat aan een contact wordt toegevoegd, kunt u beslissen of u e-mails wilt ontvangen en beantwoorden vanaf TaxDome.

8. Ondertekenaar prioriteit. Deze optie wordt gebruikt met handtekeningensjablonen. Het bepaalt de standaard volgorde van ondertekenaars. Lees meer in het artikel

11. Contracten ondertekenen uitschakelen. Deze optie wordt gebruikt bij het versturen van contracten naar uw klanten. Standaard wordt het contract als ondertekend beschouwd wanneer alle contactpersonen met inlogtoegang tekenen. U kunt het ondertekenen van contracten echter uitschakelen voor elke e-mail.

12. Ontkoppelen. Als u niet wilt dat het contact aan de account wordt gekoppeld, kunt u de koppeling opheffen. Merk op dat aan elke account minstens één contactpersoon moet zijn gekoppeld, dus je kunt de laatste niet ontkoppelen.

  • De naam voor het klantenaccount (d.w.z. de naam van het bedrijf, de organisatie of de persoon), en bijvoorbeeld foto's worden opgeslagen in hun account.
  • De persoonlijke gegevens van een klant - zoals e-mailadres, telefoonnummer, adres - worden opgeslagen in hun contactgegevens. Bekijk Een Contact Bewerken voor hoe u die informatie kunt wijzigen.
  • Voor elk e-mailadres dat aan een contact wordt toegevoegd kunt u toegangsrechten instellen, d.w.z. de persoon aan wie de e-mail toebehoort toegang geven tot het portaal , e-mailsynchronisatie inschakelen en hen meldingen laten ontvangen. Lees de details in het artikel.
  • Er zijn aangepaste CRM-velden in uw accounts die verschillen van de aangepaste CRM-velden in uw contacten. Als u bijvoorbeeld met verschillende organisaties werkt wilt u misschien adressen en andere details over hen opslaan in hun account.

Accountgegevens bewerken 

Een bedrijfseigenaar, Admin, of elke werknemer die toegangsrechten heeft gekregen om accounts te beheren, kan de gegevens van een account bewerken. 

Ga daarvoor naar het tabblad Info van het profiel van klanten klik op Bewerken rechts van Accountdetails

Van hieruit kun je:

  • Het type rekening wijzigen
  • De accountnaam wijzigen
  • Tags aan de rekening toewijzen/verwijderen
  • Teamleden toevoegen/verwijderen die toegang hebben tot de account
  • Wijzig bedrijfsadres
  • Vul de aangepaste velden van de rekening in
  • Contacten bewerken die aan een account zijn gekoppeld: contacten koppelen en ontkoppelen, nieuwe contacten toevoegen, contactgegevens bewerken, portaal toegang wijzigen, meldingen en synchronisatieopties voor contact e-mails.

pro

Voor TaxDome Lite gebruikers. Schakel het tabblad hierboven om TaxDome Pro gerelateerde inhoud te zien.

Met TaxDome kunt u moeiteloos de persoonlijke gegevens van uw klanten bijhouden. In één oogopslag ziet u alles wat u over een klantenaccount moet weten op één overzichtelijke pagina. Hierdoor bent u minder tijd kwijt aan administratie. Bovendien kunt u de persoonlijke gegevens van uw klanten gemakkelijk bewerken.

Hier behandeld:

Toegang account-informatie

Om toegang te krijgen tot het profiel van een klant klikt u op het zoekicoon boven aan de linker zijbalk en typt u de naam van de klant of een deel van zijn e-mailadres in het zoekveld.


U kunt ook toegang krijgen tot een account door in de linker zijbalk naar Klanten te navigeren en vervolgens in de lijst op de naam van de klant te klikken.

U weet altijd in wiens klantenprofiel u zich bevindt, want u ziet hun foto en accountnaam aan de linkerkant van de menubalk.

In het tabblad Overzicht vindt u alles wat u moet weten over het klantenaccount op één overzichtelijke pagina.

Dit kunt u hier allemaal zien (met de optie Alles bekijken kunt u zelfs nog meer zien):

  • Documenten: vijf meest recente documenten die de klant heeft geüpload. Alle ongeziene documenten krijgen automatisch een NEW tag, zodat u altijd kunt zien welke u nog niet hebt bekeken.
  • Berichten: de laatste berichten die naar de klant zijn gestuurd en wie heeft gereageerd en wanneer.
  • Goedkeuringen: de laatste documenten die de goedkeuring en ondertekening van de klant vereisen
  • Handtekeningen: de documenten die ter ondertekening naar de klant zijn gestuurd en de documenten die nog moeten worden ondertekend
  • Inlogactiviteit: wanneer de klant het laatst heeft ingelogd
  • Notities: laatste vijf notities opgeslagen voor de klant

Persoonlijke gegevens/toegangsrechten/aangepaste velden bewerken

Elk klantenaccount op TaxDome moet uiteindelijk worden gekoppeld aan een of meer contacten. Sommige informatie voor een klantenaccount verwijst naar het account zelf, terwijl andere informatie verwijst naar het contact:

  • De persoonlijke gegevens van een klant - zoals e-mailadres, telefoonnummer, adres - worden opgeslagen in hun contactgegevens. Bekijk Een Contact Bewerken voor hoe u die informatie kunt wijzigen.
  • U kunt een extra e-mailadres toevoegen voor een contact die aan een account is gekoppeld als uw klant's e-mailadres is gewijzigd of als een andere persoon toegang tot het account nodig heeft (bijv. een familielid, zakenpartner of werknemer). Zie Contactpersonen aangepaste e-mailvelden om uit te vinden hoe.
  • Voor elk e-mailadres dat aan een contact wordt toegevoegd kunt u toegangsrechten instellen, d.w.z. de persoon aan wie de e-mail toebehoort toegang geven tot het portaal , e-mailsynchronisatie inschakelen en hen meldingen laten ontvangen. Lees de details in het artikel.
  • Er zijn aangepaste CRM-velden in uw accounts die verschillen van de aangepaste CRM-velden in uw contacten. Als u bijvoorbeeld met verschillende organisaties werkt wilt u misschien adressen en andere details over hen opslaan in hun account.
  • De naam voor het klantenaccount (d.w.z. de naam van het bedrijf, de organisatie of de persoon), en bijvoorbeeld foto's worden opgeslagen in hun account.

Hier staat hoe u de gegevens van een rekening kunt invullen:

1. Navigeer naar het tabblad Info van het klantenprofiel.

2. Klik op de link Bewerken rechts van Accountgegevens en vervolgens op Foto uploaden om een foto voor de account toe te voegen. Zoek de afbeelding die u wilt uploaden en snijd deze bij. klanten heeft ook de mogelijkheid om foto's van zichzelf te uploaden.

3. Om de rekeningnaam en de aangepaste velden van de rekeningen bij te werken, klikt u op de link Bewerken rechts van Rekeningdetails, brengt u uw wijzigingen aan, klikt u vervolgens op de knop Doorgaan en klikt u op Opslaan om uw wijzigingen te bewaren.

Heeft dit uw vraag beantwoord? Dank u voor de feedback. Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van uw feedback. Probeer het later nog eens.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Contacteer ons