CRM (Basis): klant account profielen

TaxDome kunt u uw klanten' persoonlijke gegevens moeiteloos bijhouden. In één oogopslag zie je alles wat je moet weten over een klant account op één overzichtelijke pagina. Bovendien kunt u uw persoonlijke gegevens op klantgemakkelijk bewerken.

Toegang tot accountgegevens

Toegang tot het profiel van een klantis beschikbaar voor de eigenaar van het bedrijf, de beheerder en elke medewerker die is toegewezen om aan het account van die klantte werken of die toegangsrechten heeft gekregen om alle accounts te bekijken.

Om het profiel van een klantte openen, klik je op het zoekicoon bovenaan de linkerzijbalk en typ je de naam van klant of een deel van e-mail in het zoekveld.

Je hebt ook toegang tot een account door te navigeren naar klanten in de linkerzijbalk en vervolgens op de naam klantin de lijst te klikken.

Je weet altijd in wiens klant profiel je zit omdat je de accountnaam aan de linkerkant van de menubalk ziet.

Op het tabblad Overzicht vind je alles wat je moet weten over de klant account op één pagina met informatie georganiseerd per categorie.

Hier kun je dit allemaal zien (met de optie Alles weergeven om nog meer te zien in elke sectie):

• Documenten: Vijf laatste documenten die door je klant zijn geüpload of met hen zijn gedeeld. Alle ongeziene documenten krijgen automatisch een Nieuw label, zodat je altijd kunt zien welke jij of een lid van het kantoor nog niet heeft bekeken.
• Taken: Vijf laatste taken die gepland en/of in uitvoering zijn voor de klant.
• e-mail: De klant's vijf nieuwste e-mails en hun status.
• Banen: De huidige jobs voor de account, pijplijnen de klant's jobs zijn in, en welke fasen ze zijn in.
• Chats: De laatste berichten die zijn verzonden naar klant en wie wanneer heeft gereageerd.
• Onbetaalde facturen: De klant's onbetaalde en gedeeltelijk betaalde facturen en of deze betaald kunnen worden met bestaand krediet.
• Goedkeuringen: De meest recente documenten die de goedkeuring en handtekening van klantvereisen.
• Handtekeningen: De documenten die naar klant zijn gestuurd om te worden ondertekend en de documenten die nog moeten worden ondertekend.
• Organizers: Vijf laatste organizers verzonden naar de klant en hun status.
• Inlogactiviteit: Wanneer de klant voor het laatst heeft ingelogd.
• Opmerkingen: Vijf laatste notities opgeslagen voor de klant.
• Tijdregistratie: Vijf laatst ingevoerde uren voor de klant.
• Voorstellen & EL's: Vijf laatste voorstellen of opdrachtbrieven verstuurd naar klant.

Account- en contactgegevens 

Elke klant account op TaxDome moet gekoppeld zijn aan een of meer contactpersonen. Sommige informatie voor een klant account verwijst naar de account zelf, terwijl andere informatie verwijst naar de contactpersonen. 

Op het tabblad Info van het profiel klant kunt u zowel de informatie over de account als de gekoppelde contactpersonen openen en bewerken.

• Accountgegevens sectie
• Contacten sectie

Accountgegevens sectie

Accountgegevens sectie is waar je accountgegevens kunt bekijken en bewerken: accountnaam, type, foto, toegepaste tags, teamleden die verantwoordelijk zijn voor het werken aan dit account, enz. 

Hieronder vindt u gedetailleerde beschrijvingen voor elk veld:

a. Primaire rekeninginformatie:

• Naam rekening: Accounts zijn de entiteiten waarvoor u werkt en factureert. Ze kunnen handmatig worden ingesteld of automatisch worden gegenereerd. 
• Profielfoto account: De foto die is geüpload naar het profiel door de klant of het bedrijf.
• Type rekening: Er zijn drie accounttypes op TaxDome - Individueel, Bedrijf en Overige. Als uw klant een bedrijf is, selecteert u Bedrijf. Als het een persoon of een gezin is, kunt u Individu selecteren. 

b. Tags: Gebruikt om accounts te categoriseren.

c. Teamleden: Je medewerkers die toegang hebben tot de account klant . Je kunt ook zien welke teamleden in het verleden toegang hadden door op de link Geschiedenis van wijzigingen te klikken. 

d. Aangepaste velden account: Als je aangepaste velden voor de account hebt gemaakt en ingevuld, worden ze hier weergegeven.

e. QuickBooks verbindingQuickBooks sync status van de account. Standaard worden alleen rekeningen met facturen of betalingen gesynchroniseerd. 

f. klant mobiele app: Geeft aan of een contactpersoon gekoppeld aan de account de mobiele app heeft gedownload en zich heeft aangemeld. 

g. Verwante rekeningen: Hier vind je alle accounts met gedeelde contacten. 

