Jobs (Basis): Werken aan een Opdracht

Leer alles over het werken met taken, waar je toegewezen taken kunt vinden en hoe je ze kunt bekijken. Houd de tijd die je aan taken hebt besteed direct bij vanuit je bestaande taken, bewerk ze, verwijder ze - en nog veel meer.

Hier behandeld:

• Toegang tot vacatures
• Opdracht-gerelateerde gegevens bekijken
• Tijd in jobs bijhouden
• Jobs bewerken
• Jobs voor bulkbewerking
• Opmerkingen over banen
• Archivering
• Taken opnieuw toewijzen
• Taken verwijderen
• Wie kan dit doen?

Toegang tot vacatures

Zodra een Opdracht aan je is toegewezen, is deze zichtbaar op je Insights-pagina. Je ziet je taken gesorteerd in vier groepen: Achterstallig, Naderende deadline, Geen activiteit en Alle. Zo weet je altijd wat je eerst moet doen en hoe het werk vordert. Hier vind je meer informatie over de takenwidget op de Insights-pagina . 

Je kunt ook alle taken bekijken in de kalenderweergave door op het tabblad Taken te klikken. Hier vind je meer informatie over agendaweergaven. 

Een andere manier om taken te bekijken is Workflow > Pagina Taken. Taken die al zijn voltooid en gearchiveerd, worden op een apart tabblad weergegeven. Hier vindt u meer informatie over de takenlijst.

Als u alle taken voor één klant wilt zien, gaat u naar klanten > Accounts in de linker menubalk, klik op de naam klanten ga dan naar het Workflow tabblad. Actieve en gearchiveerde taken worden apart weergegeven. 

Opdracht-gerelateerde gegevens bekijken

Je vindt alle informatie met betrekking tot een Opdracht direct in de Opdracht kaart. Zodra een Opdracht kaart is geopend, vind je er elementen aan gekoppeld, zoals organizers, chats, facturen enzovoort, maar ook welke diensten in het verleden zijn geleverd aan de klant in de Recente accounttaken.

Tijd in jobs bijhouden

Volg de tijd die je aan taken hebt besteed rechtstreeks vanuit de bestaande Opdracht. Zo werkt het:

1. Open een Opdracht en zorg ervoor dat een klant correct is geselecteerd, klik dan op de link Tijd bijhouden rechtsboven en begin te werken aan een Opdracht. Je kunt geen tijd bijhouden voor taken waarvoor de klant account niet is geselecteerd.

Een tijdinvoer wordt automatisch gekoppeld aan een Opdracht. Je kunt nu de Opdracht kaart verlaten, de timer wordt bovenaan alle TaxDome pagina's weergegeven.

2. Voeg indien nodig een beschrijving toe, pauzeer of beëindig de tijdinvoer direct vanaf de Opdracht kaart, of klik op de drie puntjes rechts voor bewerken en verwijderen.

3. Als je klaar bent, zie je de werkbalk Tijd invoeren bewerken. Breng de nodige wijzigingen aan en klik op Opslaan. 

Als je meerdere tijdsvermeldingen hebt toegevoegd voor één Opdracht, wordt de totale tijd die je eraan hebt besteed weergegeven op de Opdracht kaart.

Opmerking! Teamleden met toegangsrecht Tijdboekingen beheren kunnen alle tijdboekingen voor de Opdracht bekijken, bewerken en verwijderen. Anders kunnen ze alleen de tijdboekingen zien die ze zelf hebben aangemaakt.

Jobs bewerken

Bewerk taken om specifieke details toe te voegen, Opdracht tijd bij te houden en meer. Je kunt één Opdracht tegelijk of in bulk bewerken.

