Importeren vanuit SmartVault
Klaar om uw klanten van SmartVault naar TaxDome te halen? Hier laten we u zien hoe in drie stappen.
Hier behandeld:
- Stap 1. Een klant lijst exporteren vanuit SmartVault
- Stap 2. Bereid een CSV-bestand voor (Wij kunnen helpen!)
- Stap 3. Importeer de gegevens uit het CSV-bestand naar TaxDome
Stap 1. Een klant lijst exporteren vanuit SmartVault
klant gegevens exporteren van SmartVault naar een CSV-bestand:
1. Open de SmartVault WEB-toepassing.
2. SelecteerClients in het linkermenu.
3. Klik op de knop Exporteren naar CSV rechtsboven en sla je bestand op.
Stap 2. Bereid een CSV-bestand voor (Wij kunnen helpen!)
Als je je gegevens importeert van ShareFile naar TaxDome, vergeet dan niet dat er een verschil is tussen Accounts en Contactpersonen:
- Accounts zijn de entiteiten waarvoor je werkt en die je factureert, of dit nu een bedrijf, business, organisatie (een niet-persoonlijke account) of een individu (een persoonlijke account) is.
- Contacten zijn de mensen met wie je contact hebt. Elke klant account op TaxDome heeft een of meer gekoppelde contactpersonen.
Ga hierheen voor meer informatie over het instellen van verschillende soorten accounts.
Wanneer je een spreadsheet voorbereidt om te importeren, volg dan deze basisregels voor een soepele gegevensoverdracht:
Tip: Als je software een CSV-bestand genereert met een belastingbetaler en echtgenoot op dezelfde rij, hoef je het niet handmatig te bewerken. Volg in plaats daarvan de instructies hier.
- Als je meerdere accounts met dezelfde contactpersoon wilt importeren, maak je een rij voor elke account en voer je voor elke account dezelfde contactgegevens in de juiste kolommen in. Kijk hier voor voorbeelden.
- Als je meerdere contactpersonen met hetzelfde account wilt importeren, maak je voor elk contactpersoon een rij en voer je in de juiste kolom dezelfde accountnaam in. Kijk hier voor voorbeelden.
Stap 3. Importeer de gegevens uit het CSV-bestand naar TaxDome
1. CSV-bestand uploaden
Ga naar klanten > Accounts en klik vervolgens op Importeren. U kunt de knop Importeren ook openen vanaf de pagina Contactpersonen .
Sleep het CSV-bestand of klik op Bladeren om het bestand op je bureaublad te zoeken.
2. Kaart Accounts (Optioneel)
Tip: Ga naar stap 4 als je alleen contactpersonen wilt importeren en geen accounts wilt maken.
Als je toch accounts wilt aanmaken, lees je hier hoe:
1. Accountnaam in kaart brengen: Selecteer de naam van de kolomkop in je spreadsheet die overeenkomt met de eigenschapRekeningnaam op TaxDome . Als de naam van de kolomkop Rekeningnaam is in je spreadsheet, wordt deze automatisch toegewezen aan de eigenschapRekeningnaam op TaxDome omdat ze dezelfde naam hebben.
2. Accounttype: Selecteer een optie om aan te geven hoe je het rekeningtype wilt toepassen op je geïmporteerde klanten.
3. Accountvelden in kaart brengen: Je kunt alle gegevens uit je spreadsheet toevoegen als aangepaste velden voor je accounts. Bekijk alle kolomkopnamen aan de linkerkant en kies dan Negeren of Synchroniseer aangepast veld in het vervolgkeuzemenu Actie . Als je Synchroniseer aangepast veld kiest, selecteer je het aangepaste veld in het vervolgkeuzemenu in de kolom TaxDome .
- U kunt uw accounts hier ook taggen. Ga voor meer informatie naar dit artikel over het toepassen van tags
- Als je de kolom Teamleden in je spreadsheet hebt, worden de teamleden die in de spreadsheet staan automatisch toegewezen aan de overeenkomstige klanten.
3. Instellingen definiëren (optioneel)
In deze stap kun je de instellingen in bulk toepassen op alle geïmporteerde accounts.
- Gekoppelde contacten: Geef portaal toegang tot nieuwe TaxDome accounts, bepaal wie systeemmeldingen moet ontvangen en of je de e-mail van de gebruiker wilt kunnen bekijken vanaf TaxDome. Ga hier voor meer informatie over portaal toegangsinstellingen.
- Tags: Alsje al tags hebt aangemaakt in TaxDome, kun je ze hier toepassen op je geïmporteerde accounts. Ze worden toegepast op alle geïmporteerde accounts. Lees meer over het toepassen van tags.
- ToegewezenenAls er geen teamleden in de spreadsheet staan, worden de nieuwe accounts toegewezen aan de persoon die de import uitvoert. Of je kunt extra teamleden selecteren die je toegang wilt geven tot alle geïmporteerde accounts. Lees meer over het toewijzen van teamleden tijdens het importeren.
- Mappen en documenten: als je een aangepaste mappenstructuur gebruikt voor klant documenten, pas je mapsjablonen in bulk toe op de nieuw aangemaakte accounts. Lees meer over het maken van mapsjablonen. De sjabloon Standaard belastingjaren wordt automatisch toegepast op nieuwe accounts als je geen mapsjabloon selecteert die je al hebt gemaakt.
4. Contacten maken
Om te beginnen met het importeren van je contactpersonen naar TaxDome, bekijk je de kolomkopnamen van je spreadsheet aan de linkerkant en kies je vervolgens Negeren of Synchroniseer aangepast veld in het vervolgkeuzemenu Actie . De namen van de kolomkoppen in uw spreadsheet die overeenkomen met TaxDome namen van contacteigenschappen (bijv. Voornaam, Telefoon, e-mail, Stad) worden automatisch toegewezen.
Als je Synchroniseer aangepast veld kiest, selecteer dan het contactveld uit de vervolgkeuzelijst of voeg een nieuw veld toe door op Nieuw veld te klikken . Lees meer over aangepaste velden voor contactpersonen.
Klik op Doorgaan als u klaar bent met het in kaart brengen. Hiermee begint het importproces niet en u kunt nog steeds naar deze stap terugkeren als u fouten hebt gemaakt.
5. Herzien
Wanneer je de resultaten van de mapping bekijkt, zie je het volgende:
Als alles er goed uitziet, klik je op Start Import. Zo niet, ga dan terug om het een en ander te corrigeren.
Nu kun je de pagina verlaten; het proces gaat vanzelf verder. Zodra het importeren is voltooid, ontvang je een melding op e-mail met een link naar je importeerresultaten.
Ga voor meer gedetailleerde instructies over importeren hier.
Wij kunnen helpen! Als je tijdens het importeren tegen problemen aanloopt, helpt ons team je graag! Vul het formulier TaxDome Hulp bij importeren in om hulp bij het importeren aan te vragen.