Contacten sectie

In het gedeelte Contacten sectie kunt u gegevens over contactpersonen (e-mails) die aan de huidige account zijn gekoppeld bekijken en bewerken: beheer portaal toegang, meldingen, e-mail synchronisatie en handtekeninginstellingen. U kunt ook contacten ontkoppelen en koppelen. Om de e-mail of andere gegevens van de contactpersoon te bewerken, klikt u op de naam van de contactpersoon in de lijst.

a. Primaire contactgegevens:

• Gekoppeld contact: De namen van alle contactpersonen worden in alfabetische volgorde weergegeven. In het voorbeeld zijn Charles Burnes en Lisa Burns contactpersonen die aan de account zijn gekoppeld. Je kunt de contactpersoon ontkoppelen van de account door op het menu met de drie puntjes rechts van de regel met de naam van de contactpersoon te klikken. 
• Beschrijving van het gekoppelde contact: De korte informatie die je wilt toevoegen over het contact. Je kunt de beschrijving bewerken door op het menu met drie puntjes rechts van de regel met de naam van het contact te klikken of de beschrijving gewoon leeg laten. Het is alleen geldig voor de huidige account, dus als een contactpersoon aan meerdere accounts is gekoppeld, kunnen de beschrijvingen voor elke account anders zijn (bijvoorbeeld primaire contactpersoon voor de familieaccount en CEO voor de business account).

b. e-mail: Dit adres e-mail wordt opgegeven als het belangrijkste adres tijdens het maken van het contact. Het wordt als eerste weergegeven.

c. (Optioneel) Extra e-mail: Andere e-mail adressen voor de contactpersoon kunnen worden toegevoegd als een aangepast contactveld. Alle e-mails van de aangepaste velden worden hier weergegeven. 

d. Contactknoppen (Aanmelden, Verwittigen, e-mail synchroniseren): Met de contactknoppen beheert u de toegang tot portaal van de contactpersoon, de meldingen en de synchronisatie-instellingen e-mail :

• Inloggen: Je kunt portaal toegang geven aan elk e-mail adres dat is toegevoegd aan een contact. Als de gebruiker al is uitgenodigd om de klant portaal te gebruiken, maar de uitnodiging niet heeft geaccepteerd, kunt u deze nogmaals verzenden met behulp van de onderstaande instructies.
• Verwittigen: Voor elk e-mail adres dat aan een contactpersoon is toegevoegd, kun je bepalen of ze meldingen over systeemgebeurtenissen moeten ontvangen (bijv. een nieuw bericht of organizer verzonden). Je kunt de meldingstypes voor elk e-mail aanpassen met behulp van de onderstaande instructies.
• e-mail sync: Voor elk e-mail adres dat aan een contact wordt toegevoegd, kun je beslissen of je e-mails wilt ontvangen en beantwoorden vanaf TaxDome.

e. Prioriteit ondertekenaar: Deze optie wordt gebruikt met handtekeningensjablonen. Het bepaalt de standaard volgorde van ondertekenaars. 

f. Contact toevoegen: Met deze optie kunt u bestaande contacten toevoegen aan de account of een nieuwe maken. 

Sommige informatie voor een klant account verwijst naar de account zelf, terwijl andere informatie verwijst naar de contactpersonen:

• De naam van de klant account (d.w.z. de naam van de business, organisatie of persoon) en foto's worden opgeslagen in hun account.
• De persoonlijke gegevens van een klant- zoals e-mail adres, telefoonnummer, adres - worden opgeslagen in het contact. Om deze informatie te wijzigen, moet je het contact bewerken.
• Er zijn aangepaste CRM velden in je accounts die verschillen van de aangepaste CRM velden in je contactpersonen. Als je bijvoorbeeld met verschillende organisaties werkt, wil je misschien adressen en andere details over hen opslaan in hun account.

Contact e-mail acties

Enkele belangrijke acties voor contactpersonen zijn beschikbaar voor het hoofdadres of extra adres e-mail . Je kunt ze openen via de regels op e-mail door op het menu met de drie puntjes te klikken:

a. Uitnodiging verzenden: Als de gebruiker al is uitgenodigd om de klant portaal te gebruiken, maar de uitnodiging niet heeft geaccepteerd, kun je deze nogmaals versturen door op deze link te klikken. 

b. Kennisgeving voorkeuren: Voor elke gebruiker voor wie de Verwittigen aan staat, kun je beslissen welke meldingen ze zullen ontvangen door op deze link te klikken.

c. Ondertekeningsbevoegdheid uitschakelen: Deze optie wordt gebruikt bij het verzenden van voorstellen en terugkerende facturen naar je klanten. Standaard wordt het voorstel als ondertekend beschouwd wanneer alle contactpersonen met aanmeldingsrechten het ondertekenen. Ingeschakelde ondertekeningsbevoegdheid maakt het ook mogelijk om terugkerende facturen te ondertekenen. U kunt ondertekeningsbevoegdheid echter uitschakelen voor elk e-mail adres.

Accountgegevens bewerken 

Een bedrijfseigenaar, admin of een medewerker die toegangsrechten heeft gekregen om accounts te beheren, kan de gegevens van een account bewerken. 

Navigeer hiervoor naar het tabblad Info van het profiel op klanten klik vervolgens op Bewerken rechts van Accountgegevens. 

Van hieruit kun je:

• Wijzig het accounttype.
• Wijzig de accountnaam.
• Tags aan de account toewijzen/verwijderen.
• Teamleden toevoegen/verwijderen die toegang hebben tot de account.
• Wijzig bedrijfsadres.
• Vul de aangepaste velden van de account in.
• Contacten bewerken die aan een account zijn gekoppeld: contacten koppelen en ontkoppelen, nieuwe contacten toevoegen, contactgegevens bewerken, toegang tot portaal wijzigen, meldingen en synchronisatieopties voor contact e-mails.