Er zijn veel manieren om een Opdracht te bewerken:

• Van de pijplijn: ofwel in het Workflow sectie of vanuit het profiel op klantklikt u op de kaart Opdracht om deze uit te vouwen.
• Vanuit de takenlijst: Als een Opdracht een gekoppelde taak heeft, wordt de naam van de Opdracht weergegeven in de lijst. Klik op de naam van de Opdracht om de details te zien.
• Vanuit de agendaweergave: Klik op de kaart Opdracht om deze uit te vouwen.
• Op de pagina Workflow > Jobs : klik op de naam van de Opdracht of selecteer meerdere jobs om in bulk wijzigingen aan te brengen.

Jobs voor bulkbewerking

Om meerdere taken tegelijk te bewerken:

1. Schakel de selectievakjes naast de taken in de lijst Taken in en klik vervolgens op Bewerken. Gebruik indien nodig filters om de lijst te verkleinen.
2. Breng je wijzigingen aan en klik op Opslaan.

Opmerking: Wanneer je taken in bulk bewerkt, kun je geen elementen koppelen, namen wijzigen op Opdracht of opmerkingen toevoegen of verwijderen. Als u geen wijzigingen aanbrengt in de informatie die al in de velden staat, blijft deze hetzelfde. Als je wijzigingen moet aanbrengen, bewerk dan één Opdracht per keer.

Opdracht opmerkingen

Hoewel je Opdracht opmerkingen in de Opdracht kaarten kunt gebruiken als geheugensteuntjes, is het ook een gemakkelijke manier om met je teamleden te communiceren:

• Opdracht Vermeld je teamleden op Verwittigen en blijf met ze chatten door te reageren op Opdracht reacties in Inbox+.
• Gebruik tekstopmaak, emoji's, opsommingstekens, koppelingen en genummerde lijsten.
• Plak een afbeelding van het web en sluit een video in van Loom, YouTube, Vimeo of Google Drive in het tekstveld van de opmerking.
• Bewerk uw opmerkingen op elk gewenst moment of verwijder ze wanneer u ze niet langer nodig hebt. Merk op dat alleen bedrijfseigenaars en admins opmerkingen van andere teamleden kunnen bewerken en verwijderen.

Alleen de laatste drie reacties worden getoond, met de nieuwste bovenaan. Klik op Zie meer om de andere weer te geven.

@Mentioning in Opdracht reacties is ook een snelle manier om teamleden toegang te geven tot het klant account en/of pijplijn. Als je een teamlid vermeldt dat geen toegang heeft, krijgen ze een melding in hun Inbox+ en kunnen ze direct vanuit de melding toegang aanvragen.

Zodra ze dat doen, ontvangen alle bedrijfsleden die toegang kunnen verlenen een melding en kunnen ze direct toegang verlenen. Zodra een teamlid toegang is verleend, heeft hij of zij toegang tot zowel de account als de pijplijn.

Je kunt blijven communiceren door opmerkingen uit te wisselen. Als je werd vermeld op een Opdracht kaart, kun je de opmerking direct beantwoorden vanuit de Inbox+ melding. Typ je antwoord en verstuur het. Het wordt toegevoegd als een nieuw commentaar op de Opdracht kaart.

Tip! Als je wilt dat je teamlid een notificatie ontvangt voor je opmerking, vermeld dan @ in je antwoord. Anders krijgen ze geen bericht.

Wie kan dit doen?

Zodra een teamlid toegang heeft tot het klant account kan hij/zij alle acties uitvoeren met jobs binnen pijplijnen die voor hem/haar beschikbaar zijn:

• Alle taken van het bedrijf bekijken voor de aan hen toegewezen accounts 
• Taken toevoegen en bewerken voor toegewezen accounts
• Wijzig de Opdracht Toegewezenen
• Verplaats taken van fase naar fase
• Volg de tijd in een Opdracht
• enzovoort.

Een bedrijfseigenaar en beheerders hebben toegang tot alle taken van het bedrijf. Als je wilt dat medewerkers toegang hebben tot alle taken, zorg er dan voor dat pijplijnen voor hen beschikbaar is en schakel het toegangsrecht voor alle accounts in.