Voorstellen (Basis): Handmatig of automatisch verzenden
Met onze functie Voorstellen & EL's kun je voorstellen en opdrachtbrieven sturen naar klanten. Dit kan een lijst van je diensten bevatten en facturen die kunnen worden betaald zodra het voorstel is ondertekend.
Hier behandeld:
- Voorstellen versturen
- klanten herinneren aan hangende (niet-ondertekende) voorstellen
- Wat je klanten ziet als je een voorstel stuurt
Voorstellen versturen
Voorstellen kunnen naar klanten worden gestuurd door een bedrijfseigenaar, Admin of een medewerker die toegangsrechten heeft gekregen om voorstellen te beheren.
Om een voorstel te sturen naar een klant, heb je waarschijnlijk een sjabloon nodig. Ga voor meer informatie naar het artikel over het maken en toepassen van voorstelsjablonen.
Je kunt voorstellen op verschillende manieren versturen:
Stuur voorstellen handmatig naar klanten
Voer de volgende stappen uit om handmatig voorstellen te sturen naar klanten :
1. a.) Klik op de knop Nieuw linksboven in je scherm, selecteer Voorstel en vervolgens selecteer de klant accounts voor het voorstel. Alternatief,
(b.) Ga naar klanten > Accounts in de linker menubalk en schakel de selectievakjes in naast de klant accounts waarvoor het voorstel is. Nadat u de rekeningen hebt geselecteerd, klikt u op Meer acties in de menubalk en selecteert u Verzend voorstel in het vervolgkeuzemenu.
Let op! Je kunt geen voorstellen sturen naar contactpersonen die zijn gekoppeld aan een account en geen toegang hebben tot portaal (hun LOGIN moet zijn ingeschakeld). Kijk hier voor meer informatie.
2. Voer een naam in voor het voorstel en klik vervolgens op de vervolgkeuzelijst Sjabloon om een sjabloon te selecteren. Je kunt shortcodes aan de naam toevoegen om deze te individualiseren.
3. Bewerk elke stap van het sjabloon indien nodig, voeg meer pagina's toe of schakel ze uit. Ga voor meer informatie over elke stap naar het artikel over het invullen van de voorstel-sjablonen.
4. Om ervoor te zorgen dat alle teamleden toegang hebben tot het voorstel binnen de pijplijn, koppel je het voorstel aan een Opdracht door te klikken op de knop + Opdracht toevoegen onderaan de stap Algemeen.
Als je klaar bent, verstuur je het voorstel.
Alle gebruikers die zijn gekoppeld aan een account en die ondertekeningsbevoegdheid hebben ingeschakeld, ontvangen vervolgens een automatische e-mail met de melding dat een voorstel is verzonden om te worden beoordeeld en ondertekend. Het voorstel wordt als ondertekend beschouwd als alle gebruikers met tekenbevoegdheid het voorstel hebben ondertekend.
Er wordt automatisch een handtekeningveld toegevoegd aan het voorstel. Zodra een voorstel is ondertekend, wordt de datum automatisch toegevoegd.
Voorstellen verzenden via automatisering
Ga voor meer informatie naar het artikel over de automatisering van het verzendvoorstel.
klanten herinneren aan hangende (niet-ondertekende) voorstellen
klanten een melding krijgen op e-mail wanneer je hen een voorstel stuurt.
Als ontvangers te veel tijd nemen om het actie-item uit te voeren of als ze het vergeten, kun je dit doen:
- handmatig een kennisgeving over het in behandeling zijnde voorstel opnieuw verzenden OF
- automatische herinneringen instellen
Handmatige herinneringen (opnieuw versturen)
Je kunt een kennisgeving over een in behandeling zijnd voorstel opnieuw verzenden. Klik hiervoor op de drie puntjes rechts van het item in de lijst en selecteer Opnieuw verzenden.
Dit is wat er gebeurt:
- Er wordt een extra e-mail bericht verzonden naar elke gebruiker die is gekoppeld aan de account (met ondertekeningsbevoegdheid ingeschakeld;
- Een portaal melding voor dit item wordt verplaatst naar de top van de klant's to-do items.
Automatische herinneringen
De optie voor automatische herinneringen kan op elk moment worden in- of uitgeschakeld door het lopende voorstel te openen. En je kunt automatische herinneringen ook inschakelen wanneer je een voorstel handmatig of via pijplijn automatisering verstuurt.
Zodra je automatische herinneringen hebt ingeschakeld, kun je ze configureren:
- Inactiviteitsdrempel, dagen: Standaard wordt er een herinnering verzonden drie dagen nadat het voorstel is verzonden naar klant, maar je kunt dit wijzigen naar eigen voorkeur.
- Beperken tot: Standaard krijgt de klant slechts één herinnering e-mail, maar je kunt dit ook wijzigen in iets dat je verkiest.
Herinneringen stoppen wanneer...
- ...de klant het voorstel niet heeft ondertekend en het vastgestelde aantal herinneringen is verstuurd.
- ...alle vereiste ondertekenaars het voorstel hebben ondertekend.
Wat je klanten ziet als je een voorstel stuurt
Elke gebruiker die de ondertekenaarsautoriteit heeft ingeschakeld, ontvangt een melding over een nieuw voorstel dat naar hem of haar is verzonden. Ze kunnen het voorstel bekijken en elektronisch ondertekenen door op de link in de e-mail kennisgeving, door te klikken op de melding op hun dashboard, of door naar de Voorstellen & EL's te gaansectie van hun portaal.
Om TaxDome te bekijken vanaf de klant portaal kant, opent u een alleen-lezen weergave.
