Taken (Basis): Taken maken & to-do's

Onze functie Taken helpt je bij het beheren van to-do's om ervoor te zorgen dat iedereen - ook jij - op schema blijft, wat cruciaal is voor elke belastingpraktijk. Taken laten u niet alleen weten wat er nu op uw agenda staat, maar ook wat er door de rest van uw team wordt afgehandeld. Bovendien kun je taken automatiseren binnen pijplijnen; op deze manier worden ze automatisch gegenereerd precies wanneer je ze nodig hebt.

Hier behandeld:

• Taken maken
• Maak een zelfstandige taak
• Maak een taak voor meerdere klanten
• Details toevoegen aan een taak
• Maak een taak van een e-mail
• Taken automatiseren pijplijnen
• Subtaken aanmaken
• Bestanden toevoegen aan taken
• Terugkerende taken maken

Webinar: Ontdek hoe u uw processen kunt beheren, de efficiëntie kunt verbeteren en de voortgang van uw werk kunt volgen door de meeste van uw repetitieve taken te automatiseren met Hefboomkracht workflow Automatisering in TaxDome

Taken maken

Op TaxDome zien we taken als stappen die je moet nemen om een Opdracht. Een Opdracht kan bestaan uit een verscheidenheid aan taken voor zowel je team als de klant- berichten, facturen, tijdregistraties, voorstellen, enzovoort. Lees meer over het verschil tussen onze functies pijplijnen, Jobs en Tasks.

Omdat er zoveel bewegende delen zijn in een belastingpraktijk, hebben we een systeem ontworpen waarmee je taken kunt automatiseren binnen je pijplijnen. Op deze manier worden de taken automatisch gegenereerd als een Opdracht binnen een pijplijn van fase naar fase gaat. En als je handmatig een taak wilt maken, kun je die ook koppelen aan een specifieke Opdracht. Er is veel flexibiliteit!

Taken kunnen worden aangemaakt door een bedrijfseigenaar, Admin of een medewerker die toegang heeft gekregen tot de account of toegangsrechten om alle accounts te bekijken.

Je kunt op verschillende manieren taken aanmaken:

• Maak een zelfstandige taak
• Maak een taak voor meerdere klanten
• Details toevoegen aan een taak
• Maak een taak van een e-mail
• Taken automatiseren pijplijnen

Maak een zelfstandige taak

Volg deze stappen om een enkele taak te maken:

1. Klik linksboven op Nieuw en selecteer Taak in het schuifmenu.

2. Voeg details toe aan de taak in de rechterzijbalk. 

3. Dat is het! Klik op Taak maken.

Maak een taak voor meerdere klanten

Als je dezelfde taak voor een heleboel verschillende klanten moet maken, gebruik dan onze bulkfunctie:

1. Ga naar klanten > Accounts, schakel de selectievakjes naast de klant accounts in, klik dan op Meer acties en selecteer Taak maken in de vervolgkeuzelijst.

2. Voeg details toe aan de taak in de rechterzijbalk. 

3. Dat is het! Klik op Taak maken.

Details toevoegen aan een taak

Voeg indien nodig meer details toe aan de taak. Je kunt...

1. Account(s). Voeg een klant account toe of laat het klant veld leeg als de taak niet voor een specifieke klant is.

2. Opdracht. Als je in de vorige stap slechts één account hebt geselecteerd, kun je een Opdracht selecteren waaraan je de taak wilt koppelen. Een taak kan slechts aan één Opdracht worden gekoppeld.

3. Sjabloon. Vul de taak met een van je eerder opgeslagen sjablonen. Klik op de Sjabloonlijst om een sjabloon te selecteren (leeshier meer over Taaksjablonen ).

4. Toegewezene(s). Wijs de taak toe aan een teamlid of meerdere als het project er meer dan één vereist. Wanneer je een taak toewijst, wordt deze automatisch zichtbaar voor de toegewezen teamleden. Lees meer over Toegewezenen in het artikel.

5. Prioriteit. Kies het prioriteitsniveau: Laag, Hoog, Gemiddeld of Dringend. De standaardprioriteit is Gemiddeld.

6. Taaknaam. Het invullen van dit veld is verplicht en het zal de naam zijn die je ziet in de takenlijst en in de Opdracht.

7. Status. Statussen helpen je om bij te houden in welke fase een taak zich bevindt. Zodra de taak is voltooid, kun jij of het toegewezen teamlid de status status wijzigen in Voltooid.

8. Beschrijving. Gebruik de beschrijving om de huidige voortgang of openstaande items te documenteren. Op die manier kun je bij het openen van de takenlijst zien in welke vorm de taken zich bevinden. Je kunt tekstopmaak, emoji, opsommingstekens, genummerde lijsten en ook links invoegen. Je kunt ook je teamleden vermelden zodat ze op de hoogte worden gebracht van de taak zonder dat je deze aan hen hoeft toe te wijzen.

9. Tags. Deze helpen je taken te categoriseren en sorteren. Ga voor meer informatie naar Account- en taaklabels gebruiken.

10. Startdatum, vervaldatum. Het instellen van data is optioneel, maar kan een handig hulpmiddel zijn voor tijdbeheer. Je ontvangt drie dagen voor de vervaldatum van de taak een herinnering op e-mail . En je kunt zien welke taken te laat zijn door het pictogram met het uitroepteken naast hun naam in de takenlijst.

11. Herhalen. Laat je taak automatisch herhalen (om te zien hoe, ga hier). Maak bijvoorbeeld een "Vergeet niet de elektriciteitsrekening te betalen!" taak voor jezelf. Hoewel je nog steeds een taak kunt instellen om elke maand te herhalen, haal je nog meer uit het opnemen van taken in taken (zie Taken automatiseren binnen pijplijnen).

12. Accountnotities koppelen. Als je in stap 1 slechts één account hebt geselecteerd, kun je accountnotities koppelen die je teamgenoten kunnen helpen bij het voltooien van de taak. Zodra de notitie is gekoppeld, kun je deze zien onder Accountnotities. (details in het artikel).

13. Documenten bijvoegen. Als je in stap 1 slechts één account hebt geselecteerd, kun je documenten bijvoegen waaraan jij of andere teamleden moeten werken (details hieronder).

14. Subtaken. Je taak kan kleinere to-do's omvatten (details hieronder).

15. Taak aanmaken. Klik op om het aanmaken van de taak te voltooien.

Maak een taak van een e-mail

Mogelijk wilt u een taak maken van een e-mail die u hebt ontvangen van een klant. Dit is eenvoudig te doen vanuit uw Inbox+ meldingscentrum. Zo werkt het:

1. Klik op de Inbox+ pagina klikt u op de meldingsbalk e-mail om deze uit te vouwen en klikt u vervolgens op de koppeling Taak maken. Als het adres e-mail aan meerdere accounts is gekoppeld, kunt u de gewenste account selecteren.

2. De zijbalk Taak maken wordt geopend. De velden zijn al ingevuld vanaf de klant's e-mail:

• klant: de klant die de e-mail heeft gestuurd .
• Taaknaam: de onderwerpregel van e-mail.
• Beschrijving: het lichaam e-mail .

3. Klik op de knop Taak maken om de taak op te slaan. Nadat de taak is aangemaakt, wordt de melding automatisch verplaatst naar het tabblad Gearchiveerd in Inbox+.

Taken automatiseren in een pijplijn

Als je wilt weten hoe je taken kunt automatiseren binnen pijplijnen, ga dan hier naar de pagina Taken in Taken.

Subtaken aanmaken

Een taak kan subtaken hebben. Deze lijken op to-do checklists. Je subtaken moeten worden uitgevoerd om de algemene taak te voltooien. Je voegt subtaken toe terwijl je een taak maakt of bewerkt.

1. Zodra je de Subtasks toggle inschakelt, verschijnt er een selectievakje met een veld voor een to-do item. Vul de naam van de subtaak in, of de to-do.

2. Klik op Subtaak toevoegen om meer items op de checklist te maken.

3. Klik op Taak maken of op Opslaan om uw wijzigingen te bewaren.

Zodra een subtaak is voltooid, kun je het vakje ernaast aanvinken.

Je ziet het aantal voltooide subtaken en het totale aantal resterende subtaken in de kolomSUBTASKS van de takenlijst.

Bestanden toevoegen aan taken

Je hebt een map met het privéniveau nodig om bestanden bij een taak te voegen voor een specifieke klant (je kunt dit niet voor meer dan één klant tegelijk doen).

• Als u bestanden vanaf uw bureaublad wilt bijvoegen, klikt u op Documenten bijvoegen, selecteert u Vanaf mijn computer en zoekt u de bestanden die u wilt uploaden. U kunt PDF's, Word-bestanden, Excel-bestanden of afbeeldingen uploaden. Ga hierheen voor meer informatie. De bestanden die aan taken zijn gekoppeld, worden opgeslagen in de geselecteerde map onder het tabblad Documenten in de subtab Privé .
• Om bestanden bij te voegen van TaxDome, klik op Bijvoegen, selecteer Van TaxDome, klik dan op de map en selecteer de bestanden. U kunt alle bestanden toevoegen die al zijn geüpload naar TaxDome.

Terugkerende taken maken

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Terugkerende taken zijn taken die je regelmatig uitvoert: Bijvoorbeeld één keer per week een telefoontje plegen naar een klant , elke drie dagen de post controleren, jaarlijks bepaalde belastingformulieren voorbereiden.

Wanneer u een terugkerende taak aanmaakt, worden de volgende attributen gekopieerd van de eerste taak:

• De naam van de klant
• De naam van de taak
• De beschrijving van de taak
• De tags van de taak
• De geschiedenis van de taak
• De Toegewezenen voor de taak
• De subtaken (met alle selectievakjes uitgeschakeld)
• Het herhalingsschema (aantal gekozen herhalingen min één)

Notitie! Status, opmerkingen en bijlagen worden niet gekopieerd van de eerste taak.

Om een terugkerende taak in te stellen, volg je dezelfde stappen als bij het maken van een taak, maar zet je de knop Herhalen aan. Vervolgens kunt u een taakschema maken.

1. Selecteer hoe vaak je de taak wilt herhalen. Standaard wordt een taak één keer per week herhaald. Hij kan elke x aantal dagen, weken, maanden of jaren herhaald worden.

2. 3. Bepaal wanneer je de taak wilt laten verlopen. Je kunt een specifieke datum kiezen of het aantal keren dat je de taak wilt laten terugkomen.

Zodra een terugkerende taak is ingesteld, zie je de begin- en einddatum ervan en hoeveel er in je wachtrij staan.

Je kunt ook zien welke taken terugkomen door het klokpictogram naast de namen in de takenlijst.

Opmerking! De starttijden voor terugkerende taken worden beïnvloed door je tijdzone-instelling.